存貨管理的問題及對策

摘要：存貨是企業的重要資源之一，存貨管理水平的高低是對一個企業內部控制效果的評價標尺，優秀的存貨管理水平能夠為企業帶來經濟效益。本文分析了存貨存在的必然性，列舉了存貨管理存在的主要問題，并對存貨管理提出了一些建議，希望能對存貨管理有所幫助。

關鍵詞：存貨管理 問題 對策

存貨是指企業在正常生產經營過程中持有以備出售的產成品或商品，或者為了出售仍然在生產過程中的在產品，或者將在生產過程或提供勞務過程中耗用的材料、物料等。

1 存貨存在的必然性

首先企業在日常生產經營過程中，無論是原材料還是提供勞務過程中耗用的物料，從提出采購計劃到最后的驗收入庫，必定需要一段時間，這就要求企業儲存一定的存貨，以備企業生產或銷售的不時之需；其次零星采購成本往往較高，批量采購在價格上會打一定的折扣，而且采購過程中的差旅費、運雜費、裝卸費等也會降低。綜上所述，即使存貨在某種程度上具有占用較多的資金、增加資金成本、有可能不斷貶值等風險特點，企業都應該視自身的實際情況，綜合考慮市場環境的各種因素，儲備一定的存貨。

2 存貨管理存在的主要問題

2.1 存貨的采購環節：采購人員在采購材料時，僅憑使用單位一言之詞，既無請購單，又無采購計劃，既不做實際需求調查，也不做庫存摸底，僅憑經驗或出于與供應商的利益關聯為目的來隨意采購，導致庫存大量積壓；供應商未實行評估準入制度，選擇供應商和最終確定供應商由同一部門決定，招投標只是為了某些關系的順利進入而設立的一種形式；采購人員長期在固定的幾個供應商處采購，從長遠的角度來看，會使企業不關注市場動態，錯失了選擇高質量、低價格的供應商的機會，有些供應商還會趁機提高某些不常用物資的價格，魚目混珠，使企業在不知情的情況下增加了采購成本；采購質量難以控制，由于供需方之間信息不對稱，合作的不穩定性，有些材料的質量只有在使用一段時間之后才能辨別出優劣，致使質量控制難度大，部分供應商為競爭到供應權，謊報企業資質和供應能力，使得供貨質量得不到保障，在具體實施中采供雙方極易發生糾紛，常常出現供貨質量不達標、不能按時供貨等現象，對材料需求方帶來不可預料的損失。

2.2 存貨的存儲環節：材料存儲是材料管理的中間環節，上承材料采購，下啟材料發出，對實物管理起著至關重要的作用。儲存環節一旦管理混亂、把關不嚴，將導致整個材料管理的混亂。這一環節的問題主要有：

倉儲部門在存貨入庫時，不及時清點、驗收和登記，且入庫單據編號不連續，期末對賬時，發現與供應商不同之處，已分不清是漏登，還是實物短缺，只能采取虛假出庫，掩蓋錯誤；倉儲管理不科學，擺放雜亂，無標明品名、廠家、生產日期、型號、規格等的標識卡片，修舊改代物資和新品混放，更有甚者直接將物資存放在使用部門，導致物資的存取和清查難度提高，效率下降；保管環境差，在潮濕的天氣不注重室內除濕，或不經常清理倉庫，導致一些物資因為銹蝕或氧化而毀損；倉管人員素質良莠不齊，有些人甚至給采購人員出具假入庫單，同采購人員共同實施違法活動，或者與領料人員合謀將庫存材料領出賣掉或私分。

2.3 存貨的發出環節：存貨的領用沒有建立規范的領用制度，各部門在領用物資時，完全靠自覺性，既沒有人監管實際生產到底需要多少，也沒有規定消耗定額，隨領隨用，多領不辦理退庫手續，浪費現象嚴重；大型貴重備件不進行攤銷，一次計入成本，造成當期利潤不實；員工可以隨意進出倉庫，導致細小物件經常丟失，卻又無法追究責任，給企業造成了不必要的損失；企業領導與材料人員串通一氣虛開發票將一些財經制度不準報銷的東西通過材料出賬。

