淺析如何提高文秘專業人才辦公自動化的應用能力

摘要：信息技術的不斷發展及其在辦公中的廣泛應用，引發了社會對文秘專業人才培養的重新思考。滿足信息社會對文秘專業人才辦公自動化應用能力的要求，具備現代辦公自動化技能的應用型人才培養逐漸得到重視，成為文秘專業人才培養的新方向。在經濟高速發展、社會競爭日趨激烈的今天，如何進一步提高辦公自動化水平，切實有效地提高工作效率成為當前文秘工作人員必備的素質和努力的方向。

關鍵詞：文秘專業人才 辦公自動化 應用能力 培養

1 問題的提出

辦公自動化的英文原稱OA（Office Automation），是隨著計算機技術、網絡技術、通信技術和現代自動化設備的發展而發展起來的一門綜合性技術。在經濟高速發展、社會競爭日趨激烈的今天，如何進一步提高辦公自動化水平，切實有效地提高工作效率已成為當前文秘工作人員必備的素質和努力的方向。

2 新形勢下的文秘隊伍建設

2.1 健全競相趕超的激勵機制

文秘人員是文秘服務的主體。提高文秘服務質量，必須充分調動文秘人員工作的積極性、主動性和創造性。要堅持人文關懷與加壓驅動相結合，著力構建競相趕超的激勵格局，不斷激發文秘隊伍工作活力。

2.2 構建真情關懷的人文格局

文秘人員壓力重、責任大，工作清苦，最需要管理層級的人性關懷。要堅持真心、真情的管理理念，密切關注文秘人員的思想動態和具體困難，努力在文秘人員的心態引導、個性塑造、解難幫困上多辦實事，解除文秘人員的后顧之憂，激發文秘人員的工作潛能。堅持精神上鼓勵與政治上激勵的雙重互動，對政治成熟、成績突出的文秘人員，公開表揚獎勵，優先選拔任用，搭建創業平臺，構建情感交融、人文關懷的激勵格局。

2.3 構建任務明確的考核格局

對文秘工作實行目標考核，將日常協調、結合服務、文稿起草、調查研究、決策建議等業務要求細化分解到科室、到人頭，逐月量化、全程考核，年終獎優懲劣。強化目標考核成果應用，把文秘人員考核結果與先進優秀評定、管理人員績效工資、選撥任用等結合起來，著力強化目標考核的激勵約束功能。

2.4 構建過失追究的問責格局

堅持把“問事必問人、問人必問責、問責問到底”的問責機制引入文秘工作管理全過程，在工作安排上明確責任人員，在完成效果上明確具體標準。對在協調服務、文稿起草等業務工作中出現過失，導致工作失誤的，明確責任追究，實行適度問責，引導文秘人員增強責任感，降低失誤率，依靠有力有效的追責措施促進文秘質量提升。

辦公室秘書在單位中是一個特殊群體：對上，是領導的“外腦”，要盡輔佐之職、起助手作用；對下，是職工群眾的“橋梁”，要上情下達、下情上達；對外，要聯系左右，協調關系；對內，要溝通各個職能部門。具有辦理文書、信息加工、協調關系、處理事務四項職能，是領導處理日常事務、落實檢查行政任務、平衡行政部門工作的助手。要具備謙和與寬容的道德素質和榮辱不驚、淡泊明志的心理素質。

3 辦公室文秘人員應具備的應用能力

面對新的世紀、新的形勢，社會經濟和科技的發展對秘書工作提出了更新、更高的要求，辦公室秘書只有不斷學習，提高自身能力和素質，才能適應新的形勢，增強機關活力，保證機關工作的效率和效益。

3.1 認清形勢，增強責任感和使命感

從世界范圍看，經濟全球化趨勢增強，科技革命迅速發展。要緊跟時代發展的步伐，加強學習，更新知識，提高素質，學用結合，勤奮工作，努力為領導服務，為部門服務，為群眾服務。

