試探權變管理理論在醫院檔案管理中的應用

摘要：概述權變管理理論的本質和醫院檔案管理基本理論的內涵，結合當前醫院檔案管理的實際，指出在醫院檔案管理中應用權變管理理論的可行性與必要性，并探討如何在醫院檔案管理中應用權變管理思想，以實現醫院檔案管理與時俱進的時代要求。

關鍵詞：權變管理理論 醫院檔案管理 應用

1 權變管理理論概述

權變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統內部和各子系統之間的相互聯系，以及組織和其所處的環境之間的聯系。它強調在管理中要根據組織所處的內外部環境隨機應變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（F.Luthans）認為權變管理理論的特征在于把環境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯系起來。權變理論以系統觀點為理論依據，主要從系統觀的角度考慮問題。其理論實質上是一種因地制宜的管理理論[2]。

2 檔案管理基本理論概述

檔案管理基本理論的主要內容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統。其中“八項內容”實質上是檔案管理學的內容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內容的開發利用”。實體管理是“手段”、“基礎”，內容信息的開發利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現象，即實體管理與內容信息的開發利用分別采取了兩種理論性質不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。

檔案管理基本理論另一方面的內容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。

3 醫院檔案管理運用權變管理思想的可行性與必要性

3.1 醫院檔案管理工作的特點為實現權變管理提供了操作平臺

醫院檔案管理是現代醫院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫院歷史發展的過程，從不同的角度客觀地反應各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統的管理，可以極大提升醫院領導決策科學化程度和醫院現代化管理建設水平。一般情況下，醫院設有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關系的開放系統，并且不斷和外部環境發生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統性就必然要跟醫院這個大系統的發展變化保持協調一致，也只有這樣，檔案才能發揮其輔助科學決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權變管理思想的本質所在，因此，可以說醫院檔案管理的特點為實現權變管理提供了操作平臺。

3.2 解決當前醫院檔案管理中出現的問題需采用權變管理思想

在以業務為中心的醫院管理中，如何提高醫療技術水平和改善醫療環境是醫院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現在以下幾個方面。

3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統性

在醫院的發展和建設中，各級醫院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監督，阻礙了醫院檔案管理的發展[5]。加上檔案載體復雜，業務部門無法長久保管。由于對檔案法認識和執行不夠，未能認清檔案管理在醫療事業發展建設中舉足輕重的作用，一些部門單純強調工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認證和參考作用。這種現狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。

3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下

在醫院管理中沒有涉及檔案管理的相關制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫療業務建設同步規劃、同步發展。在醫院近期和遠期規劃中，一般對醫院規模、醫療設備、技術水平、人員結構都做了比較詳盡的規劃，而對檔案管理、設備投入等考慮較少或完全沒有納入規劃中，造成檔案管理水平不能與醫療業務水平同步發展，檔案管理水平滯后勢必影響醫院管理水平的提高，影響基礎設施的修繕和醫療技術的發展。

3.3 培育優秀醫院文化需要對醫院檔案實行權變管理

醫院文化是醫院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現。醫院文化是由醫院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫院優秀文化提供豐富的素材。

4 權變管理在醫院檔案管理中應用的新思路

4.1 權變管理在醫院檔案管理的工作模式中的應用

醫院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內部保存，隨著醫院的變遷、機構調整，個別檔案不可避免地要出現遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現狀極不適應建設現代化醫院的需要，而且對開發利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統的管理，才能保證其完整性。根據權變管理系統觀的理念，可將醫院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業人員對檔案進行系統的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫院檔案管理的水平。

4.2 權變管理對醫院檔案管理外部環境動態適應中的應用

檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》，并指出檔案信息化建設要適應國家信息化和檔案事業發展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局中，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發利用為目標，加快推進檔案資源數字化，信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業持續快速健康發展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權變管理的工作思路，時刻關注不斷變化的外部政策、技術等環境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。

參考文獻：

[1]周三多.管理學[M].北京：高等教育出版社，2000年.30-31.

[2]王健群.試探“權變管理理論”在師專圖書館管理中的應用[J].情報雜志，1998(11):100.

[3]馮惠玲，張輯哲.檔案學概論[M].中國人民大學出版社，2005年.290-293.

[4]張秀玲.現代醫院檔案管理體會[J].經營管理，2010(1)：87.

[5]姜月仙.新形式下醫院檔案管理現狀分析與對策[J].醫學信息，2010(1):96-97.

[6]王凡，李金梅，魏海建.加強醫院檔案管理的探討[J].中國臨床研究，2010(3):258-259.

[7]蘇艷梅.淺談檔案管理在醫院管理中的重要地位與作用[J].臨床醫藥實踐，2010(1):106-108.

[8]林清.加強醫院檔案信息化管理工作的探討[J].醫學信息，2010（11）:3958-3959.