企業內部會計控制制度的建立與完善

摘要：本文以籌建期的Q公司現有的內部控制制度及狀況為前提，通過對其內部控制的各個環節進行分析，結合內部控制的基本理論，采用內部控制關鍵點分析法，指出了其現有內控制度的優勢以及存在的弊端，并針對弊端提出相應的改進措施，以進一步完善企業的內部控制制度，提高企業的經營管理效率水平。

關鍵詞：企業籌建 內部控制 建立完善

一、 內部控制的基本理論

內部控制是指一單位內部的管理控制系統，即為保證單位經濟活動正常進行所采取的一系列必要的管理措施，不僅包括單位最高管理當局用來授權與指揮經濟活動的各種方式方法，也包括核算、審核、分析各種信息資料及報告的程序和步驟，還包括對單位經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規章制度。內部控制的根本目標是保護單位財產、檢查有關數據的正確性和可靠性、提高經營效率、貫徹既定的管理方針等四個方面。就其基本結構而言，主要包括三個方面：控制環境、會計系統和控制程序。為保證內部控制的有效實施，應遵循以下六項基本原則，即：合法性原則；有效性原則；全面性原則；不相容職務相互分離的原則；成本效益原則；適時性原則。

對于以上六項基本原則，結合處于籌建期間的Q公司，應當特別注意遵循成本效益原則。內部控制的任何分工、審核、制衡，都需考慮是否符合這一原則。如果分工和制衡的成本高于效益，則不應當采取該項控制。如果一些控制會影響工作效率，但對整個企業來講，若不采用該項控制，則會造成重大損失，則應實施該項控制。只有遵循這些原則，內部會計控制才能落實到實處，不擺花架子、走過場、流于形式。

二、Q公司內部控制現狀

1. 關于貨幣資金收支和保管業務的內部控制現狀

（1）貨幣資金收支流程圖（圖1）。

（2）財務主管將財務稽核的權限授予出納人員，當員工報銷費用時，先由出納員審核原始憑證的合法性及合理性，審核無誤后在報銷單的財務稽核上簽字，員工憑此報銷單找老總及財務部長簽字，再由出納員付款。

（3）每天現金收付工作結束后，出納人員對庫存現金進行盤點，并核對庫存現金數與現金日記賬余額是否相符，杜絕出現超出庫存限額的現金仍然存放于保險柜的現象。

（4）銀行支票由出納員保管，印鑒由財務部長保管，做到了支票、印鑒分離保管。財務部設立專門的銀行支票以及銀行承兌匯票領用登記簿，每張支票及匯票的收取、領用都要將其票號、用途、金額、領用人及領用日期登記清楚。對于簽發有誤的支票要加蓋“作廢”章，并放入專門的作廢袋保管。

（5）金庫所在地設有防范措施和安全保障。保險柜鑰匙由財務部長保管，保險柜里存放現金的抽屜鑰匙由出納員保管。

（6）企業有關部門（如工程部）和個人用款時，首先要提前向審批人提交貨幣資金支付申請，注明款項的用途、金額、預算、支付方式等內容。然后審批人根據所擁有的職責、權限和相關程序對申請進行審批，不符合規定的應當拒絕審批；對于批準的申請還要進行復核，復核的內容主要有支付申請的批準程序是否正確，手續及相關單證是否齊備，金額計算是否準確，支付方式是否妥當。最后辦理支付，由財務人員接到審核無誤的申請后按照會計核算辦法進行賬務處理，填制記賬憑證，然后根據金額大小和批準權限送交有關負責人審閱，最后交由出納人員辦理。

2. 實物資產的內部控制現狀

目前，該公司正處于企業的籌建期間，其實物資產的購入量是相當大的。針對這一問題，公司建立了良好的實物資產管理制度。現將其低值易耗品管理現狀分析如下：

第一，各部門在每周五之前都要將下周所需的低值易耗品經公司常務副總審批后報送公司的供應部門，由供應部門進行統計并采購。

第二，采購回來的物品要統一交由供應部辦公室進行入庫管理，并辦理物品領用及相關手續。

第三，供應部門報銷物資采購費用時，發票后必須附入庫單，對于已經出庫的物品要后附出庫單。財務部根據這些出入庫單及出庫單建立低值易耗品臺賬。

第四，每月月末，財務部要配專門人員根據已建立的臺賬與辦公室的保管人員所建立的明細賬進行賬賬核對，做到賬賬相符；然后兩部門人員共同進行實地盤點，做到賬實相符。

3. 采購與付款的內部控制現狀

采購與付款的循環是外部商品和勞務的購置及付款。目前，公司購置的商品和勞務主要包括在建工程的物料用品及固定資產等項目。其采購主要是計劃性采購，偶然伴有臨時性采購。現以本公司購買白灰為例來說明其內部控制的基本現狀（圖2）：

