試論高校基建材料管理信息系統的開發框架

摘要：本文從開發背景到基本設想，再到具體計劃，詳細闡述了一套基于數據庫技術的高校基建材料管理信息系統開發框架的設計方案，對于材料管理的管理信息系統的功能模塊劃分提出了獨創性見解，對于開發相關領域的管理信息系統具有一定指導意義。

關鍵詞：高校基建 材料管理 管理信息系統 開發框架

1 開發背景

1.1 高校基建材料管理的重要性 近年來，隨著我國高等教育事業的發展，高校規模逐年擴大，高校基建項目一直投入巨大，一方面高校資金普遍相對緊張，有著控制造價的現實需求，另一方面，高校基建項目多為公用建筑，使用負荷大，承載人員多，對于工程質量有著非常嚴格的要求。而建筑施工行業是一個低附加值行業，據工作經驗估算，材料價格在高校建設項目中，往往占據總成本的六成左右。同時，材料也是施工活動的基礎，材料的品質是基建工程品質的基本保證。再次，施工項目的進度控制是一項系統工程，材料也是其中的重要一環，如果材料不及時進場，必然是“巧婦難為無米之炊”，造成窩工，嚴重影響工程進度。所以說，無論是高校基建工程的造價控制、質量管理還是進度管理，都離不開材料管理的支撐。

1.2 高校基建材料管理信息系統的開發意義 現代高校建設的特點對于材料管理提出了較高的要求，而縱觀國內外的建筑行業，管理信息系統正在成為提升材料管理水平，從粗放型轉向集約型，從定性管理走向定量管理，從各管一攤到形成系統的必須工具。可以預見，在高校基建材料管理中應用管理信息系統是必然的趨勢。

與一般的建筑項目甲方不同的是，高校基建管理人員由于受到事業單位人事制度的一些限制，很少有施工企業或者監理單位的工作經驗，一般實際的施工管理經驗比較欠缺，對于材料管理來說尤其如此，材料管理人員如果沒有實際做過材料采購工作，像很多一般材料主管那樣的比較穩定可靠的私人信息渠道是很難短時間建立的，使得信息的獲得比較困難，但與此相對的，高校施工管理人員相對施工企業來說，文化程度是比較高的，有著較強的學習能力和理解分析能力，這與整個建筑行業材料管理人員素質偏低的現狀是有很大不同的，這就使得使用管理信息系統彌補經驗的不足成為可能。使得高校基建材料管理信息系統的開發與使用具有了必要性和可行性。

2 系統的基本設想

2.1 系統開發的總體思想 高校基建材料管理是一個高校工程項目管理系統中的子系統，該系統包括了采購計劃、市場調研、招標采購、合同管理、資料單據管理、材料進場檢測驗收、材料入庫、庫存盤點、材料調撥、材料出庫、數據統計等功能。在項目實施工程中，如何將產生的一系列信息有效地分類、處理，達到無紙辦公資源共享，方便快捷的完成材料管理。同時也為決策提供準確依據，是管理更嚴謹、更量化、更具可追溯性。

2.2 高校基建材料管理信息系統的構成 根據以上功能總結，可以考慮把高校基建材料管理信息系統劃分為兩個各自相對獨立的子系統。即材料信息管理系統和材料庫存管理信息系統。前一個子系統解決采購計劃、市場調研，招標采購、合同管理、資料單據管理、數據統計等功能，同時設計數據接口，在與庫存管理信息系統的數據對接的同時，也可以支持庫存相關信息的手工錄入。后一個材料庫存管理信息系統核心關注庫存管理問題，材料的出入等等。這樣設計主要是考慮這兩個模塊的功能是相對獨立的，同時也考慮到許多高校基建項目為乙方負責材料保管和庫存管理，對于庫存管理的需求比較簡單。

3 開發計劃

該系統擬采用生命周期法開發，與此同時，本系統使用了開放式的模塊化框架，可以做到先開發核心模塊投入使用，使用中不斷擴充功能，最終達到既定目標的，這樣的開發模式也兼容了一些原型法的優點。

