淺析電算化會計系統的內部控制

摘要：本文討論了電算化會計系統對內部控制的特殊要求，同時提出對系統開發和實施的系統發展控制、對計算機會計系統各個部門的管理控制、對計算機會計系統日常運行過程的日常控制。

關鍵詞：電算化系統內部控制

管理控制企業在建立了電算化會計系統后，企業會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化。如會計數據處理的速度加快，會計核算的準確性和可靠性得到提高，減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但是，也為企業的內部控制帶來許多新問題，由于電算化會計系統的特殊性，建立一套適合電算化會計系統的內部控制制度就顯得非常重要。

一、電算化會計系統對內部控制的特殊要求

（一）計算機的使用改變了企業會計核算的環境企業使用計算機后，企業的會計核算的環境發生變化，如財務部門從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。

（二）電算化會計系統改變了會計憑證的形式。原先反映會計和財務處理過程的各種原始憑證、匯總表、分配表、工作底稿等作為基本會計資料的書面形式的資料減少了。甚至交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上。

（三）計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度。由于儲存在計算機磁性媒介上的數據容易被篡改，有時甚至能不留痕跡地篡改，數據庫技術的提高使數據高度集中，未經授權的人員有可能通過計算機和網絡瀏覽全部數據文件，復制、偽造、銷毀企業重要的數據。計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大。

二、計算機會計系統的內部控制制度

（一）日常控制

1. 業務發生控制。是采用相應的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經濟業務。在經濟業務發生是，通過計算機的控制程序，對業務發生的合理性、合法性和完整性進行檢查和控制。

2. 數據輸入控制。企業應該建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。數據輸入控制首先要求輸入的數據應經過必要的授權，并經有關的內部控制部門檢查；其次，應采用各種技術手段對輸入數據的準確性進行校驗。

3. 數據通訊控制。數據通訊控制是企業為了防止數據在傳輸過程中發生錯誤、丟失、泄密等事故的發生而采取的內部控制措施。企業應該采用各種技術手段以保證數據在傳輸過程中的準確、安全、可靠。

4. 數據處理控制。數據處理控制是指對計算機會計系統進行數據處理的有效性和可靠性進行的控制。

5. 數據輸出控制。數據輸出控制是企業為了保證輸出信息的準確、可靠而采取的各種控制措施。輸出數據控制一般應檢查輸出數據是否與輸入數據相一致，輸出數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的需要，數據的發送對象、份數應有明確的規定。

6. 數據存儲和檢索控制。為了確保計算機會計系統產生的數據和信息被適當地儲存，便于調用、更新和檢索，企業應當對儲存數據的各種磁盤或光盤作好必要的標號，以便業務人員或審計人員查詢或跟蹤檢查。

（二）管理控制

1. 組織機構設置。企業實現了會計電算化后，應對原有的組織機構進行適當的調整，以適應計算機會計系統的要求。組織機構的設置必須適合企業的實際規模，符合企業總體經營目標，并且，應按精簡、合理的原則對組織機構的設置進行成本效益分析。

2. 職責劃分。內部控制的關鍵之點就在于不相容職務的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。

3. 檔案管理。計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。

（三）系統開發、發展控制

1. 授權和領導認可。計算機會計系統的開發和發展必須經過有關領導的認可和授權。計算機會計系統的發展和更新是對原有計算機會計系統進行重大改進，同樣對會對企業管理體制造成較大的影響，同時對現有計算機會計系統的任何改動都可能危及整個系統的安全可靠，因此也必須得到授權和領導認可。

2. 符合標準和規范。計算機會計系統的開發和發展項目，不論是自行組織開發還是購買商品化軟件，都必須遵循國家有關機關和部門制訂的標準和規范。其中包括符合標準和規范的開發和審批過程、合格的開發人員或軟件制造商、系統的文件資料和流程圖、系統各功能模塊的設計等等。

3. 系統轉換。企業應在系統轉換之際，采取有效的控制手段，做好各項轉換的準備工作，如舊系統的結算、匯總，人員的重新配置、新系統需要的初始數據的安全導入等。新的計算機會計系統是否優于舊系統，還需要進一步接受實踐的檢驗。因此企業在系統轉換之際，采用新舊系統并行運行一段時間，以便檢驗新的計算機會計系統。

4. 程序修改控制。企業經營活動變化及經營環境變化，可能導致使用中的軟件進行修改，計算機會計系統經過一段時期的使用也會發現一些需要進行修改的地方。對會計軟件進行修改必須經過周密計劃和嚴格記錄，修改過程的每一個環節都必須設置必要的控制，修改的原因和性質應有書面形式的報告，經批準后才能實施修改，計算機會計系統的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關的記錄都應該打印后存檔。

參考文獻：

[1] 郭敏莉，試論電算化會計系統的內部控制，2010，（01）.