淺析企業合同管理

摘要：合同管理的重要作用在于企業推行合同管理制度，是企業用法律的手段管理企業經濟行為的重要形式。企業應當加強合同管理，確定合同歸口管理部門，明確合同擬定、審批、執行等環節的程序和要求，定期檢查和評價合同管理中的薄弱環節，采取相應控制措施，促進合同有效履行，切實維護企業的合法權益。

關鍵詞：合同；管理；風險；控制；措施

合同，是指企業與自然人、法人及其他組織等平等主體之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。如何做好合同的管理工作直接關系到企業的切身利益。企業每年都有一大批合同的訂立、履行，以及變更或解除、終止，如果僅憑工商行政管理機關和上級有關業務主管部門對合同進行管理監督是遠遠不夠的，還需要企業內部加強合同管理，即圍繞著合同的訂立、履行、變更、解除等活動的全過程管理。這些活動是相對獨立而各自有著不同的內容和特點，相互之間又有著密切的聯系。下面就合同管理活動過程中的風險和各環節控制點、措施方面做如下的論述：

一、企業應當關注與合同管理有關的下列風險

（一）未訂立合同、未經授權對外訂立合同、合同對方主體資格未達到要求、合同內容存在重大疏漏和欺詐，可能導致企業合法權益受到侵害。

（二）合同未全面履行或監控不當，可能導致企業訴訟失敗、經濟利益受損。

（三）合同糾紛處理不當，可能損害企業信譽和形象。

二、合同訂立環節的關鍵控制點及控制措施

（一）企業對外發生經濟行為，應該訂立書面合同。首先必須做好立項審批工作，待簽項目必須已經納入公司年度生產經營計劃，項目資金已經落實。經有關部門辦理簽訂合同申請，經過相關部門及公司領導同意后，方可辦理有關合同簽訂事宜。其次，應當充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關內容，確保對方當事人具備履約能力。在資質審核方面要求提供以下資料：第一法人營業執照、專業資質證書、安全生產許可證書、質量或環境管理及職業健康等有關認證證書及特殊行業所需要的相關論證。第二，審查代訂合同的代理人資格，主要是委托權限及委托期限。

（二）合同雙方通過談判確定雙方的權利義務。根據談判情況調整合同談判預案，從而使合同談判向我方希望的方向發展，由于合同談判是交易雙方進入實質性交涉階段，所以必須做到以下幾點：第一、談判目標明確，涉及實質問題。第二，合同談判是以法律形式確認雙方交易的有效性。第三、簽訂合同要符合法律程序具有合法性。企業根據協商、談判等結果，擬訂合同文本，按照自愿、公平原則，明確雙方的權利義務和違約責任，做到條款內容完整，表述嚴謹準確，相關手續齊備，避免出現重大疏漏。合同文本一般由業務承辦部門起草、法律部門審核。

（三）企業應當對合同文本進行嚴格審核，重點關注合同的主體、內容和形式是否合法，合同內容是否符合企業的經濟利益，對方當事人是否有履約能力，合同權力和義務、違約責任和爭議解決條款是否明確等。企業應當建立合同會審制度。合同承辦部門應當將起草的文本交由合同關鍵條款涉及的其他專業部門和法律部門會同審核并出具書面意見。重點包括以下幾方面①經濟性，合同內容符合企業的經濟利益。②可行性，簽約方資信可靠，有履約能力，具備簽約資格；資金來源合法，擔保方式可靠，擔保資產權屬明確。③嚴密性，合同條款齊備、完整、文字表述準確，附加條件適當、合法；合同約定的權力義務明確，數量、價款、金額等標示準確；合同有關附件齊備；手續完備。④合法性，合同的主體、內容和形式合法；合同訂立的程序符合規定，會審意見齊備；資金的來源、使用及結算方式合法、資產動用的審批手續齊備。

（四）企業應當按照規定的權限和程序與對方當事人簽署合同。正式對外訂立的合同，應當由企業法定代表人或由其授權的代理人簽名或加蓋有關印章。授權簽署合同的，應當簽署授權委托書。