3 提高存貨管理的主要措施

3.1 進一步完善內部控制制度，劃清職責權限

①企業應當建立科學的供應商評估和準入制度，確定合格供應商清單，與選定的供應商簽訂質量保證協議，建立供應商管理信息系統，對供應商提供物資或勞務的質量、價格、交貨及時性、供貨條件及其資信、經營狀況等進行實時管理和綜合評價，根據評價結果對供應商進行合理選擇和調整。

②企業應當根據各種存貨采購間隔期和當前庫存，綜合考慮企業生產經營計劃、市場供求等因素，充分利用信息系統，合理確定存貨采購日期和數量，確保存貨處于最佳庫存狀態。要保證存貨采購業務按計劃申報程序進行，由采購部門根據企業生產經營的計劃和材料請購單編制采購計劃，經主管經營計劃的負責人審核后報主管領導審批。計劃外采購須經嚴格審批，遇有重大事項還需采取集體聯簽制度。

③倉儲部門應當對入庫存貨的質量、數量、技術規格等方面進行查驗，驗收無誤方可入庫，涉及技術含量較高的貨物，必要時可委托具有檢驗資質的機構或聘請外部專家協助驗收。倉管人員在清點存貨的數量和品種后，應填制連續編號的入庫單，經交接雙方簽字后登記存貨明細賬并入庫保管，存貨按品種規格分別整齊堆放，每個品種規格的存貨都應掛有標簽，記載存貨詳細信息。企業應當建立存貨保管制度，定期對存貨進行檢查，經常對保管環境加以維護，從而加強存貨的日常保管工作，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨。

④企業應當明確存貨發出和領用的審批權限，并按照不同情況規定消耗定額。大批存貨、貴重物品或危險品的發出應當實行特別授權。

⑤建立財務部門嚴格的稽核制度，財務部門應審核銷貨清單和入庫驗收單是否一致，名稱、規格、數量、單價等是否相符，進貨發票是否真實，審核無誤后，予以辦理相關的手續并進行記錄。

3.2 根據實際情況，制定適合于本企業的采購方式

存貨過多會占用資金，降低資金使用效率；存貨過少會影響生產的工期、周轉等要求，二者都會給企業造成不必要的損失。根據企業本身的情況，采用適當的定貨方法。一些易于采購，且供應商也極易配貨的物資，最好采取零庫存的儲備方式，將供應商的庫存作為企業的庫存，從而使某些物資的倉儲成本接近為零。大宗采購應當采用招標方式，合理確定招投標的范圍、標準、實施程序和評標規則；一般物資和勞務等的采購可以采用詢價或定向采購的方式并簽訂合同協議；小額零星物資或勞務等的采購可以采用直接購買等方式。

3.3 運用信息技術提高存貨管理水平

信息化水平是決定著企業存貨管理水平高低的一個重要因素。企業管理者在對存貨進行管理時，都是依據企業存貨相關的信息而進行決策，信息技術通過對信息的交換和實時傳遞為企業存貨管理等提供了快捷、可靠和完整的信息服務，所以信息技術提供的存貨管理信息服務水平直接影響存貨的管理水平。

信息化技術可以讓存貨的ABC分類管理更加易于操作，存貨的價值高低、耗用量多少和訂購難易程度等只需通過數據庫的運算便可輕松獲得；它還可以將保管員從厚厚的筆錄驗收單出庫單的勞動中解脫出來，把時間花在核對存貨質量規格數量的驗收、保管環境、庫存盤點等方面的工作；財務人員也可以不用再花費大量時間一筆一筆錄入暫估明細，而從勞累但簡單的核算工作轉向更為復雜的管理和分析職能；期末盤點時，各部門可以甩掉厚厚的明細賬本，而直接從計算機中獲取每個存貨的余額，提高庫存盤點的效率和準確性。

總之，信息化技術可以實現庫存管理的實時跟蹤，從而及時準確地調整生產、采購計劃，避免庫存的增加；可以實現信息流的整合，將物流信息和財務信息流統一，從而減少財務人員匯總信息的工作量，同時又提高數據的準確性和及時性，財務人員可以將更多的精力投入到庫存信息的分析處理上，從而為管理者提供更多更有價值的信息。