成校信息系統(tǒng)建設(shè)中的校內(nèi)團(tuán)隊(duì)運(yùn)作分析

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，廣大的工作者都希望通過(guò)學(xué)校教育提高自身的知識(shí)和能力，成人高等學(xué)校的規(guī)模在日漸擴(kuò)大，合理有效的運(yùn)作管理與服務(wù)質(zhì)量成了其突出問(wèn)題。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，特別是軟件外包行業(yè)的發(fā)展，越來(lái)越多的高校將他們的業(yè)務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建在以軟件為核心的IT系統(tǒng)之上。由于成人高校本身的能力所限，在外包過(guò)程中最主要的就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理，本文分析了校內(nèi)團(tuán)隊(duì)的組建及其工作過(guò)程。

關(guān)鍵詞：成校 信息系統(tǒng)建設(shè) 團(tuán)隊(duì)運(yùn)作

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來(lái)越多的高校將他們的日常運(yùn)作系統(tǒng)構(gòu)建在以軟件為核心的IT系統(tǒng)之上。盡管近年來(lái)高校信息化建設(shè)發(fā)展一直呈現(xiàn)方興未艾的趨勢(shì)，國(guó)家的重視和高校的自身需要，使得短短十年內(nèi)信息技術(shù)在高校教育教學(xué)領(lǐng)域中得到了很大的推廣和應(yīng)用。復(fù)合型的成人高校，學(xué)生分別屬于中央成人高校開(kāi)放教育、成人高校成教、其它大學(xué)成教和網(wǎng)絡(luò)教育等。全校學(xué)生類(lèi)型多達(dá)十種以上，是一個(gè)不折不扣的教育超市，管理工作相當(dāng)復(fù)雜，行政崗位數(shù)量以超過(guò)專(zhuān)任教師數(shù)量。學(xué)校在2009年通過(guò)多方論證決定進(jìn)行信息化改造，使學(xué)校的各項(xiàng)工作全面構(gòu)建在以管理信息系統(tǒng)為核心的IT系統(tǒng)之上。

由于成人高校的結(jié)構(gòu)復(fù)雜，人員構(gòu)成多樣，在外包過(guò)程中最主要的就是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的管理，本文分析了校內(nèi)團(tuán)隊(duì)的組建及其工作過(guò)程。

1 組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

所有項(xiàng)目的開(kāi)展，最主要的因素是人，在項(xiàng)目還沒(méi)有具體的方式方法之前，理想的項(xiàng)目組成員，能為今后工作開(kāi)展打下一個(gè)堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，人的主觀(guān)能動(dòng)性是優(yōu)秀的項(xiàng)目管理的必備因素。故學(xué)校科研信息處在考慮這個(gè)項(xiàng)目時(shí)，決定先建立項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，以它來(lái)帶動(dòng)整個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)。未來(lái)在信息系統(tǒng)建設(shè)上的所有決定由項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)，它的建立可以看作是項(xiàng)目的進(jìn)入階段或項(xiàng)目啟動(dòng)。

1.1 項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目經(jīng)理是執(zhí)行組織委派其實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)的個(gè)人?；诮M織結(jié)構(gòu)，項(xiàng)目經(jīng)理可能要向領(lǐng)導(dǎo)直接報(bào)告，協(xié)調(diào)項(xiàng)目牽涉到的各個(gè)部門(mén)、外部企業(yè)和人力資源，以期項(xiàng)目的順利實(shí)現(xiàn)。他是整個(gè)項(xiàng)目人力資源構(gòu)建的核心內(nèi)容，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的成敗起到關(guān)鍵作用，是項(xiàng)目啟動(dòng)階段需要解決的重要問(wèn)題。

要有效地管理項(xiàng)目，除了應(yīng)具備特定應(yīng)用領(lǐng)域的技能和通用管理方面的能力外，項(xiàng)目經(jīng)理還需具備：①知識(shí)：對(duì)項(xiàng)目管理，項(xiàng)目經(jīng)理知道什么。②實(shí)踐能力：項(xiàng)目經(jīng)理能夠應(yīng)用項(xiàng)目管理知識(shí)來(lái)做什么或?qū)崿F(xiàn)什么。③個(gè)人素質(zhì)：態(tài)度、主要人格特征和領(lǐng)導(dǎo)力——指導(dǎo)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)和平衡項(xiàng)目制約因素的能力。