（五）企業應當建立合同專用章的保管制度。合同經編、審批及企業法定代表人或由其授權的代理人簽署后，方可加蓋合同專用章。對于重要合同，原則上應當與合同對方當事人當面簽訂。對于確需要企業先行簽字并蓋章，然后寄送對方簽字并蓋章的，應當采用在合同各頁碼之間加蓋騎縫章、使用防偽印記等方法對合同文書加以控制。

合同定立后，合同副本及相關審核資料應交由檔案管理部門歸檔，合同正本由合同歸口管理部門負責保管和履行。

（六）企業應當加強合同信息安全保密工作，未經批準，不得以任何形式泄露合同訂立與履行過程中涉及的商業秘密或國家機密。

三、合同履行環節的關鍵控制點和控制措施

（一）合同應當遵循誠實信用原則嚴格履行合同，對合同履行實施有效監控，強化對合同履行情況及效果的檢查、分析和驗收，確保合同全面有效履行。

企業應當監控合同的履行情況。合同履行過程中，如對方可能發生違約、不能履約、延遲履約等行為的，或企業自身可能無法履行或延遲履行合同的，應當及時采取應對措施，并向企業有關負責人匯報。合同到期時，應及時與對方辦理相關清結手續，了解權利義務關系。合同生效后，企業就質量、價款、履行地點等內容與合同對方沒有約定或者約定不明確的，可以協議補充，不能達成補充協議的，按照國家相關法律法規、合同有關條款或者交易習慣確定。

（二）在合同履行過程中發現有顯失公平、條款有誤或對方欺詐行為等情形，或因政策調整、市場變化等客觀因素。已經可能導致企業利益受損，應當按規定程序及時報告，并經雙方協商一致，按照規定權限和程序辦理合同變更或解除事宜。

（三）企業應當加強合同糾紛管理，在發行合同過程中發生糾紛的，應當依據國家相關法律法規，在規定時效內與對方當事人協商并按規定權限和程序及時報告。經雙方協商達成一致意見的合同糾紛解決方法，應當簽訂書面協議我，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章后生效。合同糾紛經協商無法解決的，應向企業有關負責人報告，并依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。法律部門會同有關部門研究仲裁或訴訟方案，報企業有關負責人批準后實施。

（四）企業財務部門應當根據合同條款審核后辦理結算業務。未按合同條款履約的，或應簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權拒絕付款，并及時向企業有關負責人報告。

（五）合同管理部門應當加強合同登記管理，充分利用信息化手段，定期對合同進行統計、分類和歸檔，詳細登記合同的訂閱、履行和變更等情況，實行合同的全過程封閉管理。

（六）企業應當建立合同履行情況評估制度，至少于每年年末對合同履行的總體情況和重大合同履行的具體情況進行分析評估，對分析評估中發現的合同履行中存在的不足，應當及時加以改進。

四、合同驗收結算工作的關鍵點及控制措施

為做好合同的驗收結算工作，應成立項目驗收小組，對于已經履行的合同（特別是施工合同），應按合同規定進行全面的檢查驗收。對于驗收中發現的問題提出整改意見，并根據有關規定進行處罰。這里特別說明一下施工類合同的結算，對于驗收合格辦理結算的項目，施工單位必須提供工程項目任務書、開工證明、隱蔽工程驗收記錄、工程技術檔案、工程驗收證明、施工所用材料合格證等各項證明資料和經建設單位定額、審計及中介機構審定的工程結算書，并由經辦單位填報結算報告單，方可辦理結算事宜。

綜上所述，加強企業的合同管理對于企業經營管理工作水平的提高有十分重要的作用。隨著經濟體制改革的不斷深入發展和“對外開放，對內搞活”方針的貫徹，合同管理的重要作用也愈來愈明顯。因此我們企業應加強合同管理，重視合同管理，保證企業對外經濟行為不受侵害，經濟利益得到保護。

（編輯：YY）