聲像檔案歸檔與保存的數字化管理創新

摘 要：聲像檔案的歸檔與保存，是其有效管理與利用的首要問題。引入數字化管理模式，可以提高聲像檔案歸檔、檢索的效率，有利于信息資源的整合利用和加工處理。有計劃、有步驟地開展數字化工作，控制其歸檔與保存過程中的可預見風險，可使聲像檔案的數字化管理落到實處。

關鍵詞:聲像檔案；歸檔；保存；數字化；管理創新

中圖分類號：C93 文獻標志碼：A 文章編號：1673-291X（2012）06-0222-02

聲像檔案是指在社會活動中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說明的具有保存價值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來并予以再現，具有現時性和不可重復性。

一、聲像檔案歸檔與保存管理存在的問題

由于過去物質和技術條件所限，產生的聲像資料很少。隨著社會的發展及辦公條件的改善，數碼相機、攝像機的使用越來越廣泛，隨之產生了大量的聲像文件。如何對聲像檔案進行歸檔與保存，是其有效管理與利用的首要問題。

1.攝錄人員對聲像檔案的歸檔意識薄弱。或者對聲像檔案的性質并不了解，導致未能得到妥善的歸檔保存；或者在數碼、影音設備使用過程中，因存儲空間不夠等原因，將原有聲像資料在沒有備份的情況下進行覆蓋、刪除，造成聲像檔案大量流失；或者部分聲像檔案未及時移交檔案部門統一保存，因無相應的記錄和說明導致歸檔困難。另外，檔案人員的變動和機構調整，也會造成聲像檔案的失控或流失。

2.檔案部門在聲像檔案收集上難以控制。拍攝多為業務部門，檔案部門對其拍攝時間、內容及照片、錄像數量沒辦法進行相應的控制措施，聲像檔案的歸檔往往處于被動地位，滯后于業務活動，且多數情況下收集到的聲像檔案僅為不完整的一部分。因此，不能全面完整反映當時業務活動的原貌，失去了聲像檔案的歷史意義。

3.聲像檔案歸檔范圍不明確。目前多數單位在歸檔材料類別中均有聲像檔案的類別，但對于哪些范圍內的聲像檔案應該歸檔沒有明確規定，這在很大程度上影響了攝錄人員將聲像資料主動歸檔的積極性。

二、聲像檔案歸檔與保存中的數字化管理引入

如何保管好聲像檔案的完整性，最大限度地延長聲像檔案的壽命，是擺在檔案人員面前的一項重要課題。隨著計算機技術、網絡技術與現代通信技術的快速發展，聲像檔案的數字化管理，是檔案現代化建設的大勢所趨，有利于實現聲像檔案的應有價值，也是人類社會發展的必然結果。

1.照片檔案歸檔的數字化管理創新。對原有已歸檔的紙質照片檔案，如果數量較多，可以用掃描儀分批進行掃描，并標注說明，包括時間、事件背景、人物、地點。而作為檔案保存的數碼照片，原則上不要進行處理，照片上的原始數據，不僅是拍攝時間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數碼照相機拍攝的照片檔案，可以直接用數據線傳輸進電腦，存儲在硬盤盤上，并可編寫程序對其進行管理及利用。

以電子文檔形式保存的照片檔案，電子文檔即是照片也是底片，可以根據用戶的需要，隨時進行打印。同時，對于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop圖形處理軟件進行修復和處理，以達到最佳效果。調看電子照片檔案，次數再多也不會對圖像效果有任何損耗。

2.磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數字化管理創新。對于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過計算機技術，轉換成數字化模式，進行數字化處理，并存儲入硬盤，可以長久保存。在歸檔的過程中，可根據其所反映的內容或專題來進行，使同一內容或同一事物的照片歸入同一類中。

聲像檔案的數字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時進行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時，就可以馬上給每份文件編制一個唯一的文件號或相應的分類號和檔案號，在歸檔的同時，即可進行電子檔案的主題詞標引、著錄。技術條件允許時，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。用戶查閱時，只需給出文件號或主題詞，即可以檢索出相應的文件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動強度。

