會計電算化的管理

摘要：會計電算化是會計工作從核算型向管理型轉變的必然趨勢，是現(xiàn)代會計工作的發(fā)展方向，它在經(jīng)濟管理工作中開始發(fā)揮越來越重要的作用。

關鍵詞：會計電算化 管理

會計電算化就是把以電子計算機為代表的現(xiàn)代化數(shù)據(jù)處理工具和以信息論，系統(tǒng)論，控制論，數(shù)據(jù)庫以及計算機網(wǎng)絡等新興理論和技術應用于會計核算和財務管理工作中，以提高財會管理水平和經(jīng)濟效益，進而實現(xiàn)會計工作的管理現(xiàn)代化。

會計電算化管理制度的建立是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是電算化會計工作的成功基礎，實施電算化的會計核算工具與程序，會計數(shù)據(jù)與信息的表現(xiàn)形式，會計檔案的保管方式都發(fā)生了很大的變化。然而，在現(xiàn)實的會計電算化管理中，還存在著制度不完善，管理不嚴格，操作不規(guī)范等問題，在會計電算化條件下如何加強其管理，應從以下幾個方面加強管理。

加強電算化會計管理應包括以下幾方面的內(nèi)容：①加強會計電算化崗位責任制。根據(jù)自身單位會計工作的實際情況，單位管理結構，計算機系統(tǒng)操作維護開發(fā)的特點，劃分電算化會計崗位，明確系統(tǒng)內(nèi)各類人員的職責與權限。②電算化會計的操作與維護管理。通過對系統(tǒng)操作的管理，保證系統(tǒng)正常運行，完成會計核算工作。③嚴格授權控制、修改限制制度，保證資料真實合法。為了保證會計信息處理質量，減少產(chǎn)生差錯和舞弊的概率，保障會計資料的安全、準確、完整，應制定授權控制和修改限制制度。④計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。計算機的軟件和硬件是會計電算化工作的基礎，只有做好軟件和硬件的維護工作才能保證電算化工作的順利進行。軟件維護是指當單位會計業(yè)務發(fā)生變化時進行的軟件修改。⑤電算化會計檔案管理制度。會計電算化下的檔案除了與傳統(tǒng)會計下相同的紙制會計資料，如打印輸出的各種賬簿、報表、憑證外，還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質，這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求，為防止發(fā)生損害，應通過制定與實施相應的檔案管理制度來實現(xiàn)。

1 建立健全電算化的崗位責任制度

會計管理的操作形式、會計基本數(shù)據(jù)來源的方式及途徑等，出現(xiàn)了明顯的變動，與之相應的會計工作的分工、各崗位的權限及職責也從根本上發(fā)生了轉變，原有會計崗位的分工和當前的電算化工作已不相適應。需對原有的會計電算化工作崗位制度及時做出調(diào)整，盡量使會計崗位職責及分工規(guī)范化，充分發(fā)揮會計電算化在企業(yè)管理中的整體優(yōu)勢，以確保正常開展會計工作。所以，對會計的工作崗位進行合理且規(guī)范化的安排，明確崗位的職責和權限非常重要。此外，這也有助于提高財會人員的業(yè)務水平，提升其業(yè)務素質。實現(xiàn)會計改革及會計工作現(xiàn)代化的關鍵點就是會計電算化，但就我國會計電算化的現(xiàn)狀來分析，整個電算化向深層次發(fā)展受到影響，主要在于會計崗位的安排缺乏合理性，復雜的會計內(nèi)容要求崗位分工必須規(guī)范、科學，對崗位責任制一定要認真貫徹落實，以確保協(xié)調(diào)且高效地完成會計電算化工作。

在電腦網(wǎng)絡環(huán)境下，某些內(nèi)部人員的惡意行為及工作人員的無意行為都可能造成會計信息的不安全，單位必須明確內(nèi)部職能。根據(jù)內(nèi)部牽制原則對崗位進行合理的安排，相互監(jiān)督，避免出現(xiàn)工作失誤。

2 完善計算機操作與維護管理制度

會計電算化實施后會計人員的核算工作一定要通過計算機才可以完成，操作一旦出現(xiàn)失誤，將丟失甚至破壞系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)，對系統(tǒng)的正常工作帶來不利影響。所以，為確保系統(tǒng)信息的完整和安全性能，必須建立一套嚴密的計算機操作管理制度，涵蓋會計軟件操作的權限及內(nèi)容等，預防會計數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登入機內(nèi)賬簿，對計算機加強日常使用管理，營造一個良好的運行環(huán)境，保護機內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全。