一般情況下滿(mǎn)足若干條件：一是年齡在30周歲以上；二是具有獨(dú)到的人格魅力，能領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)出現(xiàn)的問(wèn)題；三是在學(xué)校任職過(guò)三個(gè)部門(mén)以上，熟悉各個(gè)流程；四是得到領(lǐng)導(dǎo)的充分授權(quán)。

1.2 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 項(xiàng)目經(jīng)理?yè)碛泄芾砟芰?、領(lǐng)導(dǎo)能力和技術(shù)能力，但是如果過(guò)多的去處理具體問(wèn)題，顯然就加重的他的負(fù)擔(dān)，對(duì)核心問(wèn)題的解決反而不利，也不一定能起到好的效果。具體團(tuán)隊(duì)構(gòu)成見(jiàn)表1：

2 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程

2.1 編制需求計(jì)劃 項(xiàng)目需要的是什么樣的MIS？帶著這個(gè)問(wèn)題，項(xiàng)目組開(kāi)始了工作。首先是走訪(fǎng)普通高校和兄弟成人高校，考查他們的信息系統(tǒng)運(yùn)行情況，最后形成了一本分析冊(cè)。第二項(xiàng)工作是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)下載或向相關(guān)軟件公司索取試用版MIS。第三項(xiàng)工作是詳細(xì)調(diào)查學(xué)校內(nèi)部運(yùn)作，聽(tīng)取教工的想法和意見(jiàn)，特別是關(guān)鍵工作崗位的人員，他們對(duì)系統(tǒng)的需求往往會(huì)有很獨(dú)到的見(jiàn)解。通過(guò)分析匯總，最后形成了一個(gè)系統(tǒng)需求文件，為選擇開(kāi)發(fā)商提供了保障。

2.2 供方選擇 選擇一個(gè)合適的軟件外包商是項(xiàng)目成功的關(guān)鍵，外包是發(fā)包方和接包方互相信任、高度協(xié)作的共同行為。為了順利實(shí)施外包，對(duì)于發(fā)包方，要求企業(yè)具有一定的技術(shù)水平、項(xiàng)目管理水平、人力資源和溝通控制能力。具體可以從以下幾點(diǎn)考慮：①外包商是否具有類(lèi)似項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)。②外包商的資質(zhì)和信譽(yù)。③外包商是否重視本項(xiàng)目。④外包商的價(jià)格。⑤外包商的管理能力。

2.3 做軟件公司的橋梁 軟件公司作為外部機(jī)構(gòu)，對(duì)成人高校的一些具體情況還不是很了解，就需要協(xié)調(diào)人在中間不斷地解決問(wèn)題，搭建起軟件公司和學(xué)校各部門(mén)間的橋梁，很多時(shí)候向一個(gè)翻譯，保證開(kāi)發(fā)雙方信息通暢，保障項(xiàng)目順利展開(kāi)，特別是在未來(lái)教工系統(tǒng)使用培訓(xùn)上起到了舉足輕重的作用。

3 系統(tǒng)實(shí)施工作分析

3.1 系統(tǒng)安裝調(diào)試 系統(tǒng)安裝的主要任務(wù)是把軟件公司制作好的軟件安裝到本單位的計(jì)算機(jī)上，項(xiàng)目組的每個(gè)成員都從多角度測(cè)試了系統(tǒng)，主要采取黑盒測(cè)試的方法，先把任務(wù)分塊然后每個(gè)人以各種角色測(cè)試一個(gè)完整的流程。

3.2 人員培訓(xùn) 人員培訓(xùn)就是讓項(xiàng)目單位的員工能夠正常使用新開(kāi)發(fā)的系統(tǒng)。人員培訓(xùn)很多人認(rèn)為是系統(tǒng)開(kāi)發(fā)完成之后的事情，但事實(shí)上在整個(gè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中分次培訓(xùn)的效果更加好。在開(kāi)發(fā)初期，培訓(xùn)主要相關(guān)處室人員；在開(kāi)發(fā)中期，培訓(xùn)系統(tǒng)的一些具體操作和工作流程；在開(kāi)發(fā)末期，主要培訓(xùn)系統(tǒng)的操作和使用。

在培訓(xùn)教師方面不提倡使用外包方人員，雖然外包方人員有足夠的實(shí)力來(lái)講解，但往往他不了解開(kāi)發(fā)單位的實(shí)際情況、人情世故和人員的認(rèn)知能力，往往造成好的技術(shù)出不了好的效果。培訓(xùn)教師還是以本單位的人員為主，在本項(xiàng)目中主要是兩名網(wǎng)絡(luò)中心和計(jì)算機(jī)教師擔(dān)任了此任務(wù)。

