新形勢下國土資源檔案管理工作中存在的問題及對策

摘要：眾所周知，隨著我國市場經濟的逐步深入，國土資源檔案管理部門的作用正在日益顯現出來，國土資源檔案管理的好壞直接影響著能否科學、有效地管理好土地，能否提高國土資源管理的效率，能否科學合理地利用好現有的土地資源。因此，如何做好新形勢下國土資源檔案管理工作就成了擺在我們面前的一大難題。筆者結合國土資源檔案管理工作中存在的一些問題，提出了解決這些問題的看法。

關鍵詞：國土資源 檔案管理 對策

1 存在的問題

1.1 電子檔案出現后管理經驗欠缺

隨著計算機的應用，電子檔案大量地出現，但與之相適應的管理卻嚴重滯后。在社會逐步向信息化社會邁進的同時，檔案管理工作者如果繼續沿用低效率的傳統手工管理模式，國土資源管理工作就會受到較大影響。

1.2 缺乏轉變觀念，超前管理的創新意識

長期以來，人們從思想上對國土資源檔案管理工作沒有引起足夠的重視，更談不上對此項工作進行創新。各類業務檔案的管理工作普遍缺乏一種超前管理的意識，沒有將國土檔案工作滲透到各個環節之中。導致各類業務和檔案管理長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全、給檔案的整理歸檔帶來了困難。

1.3 國土資源檔案管理工作者的素質有待進一步提高

新形勢下，一方面，新技術應用到國土資源檔案管理部門后，國土資源檔案管理工作者有了利用新技術施展個人才華的機會，另一方面也對國土資源檔案管理工作者的素質提出了更高的要求。新時期的國土資源檔案管理工作者要具備三個方面的基本知識。一要具備基本的檔案管理專業知識，二要具備計算機、外語、管理學等基礎知識，三要具備國土資源管理基礎業務知識。

2 針對以上存在的問題，我們應采取的對策

2.1 建立集中統一的檔案管理網絡

加強對國土檔案工作的集中統一管理、是國土檔案齊全、完整、規范的重要保證。在實際工作中，國土資源檔案管理工作要遵照統—領導、統一制度，統一管理的原則，成立國土檔案工作領導小組，統一協調檔案管理工作。與此同時，要不斷完善檔案制度建設，修訂檔案崗位責任制及檔案管理制度，對于上一級國土局發的文件，要保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作實現系統化、規范化、標準化的目標。

2.2 結合國土檔案特點，拓寬檔案收集渠道

從實際情況看、國土資源檔案是比較復雜的。根據國土資源檔案的實際情況，要制定《檔案管理規定實施細則》，建立起檔案管理分類大綱、歸檔范圍、保管期限、檔號分類方法等，將國土檔案分為九大類：①綜合類；②計劃財務類；③地籍管理類；④土地利用規劃類；⑤建設用地類；⑥土地監察類；⑦宣傳科技類；⑧聲像材料類；⑨礦產資源類；這九大類的每個部分的內容比較來說又層次不齊。其中有兩類文件要引起足夠重視。一是建設用地類的報批，這類報批因為經歷時間長，所以很容易被遺漏。另一類就是聲像材料類形成的文件，這類文件數量不多，檔案人員往往會忽視。檔案管理人員要將需要存檔的文件建立檔案收件簿，了解各類業務工作存檔的分類程序和流程，一定要在每一類中確定基本的歸檔范圍，把應該收集歸檔的文件資料進行分類整理，及時完整地將這些文件材料裝訂成正規卷，以便業務人員查閱，從而使檔案管理工作逐步走向規范化、科學化的科學軌道。