公司在此循環的現有內部控制程序有：

（1）計劃性采購一般按照工程用料計劃由工程部門提出申請，經總經理批準后，交供應部處理；臨時性采購由申購部門提出申請，總經理批準后辦理。采購合同必須經總經理審批。

（2）計劃性采購由工程部門配合供應部門據實簽收。

（3）驗收合格后根據有效合同及發票付款。

4. 管理費用的內部控制現狀

籌建期的Q公司嚴格控制費用支出，為此，財務部在公司高層領導的配合下，出臺了紅頭文件《某Q公司差旅費管理制度》，為各部門經營業務的正常運行提供了保證。

首先，該制度對差旅費的借款額度作出了明確規定：其中總經理為5萬元，副總經理為2萬元，中層管理人員及普通員工根據出差地點、時間及業務性質預計差旅費超過1千元方可借款，但其額度不可超過2千元。

然后，該制度對借款審批流程作出嚴格規定：借款人員每次借款時必須填寫差旅費借款單，填寫清楚借款部門、借款人、借款金額、出差事由。高層領導的借款由董事長進行審批，審批同意后財務部方可支款；中層管理人員及普通員工不超過2千元的借款，由各部門經理審批簽字， 確認其出差業務的真實性后，經財務部長審批后方可辦理借支。

其次，該制度也對差旅費的開支標準及范圍作出了詳細的規定：1. 在本地區出差時，只報銷其交通費，不享受伙食補助，不得報銷住宿費。

2. 規定了公司員工因公到外地出差時所乘交通工具的最高標準，例如：公司高層領導乘坐火車的最高標準就是硬臥，飛機的最高標準是經濟艙，輪船是二等艙；而中層領導和普通員工是不允許乘坐飛機的，其最高標準分別為硬臥（火車）、三等艙（輪船）和硬臥（火車）、四等艙（輪船）。

3. 制度中又明確規定了員工因公出差伙食費、差旅費、室內交通費的報銷標準，該標準橫向以地區分類，縱向以職務分類，將各項費用標準細化，充分起到了控制費用支出的作用。

再次，該制度明確規定差旅費報銷期限為返回上班五天之內。

最后，制度中又對報銷的原始憑證的合法性、合理性作出了規定。

5. 會計系統的內部控制現狀

（1）復式記賬控制:

復式記賬控制要求對發生的每一項經濟業務，都要以相等的金額，在相互聯系的兩個或兩個以上的賬戶上進行平行登記。

一般企業對“預付賬款”科目只設置總賬和二級明細賬，如預付賬款－A公司；預付賬款－B公司。而Q公司根據自己籌建期間大量購進工程設備這一特殊情況，其預付賬款科目設置如下：預付賬款－A公司－某設備款；預付賬款－B公司－某項目款；這樣，不僅可以將主要供應商等往來公司反映出來，更重要的是可以直接反映出某項設備或工程項目的用款額度，使會計核算更方便，更完善。

對于大型工程設備的購進以及工程款項的支付，通常要向出賣方預付賬款。公司除按照以上三級科目設置明細賬以外，對于每筆款項的支付，其憑證后面都要附己編號的工程款或設備款的合同復印件，并且建立單位合同臺賬。這樣，公司就可以根據已付工程、設備款及合同隨時清繳發票，這對公司完善原始憑證的管理起到了不可忽視的重要作用。

（2）財務報告控制:

在企業的籌建期間，Q公司的主要財務報表是資產負債表。為了更直觀的反映資金流向，財務部特編制資金月報表。此表從每月1日開始編制，每日終了都要將本日資金支出數及余額反映在表上。這樣，不僅滿足了整月資金動態的反映，而且也將截至每日終了時的資金流向作出反應，以便于向領導層及時匯報資金動態。

6. 籌建期關于招投標的內部控制現狀

處于籌建期間的Q公司，各項工程項目的建設運行都要經歷招投標環節。現以軋鋼部最近發生的1250MM熱連軋工程招投標內部控制過程敘述如下：

第一，軋鋼部會同工程部根據圖紙制定招標文件，并要經過項目負責人和公司常務副總以及董事長的審核批準。

第二，通過網絡發表招標文件，并公布具體的投標時間以及開標時間。投標方需要在規定時限內投出封存的標書，并且在既定的開標日期之前，各投標方都要將投標保證金統一交到公司財務部門。公司財務部明確規定：投標保證金金額為5萬元，并且只收取現金。

第三，在開標日，軋鋼部、工程部、項目負責人以及公司常務副總一起對標書起封，（投標方的標書應由公司統一保管，絕對禁止提前拆封）并根據已經計算出的可比性數據對各投標方的標書進行比較、篩選，以選擇成本費用最低并且信用度較高的公司為最佳投標方。

