論會計電算化運用中的問題與對策

［摘 要］電算化會計的發展大大減輕了工作量，大大提高了工作效率，當然會計電算化是一項系統工程，在發展過程中還存在著許多的問題，需要我們及時發現并解決。同時隨著社會的發展，網絡、電子商務的迅速興起等一些先進的、現代化的事物的出現，對會計電算化系統也提出了更高的要求，本文對此問題進行了具體的闡述。

［關鍵詞］ 會計電算化 運用 問題 對策

一、會計電算化的內涵及發展

會計電算化是以電子計算機為主的當代電子信息技術應用到會計實際工作中的簡稱。它主要是用電子計算機處理代替人工會計核算，實現財務數據分析和判斷是我計算機處理。隨著計算機信息技術的在會計核算和財務管理中應用發展，會計工作從手工賬本時代已逐漸轉變到計算機賬套時代，會計電算化已被廣泛的運用到我國各企業中。就實際應用來看，目前我國的企業會計電算化的運用主要是集中在會計核算系統這一模塊，是將傳統會計的記賬、算賬、報賬等融為一體，構成了一個完整的會計核算系統。

會計電算化在我國的起步較晚，上個世紀80年代才正式啟動，1988年中國會計學會在吉林長春市召開了首屆會計電算化學術討論會，就會計化的通用化和規范化問題進行了討論。同年12月，我國第一家專業從事商品化會計軟件開發的高科技企業“用友電子財務技術有限公司”成立。1996年6月10日，財政部發布了《會計電算化工作規范》。該規范對個企業在會計工作中如何配備電子計算機和會計軟件，如何替代手工記賬，如何建立會計電算化內部管理制度方面提出了具體的要求，為企業會計電算的實行提供了操作指導。

盡管我國會計電算化在企業中的應用起步較晚，但發展很快，主要表現在兩方面，一方面企業的電算化程度越來越高。企業不僅利用會計電算化取代了傳統的手工記賬，在對財務模型的建立、數據的分析上都有很廣泛的利用，特別是在一些大的集團公司里。另一方面是通用財務軟件的發達。自1988年第一個財務軟件公司——“用友”成立以來，至今全國已有專業的財務軟件公司數百個，全國各地服務于企業財務軟件的專門機構更是數以千記。各種通用的財務軟件層出不窮，如用友、金蝶、管家婆、三門等等。這些財務軟件操作簡單、個性化設置靈活、功能齊全、價格逐漸走低。會計電算化獨有的新穎、方便、快捷、高效的特點給企業的會計工作帶來很大的便利，但是實際運用中還存在一些問題。

二、會計電算化在運用過程中存在的問題與不足

1.熟悉計算機知識的財務人員相對匱乏。在人員方面，目前存在的主要問題就是高中級應用人員缺乏。一般會計人員所掌握的知識、理論僅能適應手工會計核算。會計電算化的應用對會計人員提出了更高的要求，要求會計人員不但要掌握一定的會計專業知識，還要掌握相關的計算機知識和財務軟件的使用技術等，一般來說財務軟件公司的培訓只是對財務軟件的操作進行系統培訓，一旦出現計算機方面的問題如：對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除、系統不能正常運行等情況，會計人員就無法針對問題進行解決。而且電算化環境下的很多新增工作也會沒有人做，比如檔案管理、系統維護工作、憑證審核，程序設計等，導致憑證的處理缺乏監督，檔案收集不全等諸多問題。為了解決此問題企業還要在傳統手工記賬的基礎上增設計算機系統管理員這一職位，負責企業財務軟件及計算機系統的日常維護，這樣一來一些中小型企業增加了日常的經營成本，使企業的管理者在意識里形成使用會計電算化更不方便、更不便捷的觀念，缺乏財務中高級人才這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。

2.只運用了電算化系統里邊的核算功能，財務管理功能沒有有效利用起來。一直以來，我國的會計工作主要是從事事后核算，會計電算化的運用可以將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來，把主要的精力放在加強財務管理、經營決策方面。然而，目前一些實行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。使用軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等內容功能較頻繁，而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊卻很少涉及或內容過于簡單，企業對“管理會計”中所提及的事前分析預測和事中的控制并不是十分的重視，簡單的把企業的盈利看作是企業管理層、員工共同努力的結果，因此財務軟件的一些管理、分析的模塊很難充分發揮其在企業中的重要地位，即使某些企業財務軟件擁有管理、分析模塊，其所提供的信息只作為企業管理層的參考依據，絕大多數還是由管理者根據自身經驗進行定奪，而且查詢功能也不健全，沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能，使企業高價購買來的諸多財務管理、分析模塊處于閑置狀態。