2.3 努力提高從業人員素質，大力提高國土資源檔案管理水平

國土資源檔案管理要想實現規范化的要求，就必須下大力氣努力提高國土檔案管理工作者的素質，而要實現這一目標，不僅要對在崗的正式檔案管理人員進行系統的專業培訓，與此同時還要對兼職檔案管理人員進行正規的培訓，在具體培訓中，要對檔案管理工作者系統講解在整個國土檔案工作中，文件材料有幾種類型，哪些是具有保存價值的檔案，哪些是今后需要歸檔的材料，具體材料的歸檔范圍是什么等等。同時，還要按照國土檔案管理要求，對文件的起草、書寫要求和制成材料的規范化做進一步的詳細講解。通過培訓，要讓大家對國土檔案內容提前了解，在工作中做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎，確保今后的國土資源檔案實現標準化、規范化管理。

2.4 開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

國土資源檔案管理對于國土資源管理來說，可以說是一項很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會有利于國土資源工作的有效開展，相反地，如果檔案管理工作嚴重滯后，就會成為國土資源管理工作的絆腳石。近幾年來國土資源檔案管理部門普遍實施電腦化管理，將國土檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業務提供依據，業務人員依據電腦提供的準確數據會更好地開展國土管理。由此可見，在國土資源管理的實際工作中開發并利用好檔案信息，就會為國土資源管理工作奠定良好基礎，促進國土檔案管理工作的順利開展。因此國土資源檔案管理一定要有大局觀念，及時開發利用檔案信息，為整個單位的業務開展鋪路搭橋。

2.5 做好檔案利用過程中的保密工作

首先要在制度建設上下功夫。檔案利用規章制度一般有閱覽制度、外借制度、復制制度等。國土資源檔案管理部門要根據實際情況，有針對性地對不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進行不同層次的劃分，規定不同的審批手續，確保使用檔案的工作有章可循。在實際工作中，要嚴格遵守檔案管理保密制度，確保在檔案使用工作中檔案不失密、不泄密，做到文件的完整無缺。其次是恪盡職守。在檔案使用的整個過程中，要對不同使用對象進行有效監督，使用檔案的人員查閱檔案后，檔案管理人員要仔細查閱此人使用過的案卷和文件，一旦發現問題，要及時解決問題，將問題消除在萌芽狀態。

2.6 積極探索檔案管理的新方法

在國土資源檔案管理工作中，逐步實現檔案“四化”目標：一是要實現檔案形成規范化，二是要實現檔案整理系統化，三是要實現檔案保護科學化，四是要實現檔案管理現代化。要想實現這個目標，一方面要積極探索新形勢下電子檔案管理的新辦法，將電子檔案的形成、積累、歸檔、保管和提供利用等各環節貫穿起來，統一納入到檔案管理的全過程，進而實現檔案系統的有效管理。同時還要充分利用計算機存儲、網絡、計算的功能，加快檔案信息系統建設。另一方面，國土資源檔案管理工作者要主動學會開發一些好的管理軟件，同時要引進世界上最先進的管理軟件，及時配置最新的檔案現代化管理所必須的計算機、掃描儀、光盤刻錄機等現代化辦公設備，充分利用現代化技術，探索對國土資源檔案進行掃描、光盤存儲管理等新的辦法，認真學習國內外先進的技術，積累豐富的檔案管理經驗，大力開創檔案管理工作新局面。在建設新的辦公樓時要科學設計、規劃國土資源檔案管理庫房，有條件的要采用庫房安全的自動化監控、庫房溫濕度的自動控制等先進技術。

2.7 加強學習和宣傳，推進依法治檔工作

國土資源檔案管理者要充分利用多種形式，認真學習和宣傳《檔案法》等檔案法規。在學習和宣傳中要注重實效，不走過場。要認真學習，深刻領會，確保提高。同時在國土資源檔案管理工作中要強調依法治檔，把依法治檔工作真正落實到檔案工作的各個環節。在信息化建設的過程中，技術含量要求高，國土資源檔案管理者要有計劃地通過繼續教育、培訓、自學等方式學習檔案管理、計算機等相關知識，提高自己對國土資源檔案管理的管理水平，逐步適應國土資源管理信息化建設的需求，從而為更好地管理好國土資源檔案奠定良好基礎。