第四，選出的最佳投標方為中標方，中標方開始承攬1250MM熱連軋工程。公司財務部向未中標的公司退還投標保證金。

三、Q公司內部控制現狀評價

1. Q公司關于貨幣資金收付和保管業務的內部控制評價

首先，通過分析Q公司貨幣資金收支過程，我們可以看出：在轉賬支票付款的過程中，簽發支票以及加蓋印鑒是由同一個人進行的。對已簽發支票加蓋印鑒的過程，也是對該票據的審核過程。籌建期的Q公司，由于內部財務人員的不足，這兩項連續的業務過程通常是由出納一人完成的，這樣就很容易使貨幣資金的支出環節失去控制，容易出現付款時的舞弊行為，造成公司財產的損失。

公司以減少財務人員數量來節約成本。但是，像以上這種由于一人兼任多崗的現象就嚴重違反了內部牽制原則，一旦發生舞弊行為，其造成的經濟損失遠遠會高于節約的成本。這就出現了分工和制衡的成本與效益相比較的問題，基于成本效益原則，公司財務部組織機構的設置亟待改進。

其次，公司的財務稽核與出納員是同一人，違反了不相容職務應相互分離的原則。當初，Q公司基于批地皮的需要，同時注冊了包括Q公司在內的14個公司。目前，這些公司尚未注銷，仍在運行之中。財務部現有四名財務人員，財務部長負責總體工作安排，一名記帳員，一名出納員，另有一名審計人員。而審計人員又負責稅務、銀行等對外業務，經常跑外，而審核工作也因此耽擱，人員相當緊缺。此時，財務部長就把稽核權限授予出納員，便出現了我們所看到的現狀。出納員不能兼任稽核，會計檔案的保管以及收入、支出、費用、債權、債務賬簿的登記工作，這是最基本的內部控制制度。尤其在企業的籌建時期，貨幣資金業務的發生更為普遍、頻繁，也是最容易出現問題的業務，因此，公司建立健全良好的貨幣資金內部控制制度是十分必要的。

再次，我們又清楚地看到了超出庫存限額的現金仍然存放于保險柜的現象，這對企業的資金保管是相當不利的，一些企業出現的“坐支”現象正是由于這一薄弱的控制環節而引起的。

最后，作為財務部的出納員，經常碰到副總憑借白條借款，辦公室主任憑借白條報銷招待費等其他費用的情況。公司財務部長沒有為企業的資金把好關口，迫于管理層的壓力，常常為公司領導憑借白條領款的行為“開綠燈”。目前的Q公司正處于籌建期，其中高層領導崗位的人員流動比較頻繁，經常出現人員更換現象。這種內部控制薄弱、管理松弛的情況極容易釀成經濟犯罪案例。比如：攜巨額公款外逃，辦理“投資移民”；動用公款炒股，以巨額資金在資本市場上買賣股票，謀取個人私利等。因此，公司內部控制制度亟須完善，這種內控制度的威脅因素也應該給予足夠的關注。

2. 采購與付款的內部控制評價

通過分析采購與付款流程圖，我們可以看到：在采購申請得到審批后，采購部門就直接聯系供應商，而缺少了“貨比三家”選擇供應商的環節；這樣極容易造成采購的物資成本偏高的現象；另外，我們又可以看到，公司的對外采購業務，幾乎完全由供應部門聯絡，而缺少其他部門的制約，這就極容易出現損公肥私、撈取回扣的現象；我們還可以看到，在合同簽訂后，白灰就直接入庫，更缺少了驗收白灰質量的環節，對于已購進工程物資的質量監測，公司沒有設立嚴格的把關環節，所購物資質次價高的現象更是無法杜絕。