聲像檔案資料轉化為電子文檔后，利用計算機可對電子檔案信息資源進行信息整合和加工處理，克服手工信息加工模式時間長的缺陷，縮短信息整合加工的時間，提高了檔案信息利用的時效性；與紙質照片檔案相比，電子檔案信息傳遞更快捷、更方便。

三、聲像檔案數字化歸檔與保存的風險控制

由于國內外至今沒有聲像檔案歸檔、保存的規范和標準，因此很多單位采取與紙質檔案同樣的存儲方法來保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時采取遷移或多次遷移聲像檔案來達到長期保存的目的，在遷移過程中常常伴隨著很多風險。同時，存儲硬件設備在歸檔過程中也存在著幾個需注意的問題。

1.數字化格式轉換的遷移風險。技術環境的變化主要體現在格式的轉換方面，格式的轉換對數字聲像檔案來說具有至關重要的影響，而通常的格式的轉換就是將文件由一種格式（多數為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進行壓縮。數字聲像檔案格式的轉換過程中，對檔案的真實性、完整性都可能造成嚴重的危害，面對這樣的風險，《電子文件歸檔與管理規范（GB/T18894-2002）》做出規定：音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。

以WAV為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規范》的規定也是考慮到了避免經過有損壓縮破壞文件的二進制數據流配置，進而破壞聲像檔案內容信息。然而作為聲音文件的“源”，WAV占用了極大的存儲空間，因此，在保存檔案時要綜合考慮檔案價值與存儲空間，根據不同情況做出不同選擇。然而，《規范》提出了聲像檔案的通用格式并不意味著檔案工作人員在存儲檔案時要將檔案全部轉換成一種格式。目前并沒有統一的格式規范，也沒有形成真正的國際標準，這就導致了一旦格式規范由某個組織或個人所專有，一旦這個組織或者個人消亡，則所有的數字檔案將成為不可解讀的無用信息。因此，采用專有格式存儲聲像檔案面臨數據丟失的巨大風險。

2.數字化硬盤存儲的設備風險。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲在硬盤中，如果硬盤發生老化，就會導致聲像檔案數據的損失。一方面，可以對存儲聲像檔案的硬盤采用“自監測、分析及報告技術”，監測磁頭、磁盤、馬達、電路等，當監測對象出現安全值范圍以外的情況時，會自動發出警告，自動降低硬盤的運行速度，把重要數據文件轉存到其他安全扇區，甚至把文件備份到其他硬盤或存儲設備。因此，可以對硬盤潛在故障進行有效預測，提高數據的安全性。另一方面，可以采用驅動器健康檢測技術，讓用戶方便快捷地檢測硬盤的運轉狀況，通過讀取伺服位置錯誤信號來計算出盤片交換、伺服穩定性、重復移動等參數，并給出圖形供用戶或技術人員參考，可以對硬盤式聲像檔案進行備份，以移動硬盤的方式在合適條件下保存，并定期在獨立系統的計算機上進行檢測，確保檔案安全。

四、聲像檔案數字化歸檔與保存的措施建議

1.有計劃、有步驟地開展數字化管理工作。這是實現聲像檔案數字化的有效途徑。首先，對原有的聲像檔案材料進行數字化處理；其次，把數字化的聲像檔案材料實行信息資源網絡化管理。各單位可利用局域網，建立檔案館主頁，把數字化的聲像檔案放到局域網服務器上，直接通過網頁點擊來選擇和播放相應的聲像資料，設立相關聲像檔案資料庫查詢專欄，方便檢索；最后，加強計算機的防毒措施，對聲像檔案實行分級、分類管理。

2.提高檔案管理人員的業務素質。這是實現聲像檔案數字化的組織保證。要加快培養造就一大批既懂檔案理論基礎知識、又有較高專業素質和現代信息技術的復合型人才。“人才先行”是加快聲像檔案數字化、信息化進程的前提。由于歷史原因，企業檔案管理人員大多數不熟悉信息技術。為此，必須突出做好以下兩個方面的工作：首先，通過在職學習、脫產培訓和外出進修等各種方式，對檔案管理人員進行計算機操作技術的再教育；其次，繼續加強有關網絡技術以及與信息技術相關的專業英語學習，使她們盡快適應數字化、信息化工作的要求，是當前乃至今后相當長一段時期內，檔案管理人員繼續教育的重要內容。

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[責任編輯 王玉妹]