3.2 學習實踐，提高自身素質和業務水平

古人云：“大志非才不就，大才非學不成。”人并非生而知之，而是學而知之。知識和能力只有經過后天長期、認真地學習和實踐才能得來。優秀的素質也不會生而有之，而是要經過不斷學習、逐步積累才能具備。秘書人員只有勤奮苦學、學而不綴，才能不斷地豐富知識、充實頭腦、增強素質、提高水平。曾慶紅同志曾說：“誰對以計算機開發應用為主要標志的辦公自動化認識得早，理解得深，行動得快，誰就將在辦公領域的這場革命中取得主動權，從而不斷提高辦公的效益和質量，提高為領導決策服務的科學化水平。”不難看出，計算機知識已成為當今秘書人員的看家本領。秘書之間要取長補短，相互學習，共同提高。其次，要向領導學習。遇事多向領導請教。這樣既可以掌握領導對一些問題的看法和主張，又可以不斷地充實自己，提高自己。第三，要向實踐學。忌青燈黃卷“閉門造車”，而應該走出辦公室，深入礦廠車間，深入基層職工群眾中去，向生產實踐學，向職工群眾學習，在實踐中增長才干。

在學習的過程中要眼睛向下，甘當小學生，謙虛好學，不要驕傲自滿；腳踏實地下真功夫；要講實用、求實效，著力于個人素質和工作水平地提高。在實踐中要腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；腦勤，勤學善思，注重研究剖析矛盾，解決工作中的難點問題；嘴勤，多向領導匯報工作，多向各單位和有關部門通報情況，加強溝通，密切協作，樹立廉潔高效的社會形象。爭做“提筆能寫，開口能講，有事能辦”的“全才”、“通才”。

3.3 敬業奉獻，不斷增強服務的主動性

辦公室工作，千頭萬緒、紛繁復雜，涉及面廣，在工作中要堅持“一個原則”，就是堅持“上為領導分憂、下為干部職工服務”的原則，所以必須把服務于領導的“中心”工作以及服務廣大干部員工，作為各項工作的出發點和落腳點。要努力把“參與政務、管理事務、搞好服務”三大職能統籌兼顧，合理安排，做到“調研圍繞中心轉、協調圍繞領導轉、服務圍繞大家轉”。從而使工作目標更加明確，重點更加突出，成效更加明顯。

4 辦公自動化在文秘工作中的作用

4.1 辦公自動化的功能與作用

一是內部通信簡捷化，不需要人為的傳遞；二是信息發布快速化；三是工作流程自動化，提高了工作效率。

4.2 辦公自動化對秘書工作產生的作用

4.2.1 極大地提高了秘書的工作效率 秘書工作極其復雜，千頭萬緒，尤其是會務工作，常常使秘書對會議的安排力不從心。但是，利用辦公自動化系統，就能輕易地應付大量的會議。在處理信息方面，辦公自動化有利于秘書充分利用互聯網獲取知識，更好地做好政務服務工作。

4.2.2 促進秘書工作職能的拓展 秘書的傳統工作是辦會、辦文、辦事。但隨著網絡的發展，信息技術的提高，使秘書這一工作與網絡自動化緊密相連。秘書人員的工作模式發生了轉變，工作的內容不僅限于上述幾點，凡是為領導工作服務的能通過網絡解決的事務就可以算作是秘書的工作職能。

4.2.3 更新了秘書的服務意識 “秘書意識”是種決策意識，它直接來源于人的社會實踐活動。隨著網絡現代化的發展，秘書的服務意識得到了智力的補償，并且意識到更多的服務方式有待自己去創造和運用。

5 結束語

秘書工作的輔助性、被動性、綜合性、事務性等特點，決定了秘書工作很難有一個統一、標準的規范，但秘書職業富有挑戰性，它要求所有的秘書人員既要堅持原則按規定辦事，又要協調處理好上下左右各方面的關系；既要精研本行熟練掌握秘書業務，又要博覽群書廣泛了解各部門的相關知識。可以說，秘書工作是一項要求高、難度大、任務重的艱苦工作。秘書人員必須把握時代脈搏，開拓進取，迎難而上，不斷錘煉、充實、提高自我，努力在平凡的崗位上實現自身的價值。