3.3 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換 當(dāng)系統(tǒng)實(shí)施階段的準(zhǔn)備工作已經(jīng)完成，及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安裝與調(diào)試和人員的培訓(xùn)工作都順利結(jié)束，新系統(tǒng)交付使用的工作就可以開(kāi)始了。這項(xiàng)工作包括即相對(duì)獨(dú)立又彼此聯(lián)系的兩項(xiàng)任務(wù)。

3.3.1 數(shù)據(jù)的整理與錄入 新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整理與錄入工作量特別龐大，而給定的完成時(shí)間又較短，所以要集中一定的人力和設(shè)備，爭(zhēng)取在短時(shí)間內(nèi)完成這項(xiàng)任務(wù)。

在本項(xiàng)目合同簽訂之處，項(xiàng)目組就預(yù)料到這個(gè)問(wèn)題，針對(duì)性地，做了兩個(gè)解決方案。一是讓供應(yīng)上提供標(biāo)準(zhǔn)的EXCEL信息表格，如學(xué)生信息表等，在系統(tǒng)還處于開(kāi)發(fā)時(shí)期，已經(jīng)在全校推廣，項(xiàng)目組成員分包了學(xué)校的各個(gè)部門(mén)進(jìn)行數(shù)據(jù)的規(guī)范化整理，類(lèi)似于數(shù)據(jù)字典的內(nèi)容。

3.3.2 系統(tǒng)轉(zhuǎn)換 項(xiàng)目組考慮的策略是：在并行轉(zhuǎn)換基礎(chǔ)上的分段實(shí)施，有簡(jiǎn)入繁。學(xué)校傳統(tǒng)的工作模式雖然繁重，但是維持運(yùn)作還是可以的，在此基礎(chǔ)上，逐步引入新系統(tǒng)的功能，使新系統(tǒng)在波瀾不驚中順利上馬。學(xué)校有一個(gè)網(wǎng)絡(luò)通知系統(tǒng)，首先把這塊內(nèi)容拿出來(lái)讓大家使用，先熟悉MIS的界面和簡(jiǎn)單功能。第二步把文件上傳和共享系統(tǒng)也轉(zhuǎn)換上來(lái)，這塊內(nèi)容是班主任和任課教師必須接觸到的，使得教工慢慢都去使用MIS的操作。第三步把課程信息和考試信息放入系統(tǒng)，供教工查詢(xún)和使用。最后是把財(cái)務(wù)、班主任工作等放入系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)順利過(guò)渡。

4 項(xiàng)目收尾管理

4.1 系統(tǒng)正式驗(yàn)收 通過(guò)正式驗(yàn)收，這是項(xiàng)目成功的一個(gè)基本的前提。軟件轉(zhuǎn)換完成之后，項(xiàng)目組全體成員、校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、外包單位相關(guān)工作人員和領(lǐng)導(dǎo)以及各職能處室的關(guān)鍵崗位人員共同參與了正式驗(yàn)收的總結(jié)大會(huì)，確定驗(yàn)收合格。

4.2 項(xiàng)目后續(xù)維護(hù) 項(xiàng)目實(shí)施完成之后還遠(yuǎn)非項(xiàng)目管理人員可以休息的時(shí)候，業(yè)務(wù)部門(mén)會(huì)持續(xù)地提出變更請(qǐng)求，最終用戶(hù)也會(huì)不斷地發(fā)現(xiàn)軟件中存在的缺陷，建立變更管理流程，全方位的管理，適當(dāng)?shù)卣碛脩?hù)的需求，為以后學(xué)校的變化提供保障。

項(xiàng)目管理工作結(jié)束后需要保持良好的客戶(hù)關(guān)系。企業(yè)的業(yè)務(wù)是在不斷變化的，軟件的需求也會(huì)出現(xiàn)變更，軟件要進(jìn)行必要的維護(hù)和升級(jí)，否則就只能淘汰，良好的客戶(hù)關(guān)系，可以使軟件企業(yè)和客戶(hù)保持合作關(guān)系，雖然軟件項(xiàng)目已經(jīng)結(jié)束，但仍然可以為軟件帶去生命力，使企業(yè)充滿(mǎn)生機(jī)。

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