3 為確保資料的合法性和真實性，應嚴格授權控制、修改限制制度

為避免有非法系統(tǒng)介入，出現(xiàn)舞弊或篡改等行為，授權控制一定要根據(jù)規(guī)范執(zhí)行，通過財務軟件的控制權限的功能，將權限下放給各個管理人員，或設置密碼等方式，控制系統(tǒng)資源和上機操作，將會計資料通過財會軟件輸入計算機，審核通過后記賬，禁止修改，如果必須修改，則將正確的憑證及紅字沖銷憑證重新輸入，然后按據(jù)記賬。該方法必須有修正的原因和內(nèi)容，以及有關責任人的記錄，使會計信息更為可信，實施電算化的部分單位一般都通過反記賬及反結賬的方式對會計數(shù)據(jù)做修改。反記賬和反結賬，即把已記賬和已結賬的會計數(shù)據(jù)恢復至記賬和結賬前的狀態(tài)，再修改已保存的記賬憑證，同時重新排列憑證的憑證號順序，該措施無法確保會計賬簿真實可靠，因此，按照《會計核算軟件基本功能規(guī)范》嚴格修改并限制操作權限，嚴謹反記賬與反結賬，進而保證會計信息和會計資料的真實性，合法性。

4 計算機的硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度

對用于計算機會計系統(tǒng)的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好，并能夠正常運行。出現(xiàn)硬件故障時，及時進行故障分析，并做檢查記錄，在設備更新、擴充、修復后，由系統(tǒng)維護人員安裝和調(diào)試。會計軟件的升級與更換，必須統(tǒng)一規(guī)劃，單位統(tǒng)一管理，在獲得會計軟件的同時必須做軟盤備份，同時存儲在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份，根據(jù)《賬務系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，應加強會計數(shù)據(jù)的安全維護管理。確保會計數(shù)據(jù)和會計軟件的安全保密，防止對數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除。賬務數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立，備份次數(shù)每月不得少于一次。

5 應加強電算化會計的檔案管理

主要是指打印出的各種憑證賬簿，報表存儲會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤等，以磁性介質或光盤存儲會計數(shù)據(jù)與信息，具有磁性化和不可見的特點，應根據(jù)這些特點和手工會計條件下《會計檔案管理辦法》的要求制定本單位會計檔案管理的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀管理制度，做到科學管理，安全保密，查找方便，嚴防損失，同時為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。以下是會計檔案管理的具體方法：

一些會計憑證是根據(jù)原始憑證直接或手工錄入計算機的，都需要通過計算機打印輸出，錄入人員、稽核人員、會計主管人員必須在記賬憑證上蓋章或簽名，出納人員還需要在收付款記賬憑證上蓋章或簽名。記賬憑證經(jīng)打印輸出后和手工填寫的記賬憑證擁有同等的效力，并根據(jù)《會計檔案管理辦法》和《會計人員工作規(guī)則》的相關規(guī)定，將記賬憑證立卷歸檔保管；對于需要保留現(xiàn)金、銀行存款的訂本式日記賬，手工登記賬簿要和計算機生成賬簿并行；一般的賬簿可按照具體的工作情況，按年、按季、按月打印，一部分賬簿的業(yè)務量不多，可滿頁打印；總分類賬可用總分類賬本期發(fā)生額及余額對照表替代；對存有會計信息的磁性介質改其他介質，在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并留有副本，以便在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復，這些介質都應視同會計資料或檔案進行保存；會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會計檔案保管。

推行會計電算化，加強會計電算化管理，充分顯示了計算機的時效性，優(yōu)越性，可以提高會計的質量，加速會計信息的傳遞，及時編制各種報表，保證會計數(shù)據(jù)的準確性，及時進行業(yè)務查詢，加強會計信息的反饋工作，最大限度地發(fā)揮會計工作的職能作用。

總之，會計電算化是企業(yè)信息化的重要組成部分，它使企業(yè)管理再上一個臺階。但現(xiàn)階段我國會計電算化水平還不是很高，要使它發(fā)揮最大作用，還得在技術制度上加以改進，使之能更好地為企業(yè)管理服務。

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