增強會計電算化管理的探索

[摘 要]會計是社會生產力發展的產物，經濟越發展，會計越重要。隨著社會經濟的發展及經營管理水平的不斷提高，會計數據處理的工作量大大增加，數據處理程序也更加復雜，利用計算機代替手工操作，實現會計數據處理的計算機化已經成為不可逆轉的歷史趨勢。

[關鍵詞]會計 電算化 管理

會計電算化，其含義是“電子計算機在會計中的應用”，即用電子計算機代替手工記賬、算賬、報賬，以及代替部分由大腦完成的對會計信息的處理、分析和判斷的過程。

一、會計電算化的意義

1.提高了會計信息的質量和會計工作的效率，降低了會計人員的勞動強度。電算化會計以計算機為信息處理工具，提高了會計數據處理的速度和精度；數據處理的自動化、程序化和規范化，提高了會計信息的及時性、可靠性和相關性。

2.提高會計人員素質，促進會計工作的規范化。會計電算化，給會計工作增添了新內容，從各方面要求會計人員提高自身素質，更新知識結構，一方面為了參與企業管理，要更多地學習經營管理知識，另一方面還必須掌握電子計算機的有關知識。同時良好的會計基礎工作和規范的業務處理程序，是實現會計電算化的前提條件，所以會計電算化也要求促進會計工作的規范化。

3.促進會計職能的轉變。手工條件下，廣大財會人員被繁重的手工核算工作所包圍，沒有時間和精力來更好地發揮會計參與管理、決策的職能；通過電算化，使財會人員解脫了繁重的手工操作，有時間和精力，也就有條件參與企業管理與決策，為提高企業現代化管理水平和提高經濟效益服務。

二、會計電算化的基本內容

1.會計核算電算化。會計核算電算化是會計電算化的第一階段，是會計電算化的最基本的要求。其主要內容包括以下四項。

(1)建賬工作電算化。建賬主要包括設置會計科目和初始數據，即在會計核算軟件開始投入使用時，通過初始化功能輸入一級會計科目和所屬明細會計科目的名稱及編碼，并在每個科目的金額欄內輸入期初數據。只有所有會計科目的余額和發生額校驗平衡并加以確認后，初期建賬工作才算完成。

(2)錄入記賬憑證電算化。記賬憑證錄入是賬務處理時工作量最大同時也是非常重要的一項工作，錄入質量會直接影到后面產生的數據的質量。會計核算軟件中記賬憑證的來源有：根據系統內的數據自動產生，例如工資、固定資產、銷售、存貨等項目處理完后，可以自動將業務生成記賬憑證。除此之外，一些其他憑證必須通過手工錄入。如果工資、固定資產、銷售、存貨等業務系統沒有通過計算機處理，或者雖然通過計算機處理但沒有與總賬系統建立數據傳遞關系，則所有的記賬憑證都必須通過手工逐筆錄入。由于電算化系統中是由計算機自動登記賬簿，所以必須是登記賬簿之間確保記賬憑證的正確無誤。

(3)登記會計賬簿電算化。在會計電算化系統中，由于使用計算機進行數據處理，科目匯總表、匯總記賬憑證不再是登記總賬的依據，而是由計算機根據錄入的記賬憑證自動登記賬簿，日記賬與總賬、明細賬之間實現了數出一門（都從會計憑證上來），數據共享（同時產生日記賬、總賬、明細賬等）。

(4)成本計算和編制會計報表電算化。在通用會計軟件中，成本計算和編制會計報表工作都是由計算機自動完成的。軟件系統提供多種成本計算方法供用戶選用，由計算機根據機內有關成本費用的各項數據，按照國家統一的會計制度規定的方法自動進行成本計算；提供通用報表生成器或可由用戶自定義報表的報表生成功能模塊，幫助用戶編制各種會計報表。

2.會計管理電算化。會計管理電算化是在會計核算電算化的基礎上，利用會計核算提供的數據和其他相關資料，借助計算機財務管理軟件提供的功能和信息，進行會計預測，進行事中控制，開展會計分析，幫助會計管理人員合理地籌措資金、運用資金、控制成本費用開支、編制財務計劃；同時輔助管理者進行投資、籌資、生產、銷售決策分析等。通過會計管理的電算化，可以促進企業管理的現代化。

三、增強對會計電算化管理的探索

1.必須加強對計算機系統的硬件和軟件的管理。隨著計算機在會計工作中的應用，管理部門對由計算機處理的各種數據、報表等會計信息的依賴程度越來越大，這些會計信息的產生只有在嚴格的控制下，才能預防或減少使用計算機犯罪的可能性，保證其可靠性和準確性。會計部門必須針對計算機系統的特點，制定對用于會計工作的計算機硬件和軟件有關的操作管理制度和系統維護管理制度。

2.實行嚴格的授權控制。為了防止系統非法介入、篡改或發生舞弊行為，必須實行嚴格的授權控制。利用財務軟件權限控制功能，通過對不同人員權限的分配、設置密碼等手段對上機操作和動用系統資源加以控制。由于計算機軟件開發人員對軟件的結構和設計相當熟悉，他們有能力也有機會進行非正常的數據修改，因此，必須對其操作權限進行嚴格的限制，不允許軟件開發人員有會計記賬、修改、出納等權限。為此，主管會計應熟悉財務軟件，嚴格掌握操作人員的權限確定權，從而達到保證操作權限控制的有效性，進而保證會計信息和會計資料的真實性、合法性。

3.建立數據管理制度。首先，應加強會計數據的安全維護管理，確保會計數據和會計軟件的安全保密，防止對數據和軟件的非法修改和刪除。主要工作包括：必須經常進行備份工作，以避免意外和人為錯誤造成數據的丟失，每日必須對計算機內的會計資料在計算機硬盤中進行備份。對磁性介質存放的數據要保存雙備份。其次，應制定會計電算化系統發生意外事故時會計數據的維護制度，以解決因發生意外事故，而使數據混亂或丟失的問題。

四、結束語

會計電算化是企業管理信息電算化的重要組成部分，企業管理信息電算化的目標及任務，就是要以現代化的方法去管理企業，提高經濟效益。因而，會計電算化不僅要使會計工作本身現代化，最終目標是要使企業管理現代化，提高企業的經濟效益。

參考文獻：

[1]唐云錦.會計電算化，2003

[2]張新華.會計電算化，2009

[3]湯長勝.會計電算化技術，2010