醫院科技檔案整理工作中存在的問題及對策

醫院科技檔案整理工作是搞好醫院科技檔案管理與服務的基礎和前提條件。如果不進行科學的整理，就不能使各種科技材料系統化、條理化，也無法按照不同密級和不同專業分門別類妥善保管，確切地統計和準確迅速地提供利用。因此，整理工作搞得好壞，對提高醫院科技檔案工作的質量和科學管理水平，對充分發揮醫院科技檔案的憑證和查考作用都具有重要意義。

科技檔案有四個主要特點：①真實性：不僅真實記錄和反映了醫院的科技活動，而且能夠真實地說明醫院科技活動的歷史過程；②實用性：以保證在人們需要時提供查閱和參考；③保密性：科技知識在一定時間和范圍內擁有其知識產權的有價性；④專業性：要求從事科技檔案管理的工作者具有較高的轉業技術知識。

科技檔案整理中存在的問題

制度不健全：科技文獻材料產生于科技活動的整個過程，貫穿于每項科技活動的始終，任何一項科研活動的每一個工作程序都會產生反映和記錄其過程或成果的科技文獻材料，經過收集、積累和整理，到該項科技活動結束，全部科技文獻應齊全無缺，經過審查后及時整理歸檔。但由于制度不健全，在某些科研活動中所產生的許多寶貴資料從項目計劃、項目報告、原始記錄、實驗數據等等缺乏跟蹤性紀實的材料積累，也沒有監督措施，使檔案形成不齊全、不完善、不準確，加之醫院人才的流動性頻繁，這些成果往往會被帶走，大量的資料被浪費，對醫院的醫療技術創新和研究工作造成一定損失。

檔案意識淡薄：部分醫務人員缺乏檔案意識，不愿將科技文獻材料歸檔。科技文獻材料的形成記載著醫務科技人員的勞動成果，有一定的價值和使用價值，立卷歸檔后有利于開發和利用，但是仍有部分科技人員思想保守，認為留在自己手里用起來方便，而且比較安全，認識不到檔案工作在醫院管理中的重要性和必要性。致使絕大多數科技文獻材料在現實工作中外流，甚至丟失、損壞，結果影響檔案整理收集。

缺乏科技資料信息資源整體性：科技檔案是醫院重要的信息資源，由于醫學模式的轉變，醫院管理已經由單純的經驗管理向科學化、規范化管理邁進，而忽視科技檔案搜集管理則會失去檔案工作的完整性，醫院信息資源缺乏整合性，跟不上新時期發展的需要，不利于科學管理。

零散文獻材料的收集機制不完善：收集效率不高，對零散科技文獻材料的收集工作不完善，責任不清，相互推諉現象時有發生，部分零散材料遺失，給以后整理利用形成一定難度。不能及時歸檔。

立卷機制不靈活：有價值的文獻得不到足夠的重視和統一收集，造成檔案收集效率不高。只重視醫院文書檔案立卷管理，不強調業務部門主動歸檔，失去了科技檔案的完整性，如有些業務科室在某項科研完成后，未經科技檔案管理部門處理，就向上級部門呈報，不留底稿不存檔，造成歸檔的文獻中只有審批材料。

沒有專職檔案管理人員：由于科技檔案分散管理，大多是兼職檔案員，人員配備隨意，流動性大，他們缺乏檔案管理專業知識，對科技檔案的收集程序概念含糊不清，影響檔案管理水平，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展，缺乏創新的活力。加之其他日常事務繁忙，根本沒時間整理檔案，所以很難使檔案整理工作以出色的工作效果使科技人員信任和理解，同時科技人員很難體會到檔案收集歸檔給他們帶來的方便和效益。

改善醫院科技檔案管理的對策

建立完整有效的監管制度：每一項科技活動從提出任務到最終完成任務，盡管經歷著不同的階段，有許多專業工序，但各階段、各工序之間都是相互聯系，一環緊扣一環，缺一不可的。并構成一個有機聯系的統一體。科技活動的這種規律性和嚴密性，決定了反映和記錄這一項科技活動的科技文獻材料，是一個獨立的有機整體，具有成套性，否則就不能真實地客觀地反映一項科技活動的完整面貌。因此，從制度上明確規定科技檔案的歸檔范圍和要求，建立符合實際情況的檔案管理制度，并加以完善實現動態管理和考核，一旦發現遺漏丟失，及時查找補救，確保醫療科技檔案材料整理的完整性，為醫院科技活動服務。

把醫院科技文獻材料的形成、積累和歸檔納入各項管理和制度中：一是納入科技工作程序中。例如：某項科研活動，要按照科研的工作程序，明確規定科研準備階段、研制階段、鑒定驗收階段、上報獎勵階段以及推廣應用階段各自應形成和積累哪些科技文獻材料。二是納入科技工作計劃管理中。每項科研工作在計劃階段都要相應地把有關科技文獻材料的形成、積累列入計劃之中，同科研任務同時下達，同時驗收。三是納入有關人員的責任制中。以強化有關人員的責任感。

發揮各業務部門的協同作用：檔案工作人員應該走出去，和各業務部門相結合，了解和掌握科技活動的計劃、程序和進展，協助和指導他們搞好科技文獻材料的形成、積累、整理和歸檔工作。在對每一項科技活動成果進行鑒定驗收時，檔案人員也應參加驗收幫助把關，這樣對保證科技文獻材料完整、準確、系統的歸檔保存以及歸檔后的進一步整理和有效利用都有重要意義。

強化對零散科技文獻材料的收集工作：為使零散科技文獻能完整及時地歸檔，制定了零散文獻收集歸檔的制度，使零散的科技文獻材料真正起到憑證和查考的作用。因此，不論是歸檔前的形成積累和整理，還是歸檔后的整理編目，都要按照科技活動本身的內在聯系和固有的秩序，來決定科技文獻材料的取舍、分類和排列。既不能把屬于同一整體的檔案分散打亂，也不能把一堆互無關聯的檔案任意拼湊在一起。

檔案管理是一項長期工作，要使各級嚴格把關，責任到人，為此先后建立了檔案人員的責任制度，同時又相應建立了歸檔、立卷、閱卷、借卷以及檔案收集的交接手續制度，并將制度上墻，公布于眾。使全院職工了解科技檔案收集的意義，使他們放下包袱，解除顧慮，積極參與科技檔案管理。

培養檔案管理人員的良好素質：檔案人員應該熱愛自己的本職工作，業務要精、責任心要強，在選配檔案管理人員時要考慮德才兼備的原則，要懂得檔案工作是在為后人，為國家積累財富，要有甘為人梯的精神。在業務上應具備相應的文化、技術和業務素質，不斷總結探索醫院科技檔案管理工作業務發展，推動醫院科技檔案管理水平的提高。