3.1 基礎工作

3.1.1 符號及字段的規范化設計 該系統涉及大量信息，為保證計算機系統的識別要求，應當對符號或者字段的規范表達做出明確可識別的規范要求。特別是建立統一的代碼系統，對于不同采購批次的不同材料，要建立根據材料類別、使用用途、采購時間、供貨廠商編碼的代碼系統，保證每一個最小采購單位都可以被識別和對應。

3.1.2 表格的規范化設計 在符號和字段的規范基礎上，為保證數據的通用性，應當通過整理收集相關標準、明確管理內容、制定控制表格，建立規范、可用、滿足要求的結構化表格。

3.1.3 統一數據格式 不同功能模塊和程序應該統一使用一個數據格式或者至少做到兼容，以此方便數據的共享和備份。保證連接后信息的順暢傳遞。

3.2 數據庫的建立 該系統應當建立一個遠程訪問的數據庫，針對材料價格信息的遠程查詢，名為材料價格信息庫。除此之外，該系統還應該建立本地數據庫，使用相似的數據概念模型，分別作為材料信息管理系統和材料庫存管理信息系統的核心，名為采購管理數據庫和庫存管理數據庫，其中的數據概念模型有一定相似性，但是前者針對的應該是材料采購單據為實體，后者應該針對最小出入庫材料單元為實體。以上三個數據庫均應采用關系數據模型，保證使用和修改的靈活性。

3.3 數據的采集和管理 遠程訪問的數據庫可以引用外部數據，搜集網絡信息和造價信息進入，對于沒有可引用的外部數據的材料類別，可以使用實地考察詢價或者電話詢價等方式確定價格和其他相關信息，同時也可以開通采購管理數據庫的上傳功能，借助對于采購記錄的分析，逆推出材料價格，這樣每出現一個庫中沒有的材料，都將成為對數據庫的豐富。

兩個本地數據庫之間以入庫單和入庫單回執的形式交流信息，可以使用物理連接傳輸，如線纜直接、網絡連接、無線3G連接，手持設備或者存儲器中轉等，也可以使用二維碼系統，直接在紙質入庫單上打印二維碼，內含入庫單信息，入庫時逐項核對檢驗后直接用二維碼掃描器錄入庫存管理數據庫。

3.4 用戶界面的設計和功能開發 基于以上數據庫，可作如下功能開發。

3.4.1 智能采購咨詢分析 在采購計劃做好后，直接在系統中建立采購計劃單，之后系統自動匹配型號、品牌、代理商、報價和支付方式，根據采購計劃直接出工作計劃單，根據用戶設定的約束條件，給出最佳的采購方案，比如用戶設定為不超過預算的前提下的質量最優，或者合格前提下的價格最低，或者多少萬元以上必須招標。系統按約束條件自動匹配合適的廠商，給出最優采購建議。

3.4.2 材料采購全過程控制 利用該系統可以從材料計劃開始跟蹤所有關鍵指標的達成情況，從材料計劃、到招標手續、合同簽訂、廠商發貨、材料送達、驗收檢驗、不合格退貨、清點入庫、庫存盤點、領用登記、出庫退貨、價款支付、保修期限。由此達到對于材料管理的全過程控制。

3.4.3 輔助動態造價管理 由于該系統實現了對于材料管理的全過程實時掌控，使得對于材料使用方面的實時動態造價管理成為可能，將能夠為實現動態造價管理提供有力的支持。

4 結論

本系統開發框架緊貼高校基建材料管理實際，思路清晰、重點明確、覆蓋全面，基本解決了高校基建材料管理信息系統的框架設計問題，而且并沒有拘泥于軟件的編程，而是著眼于功能的描述，使得該系統具有了很高的靈活性，即使實際軟硬件的開發條件不成熟，哪怕只有本地數據庫，依然可以用人工方式補充功能模塊展開框架，并在后續的開發中逐步整合升級。目前，基于該開發框架的工作思路已經在管理實踐中發揮作用，而且已經初見成效，相信不久的將來，基于該開發框架的管理信息系統系統就會開始在我國高校建設中發揮作用。

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