3.實施會計電算化以后，財務數據的安全性方面存在諸多的不足。會計電算化本身就是依賴計算機平臺建立的會計工作方式，而計算機安全問題一直以來就受到各方面的影響，計算機安全事件的報道不斷涌現。目前流行的幾種財務軟件工作方式，一是網絡版、二是單機版，這兩種方式都安全隱患。網絡版財務軟件實現了會計資源的共享，對一些分支機構較多的集團企業的會計核算及財務管理帶來了方便，但同時也將自身暴露于網絡安全風險之中，容易遭受病毒襲擊和黑客侵襲。在一些中小企業，較多的采用的為單機版財務軟件。這類軟件本身就在保密設計上不是很好，沒有設置操作密碼的強制要求，不設密碼也能登陸操作使用，這就給了財務軟件被其他人員操作的機會，同時單機版的賬套備份文件也是保存在該電腦之中，在企業內部的局域網中，其它的辦公室的電腦可以登陸到會計人員的電腦中移動，賬套備份文件。在會計電算化中，一些計算機操作人員對整個局域網系統及控制措施比較了解，系統內部人員彼此也相互熟悉，往往不能嚴格執行一些安全保密措施，使得會計人員的計算機處于不安全的狀態之中，財務信息也會受到安全威脅。

三、提高會計電算化運用水平的切實對策

1.提高財務人員的計算機操作水平，培養新時期復合型的財務人員。電算化會計雖然以計算機為計算工具，但其整個信息處理過程仍表現為計算機與人工的結合。計算機對數據的處理是通過程序來進行的，系統內部控制方式均要求程序化，財務軟件只能作為企業管理的重要組成部分，但進行會計電算化的工作人員才能起到真正的管理作用。所以應加強對現有財會人員的在職培訓。會計電算化普及以后，應重點培訓計算機操作技能，培訓的模式可以先從計算機基礎知識入手，然后逐漸向計算機網絡知識過渡。依據會計電算化的特點，制訂崗位責任管理、操作管理、維護管理、機房管理、檔案管理、財務管理和計算機病毒的防治等制度，確保系統高效、安全地工作，充分體現出會計電算化的優勢。要培養復合型會計人才，會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能，還應對計算機和財務管理知識有比較深入的了解。在各單位實行會計電算化的過程中，更應注意培養“會計—計算機—管理”復合型人才，以促進會計電算化的順利發展。

2.增強會計電算化系統的財務管理功能，進一步提高單位的財務管理水平。現行的會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡，要充分發揮會計電算化的優勢，為單位管理服務，將其納入管理信息系統，提高會計軟件功能，企業必須注重具有管理型功能的模塊。主要的管理模塊：①全面預算管理。計算機可以根據近期數據分析，做出銷售預算，進而做出生產、成本等預算，最后編成預算報表提供給管理部門參考。②財務指標分析及評價。它是對會計核算層所得數據的分析與總結。建立計算機財務系統指標分析系統，可根據計劃與實際或連續若干時期某項指標執行情況的對比分析，揭示其變動趨勢。另外，也要運用各種分析方法進行指標完成情況分析，從而為決策層提供決策和評價依據。這樣以來企業購買的財務軟件不只停留在替代手工記賬的階段，企業可以充分利用財務軟件所提供的數據，真正的向管理方面過渡，而且企業的管理層的決策應該符合市場規律，充分利用管理模塊所提供的數據，使企業提高效益。

3.加強財務信息的安全管理工作，確保財務數據的安全。實行會計電算化之后，企業的財務信息安全問題更易受到威脅，但是只要方法得當，安全是能夠保障的。具體說來要從兩個方面來實施安全防護。①加強對財務軟件的信息安全管理，主要是財務軟件的操作上嚴格實施程序，嚴防數據的丟失。在日常操作中，財務信息的輸出要有專人負責，設置單獨的權限，賬套數據的保管應及時備份，集中由專人保存。各相關操作員必須單獨設置賬號密碼，賬號密碼的不得相互借用。若財務電算化是在單獨的局域網中進行，還要指派誠實可靠的會計主管人員專人維護服務器，確保服務器的安全運行。②最好會計電算化相關環境的安全工作，如計算機的安全。大致包括計算機的保管好計算機的賬號密碼，做好計算機的病毒防護等工作。

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