制定溝通計(jì)劃

項(xiàng)目管理在各個(gè)行業(yè)普遍應(yīng)用，項(xiàng)目管理的知識(shí)也越來(lái)越受到重視。

俗話說(shuō)：光說(shuō)不練是假把式，光練不說(shuō)是傻把式，能說(shuō)會(huì)練才是好把式。也就是說(shuō)，一個(gè)人能干還不夠，還需要善于表達(dá)。同樣，溝通能力在項(xiàng)目管理中具有重要意義。在任何一個(gè)項(xiàng)目中，盡管許多參與人員都具有所需學(xué)科專業(yè)知識(shí)，但團(tuán)隊(duì)成員仍需要了解項(xiàng)目的目標(biāo)并就此達(dá)成共識(shí)，因?yàn)樗麄儽仨殰?zhǔn)確地知道個(gè)人及團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該完成哪些工作才能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。這就是需要進(jìn)行有效溝通的原因，同時(shí)也是項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)擔(dān)負(fù)起嫻熟的溝通管理者角色的原因所在。同樣，理解和平衡利益相關(guān)方的期望也需要溝通，這一方面的工作也需要以溝通管理作為關(guān)鍵的項(xiàng)目管理技術(shù)。

經(jīng)驗(yàn)告訴我們，一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理通常花在溝通中的時(shí)間大約占75％－90％，這意味著他的管理工作基本上體現(xiàn)為溝通工作，他的管理能力絕大部分取決于他的溝通能力。我們甚至可以認(rèn)為，良好的溝通實(shí)際上是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵因素，原因如下：

項(xiàng)目需要相關(guān)人員進(jìn)行合作及共享知識(shí)，而這些人員相互之間可能并不太熟悉，或者來(lái)自于不同的文化環(huán)境。

項(xiàng)目需要各個(gè)利益相關(guān)方參與制訂詳細(xì)計(jì)劃，而這些相關(guān)方應(yīng)能互相信任和理解。

項(xiàng)目需要由多個(gè)管理層級(jí)做出復(fù)雜的決策。

項(xiàng)目因其獨(dú)特性而存在風(fēng)險(xiǎn)，所以，需要進(jìn)行有效的風(fēng)險(xiǎn)管理，而有效的風(fēng)險(xiǎn)管理離不開(kāi)有效的溝通(尤其是在危機(jī)期間)。

正確而及時(shí)的溝通可以確保對(duì)項(xiàng)目狀態(tài)做出正確的評(píng)估，從而為決策提供支持。

既然溝通在項(xiàng)目管理中有如此重要的作用，那么為了達(dá)到良好的溝通效果，就要求項(xiàng)目經(jīng)理編制好溝通計(jì)劃。

溝通也需要做計(jì)劃?溝通當(dāng)然需要做計(jì)劃。不過(guò)這方面的計(jì)劃往往被人視若無(wú)睹。其實(shí)我們?cè)谏钪袩o(wú)時(shí)不刻不在做著溝通計(jì)劃。一個(gè)員工想去找領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)加薪，他會(huì)選擇一個(gè)非常適合的時(shí)間，事先反復(fù)斟酌自己加薪的理由，甚至?xí)^察一下領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)的心情和反應(yīng)，來(lái)決定自己的說(shuō)話內(nèi)容，這不是溝通計(jì)劃是什么?做項(xiàng)目難道不需要計(jì)劃嗎?

現(xiàn)在讓我們來(lái)看看，假如你就是一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，做一個(gè)溝通計(jì)劃輸入的依據(jù)是什么?還是團(tuán)隊(duì)成員?與誰(shuí)溝通是溝通計(jì)劃的首要問(wèn)題。溝通對(duì)象確定了，才能確定其他內(nèi)容。

信息需求的時(shí)效性。一方面是你的溝通對(duì)象什么時(shí)候需要信息，另一方是你需要什么時(shí)候從溝通對(duì)象那里獲得信息。

項(xiàng)目本身的特點(diǎn)。這將決定信息溝通的特點(diǎn)。例如IT業(yè)項(xiàng)目，信息交流可能更多依賴電子文件的傳輸；而服務(wù)業(yè)的項(xiàng)目，可能會(huì)更多地依賴微笑服務(wù)之類的非語(yǔ)言方式與客戶溝通。

參與人員的素質(zhì)。這將決定你采取什么方法，并在什么層面上進(jìn)行溝通。如果參與溝通的人員都是懂得電腦的技術(shù)人員，那么最好的辦法是使用網(wǎng)絡(luò)，并且可以運(yùn)用曲線圖表之類的技術(shù)工具闡述問(wèn)題。

溝通工具的功效。不同的溝通工具具有不同功效。好比你在與項(xiàng)目組成員溝通時(shí)選擇網(wǎng)絡(luò)還是直接打電話。網(wǎng)絡(luò)便捷經(jīng)濟(jì)，但是電話更主動(dòng)親切。

項(xiàng)目管理計(jì)劃。各項(xiàng)管理計(jì)劃決定了什么時(shí)候需要與什么人溝通，多長(zhǎng)時(shí)間溝通，溝通內(nèi)容是什么。例如成本管理計(jì)劃需要定期與投資者溝通，質(zhì)量管理計(jì)劃需要定期與客戶溝通。

在明確了編制依據(jù)和溝通工具之后，編制溝通計(jì)劃的輸出結(jié)果就是溝通計(jì)劃，它包括以下內(nèi)容：

確定信息溝通的形式、渠道、格式、流程。例如：比較正式的書(shū)面溝通是通過(guò)電子郵件還是紙質(zhì)快遞；具體的渠道是直接聯(lián)系對(duì)方還是通過(guò)第三方的渠道；項(xiàng)目計(jì)劃書(shū)采用PPT還是DOC格式：雙方洽談簽約的流程是什么。

信息歸檔的格式，溝通的成果，包括文字、影像、語(yǔ)音、圖像等都需要保存歸檔。需要規(guī)范這些數(shù)據(jù)的歸檔格式，便于將來(lái)統(tǒng)一查詢管理。

信息溝通的周期，即多長(zhǎng)時(shí)間溝通一次。比如與團(tuán)隊(duì)溝通的例會(huì)，是每天開(kāi)一次呢，還是每星期開(kāi)一次；給項(xiàng)目投資者的財(cái)務(wù)報(bào)表，是月報(bào)還是季報(bào)。

信息發(fā)布及接受的級(jí)別和權(quán)限。具體表現(xiàn)為信息的歸類和優(yōu)先權(quán)排序。對(duì)于某個(gè)領(lǐng)域的信息，哪些管理者享有優(yōu)先發(fā)言權(quán)和優(yōu)先知情權(quán)。以及相關(guān)的保密規(guī)定。

按照框架式思維模式，我們可以把項(xiàng)目溝通的需求內(nèi)容提煉為5W：WHO，WHAT，WHEN，WHERE，WAY。

(1)WHO，就是溝通對(duì)象。項(xiàng)目經(jīng)理如果以自己為中心，需要六個(gè)方向的人打交道：

上：項(xiàng)目發(fā)起人和投資人，你要對(duì)他們負(fù)責(zé)；

下：團(tuán)隊(duì)成員和技術(shù)骨干，你要授權(quán)并激勵(lì)他們工作；

前：客戶和政府相關(guān)部門(mén)，你要滿足其需求或規(guī)定；

后：供應(yīng)商或分包商，你要獲得他們資源和勞務(wù)支持；

左：同業(yè)競(jìng)爭(zhēng)者、新聞媒體、項(xiàng)目支持者

右：項(xiàng)目反對(duì)者。

(2)WHAT，就是溝通什么內(nèi)容，這個(gè)內(nèi)容包括兩個(gè)方面：

需要向WHO發(fā)布那些信息，例如向投資人匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)展情況，向員工下達(dá)分工任務(wù)指令；

需要從WHO獲得那些信息，例如從客戶處獲取他們的質(zhì)量需求，從供應(yīng)商處獲得其報(bào)價(jià)；

(3)WHEN，就是前面所述的信息需求時(shí)效性和溝通的時(shí)間跨度(周期)；

(4)WHERE，就是在何處溝通，在會(huì)議室，還是在餐館，還是在高爾夫球場(chǎng)；

(5)WAY，就是選擇WHO們喜歡并熟悉的方式進(jìn)行溝通，例如與投資人溝通，要看對(duì)方是喜歡口頭匯報(bào)還是文字報(bào)告，喜歡看電子文件還是打印文件。

將上述5W和六個(gè)方面的干系人進(jìn)行排列組合。如圖下表所示，我們就有了一個(gè)矩陣表。只要把這個(gè)矩陣表填滿，就會(huì)產(chǎn)生一個(gè)規(guī)范的溝通計(jì)劃。