3. 籌建期間關于招投標內部控制的評價

通過分析熱連軋工程的招投標過程，我們得知，該公司在以下兩個方面的內部控制環節作的比較出色：

首先，公司收取投標保證金只以現金方式收取，這就避免了投標方以空頭轉賬支票抵交保證金的現象，保障了公司的資金安全，減少了財務風險。

然后，公司以明確的制度規定各投標方的標書只能在開標日開封，這就保證了競標的保密性和公平性，避免了公司參與招標的人員憑借泄露標書內容而撈取回扣的現象。

四、Q公司內部控制現狀的改進措施

1. Q公司關于貨幣資金收付和保管業務的內部控制現狀的改進措施

（1）完善組織機構控制體系。目前，由于Q公司會計人員較少，為了達到內部控制的目的在會計崗位設置和權責劃分上，應考慮設置以下五個會計崗位。

a 財務主管兼任總賬會計

職責是在總經理的領導下，負責企業會計核算、會計管理工作的展開（在財務會計工作處理方面不由管理部門領導），并負責審核會計憑證，登記總分類賬，編制會計報表。

b 出納崗位

負責與貨幣資金收付有關的具體業務，如記錄日記賬，處理貨幣資金日常收支，簽發無印鑒支票，稅金及備用金核算等。

c 會計兼稽查

負責各種明細賬的登記工作，賬目的定期核對工作，對無印鑒支票加蓋公章及稽核工作，財產清查的安排與實施工作。

d 對外會計

專門負責銀行及稅務的對外會計工作。

由于崗位設置較少，在職責劃分上要注意不相容職務的相互分離，如出納、總賬與稽核，出納與總賬、明細賬的分離等。

e 設立內審專員

直接對總經理負責，代表企業管理部門對公司的內部控制系統的建立健全程度、執行情況、各種經濟責任制度的完善、落實和執行情況進行檢查、分析和評價，針對薄弱環節，提出改進和完善的建議與措施，有效控制目前公司存在的中高層領導憑借白條收取款項的現象，保證企業的各種內部控制制度得以有效實施。

（2）控制現金的使用范圍控制。下列各項支出可以用現金支出：工資、獎金、勞保福利支出；差旅費借款；生產經營中出現的在結算點以下的零星支出；在結算點以上的支出一律要通過票據結算。

（3）出納員每天工作結束時要清點現金。做到賬實相符，對于超出庫存限額的現金要及時送交銀行保管，同時要由內審專員做定期和不定期的盤點工作。

（4）銀行存款要及時對賬。并編制銀行存款余額調節表，發現核對不符的項目要及時報告負責人，并進行調查。

（5）嚴格內部牽制制度。堅持會計管賬不管錢，出納管錢不管賬的原則，實行會計人員和出納人員的相互牽制、相互監督制度；堅持現金收付的符合制度，避免差錯和舞弊。

2. 采購與付款的內部控制改進措施

（1）采購與付款的內部控制關鍵點

a 根據工程進度計劃、材料消耗定額、儲備定額，編制材料物資供應計劃和材料物資采購計劃，然后，根據物品庫存計劃，制定采購計劃和采購價格。

b 采購之前，購貨必須按正確的級別批準即請購單必須經有關主管人員簽字，供應部門方可受理。

c 材料等物資申購，采購，驗收和結算工作必須由不同的人員承擔，不得由一人包辦，要實行錢、賬、物分管。

d 采購人員除了因特殊情況特別授權外，只能在批準的采購預算所列貨物名稱、規格、數量的范圍內進行采購，不得擅自改變采購內容，采購預算根據工程進度計劃結合庫存來制定。

e 采購材料等物資，一般情況下需要與供應單位簽訂合同，重大供應合同，會計部門需要參與鑒定，倉庫保管部門要嚴格按照合同規定的品質、數量、質量進行驗收。

f 重要的材料物資要根據市場情況結合材料品質實行比價采購，以控制采購成本。

g 采購發票價格，運輸費，稅收等必須憑證齊全，并與合同符合無誤，才可辦理結算，支付貨款；采購材料等物資一般要通過銀行轉賬。

h 購貨發票以外增加的采購成本的各種費用，損失，必須經過有關主管部門的審查和損耗原因分析，以確定其合理性和合法性，通過授權批準后，會計部門方能支付和轉賬。

i 控制材料物資的儲備定額，以保證籌建期的工程施工需要，并以節約資金為原則，嚴防超儲積壓。

j 對于已入庫的物資，應有勝任的職工管理，并根據接近控制原則，通過限制無關人員的接近來保護資產的安全完整。

k 執行內部核查程序，檢查訂購單的處理，確定是否收到商品正確入賬，定期檢查驗收單的順序，確定每筆采購業務都已編制憑證，檢查憑單計算的正確性。

l 應付賬款、預付賬款明細賬分別與總分類賬核對相符。

（2）采購與付款的內部控制的具體改進措施

根據以上內部控制的關鍵點，采購與付款流程圖補充完善如（圖3）：

在執行以上流程的過程中，其內部控制制度的具體運作如下：

a 請購與審批：采購申請一般由使用部門或倉儲部門提出，由部門主管或其授權人審核是否合理，若合理則簽字后移交總經理審批。

b 采購：供應部門在接到請購單后，與采購計劃核對，審核采購申請的合理性，對合理的采購申請所需資金進行估算，由采購部門主管簽字認可；財務部門對采購申請與資金預算進行核對，審核其合理性后由財務部長簽字認可。采購部門接到批準的請購單后，對不同的供應商（通常兩家以上）進行詢價、比價，內容包括價格、質量指標、付款條件和交貨時間等，然后選擇采購成本最低的供應商發出訂購單，并簽訂合同，采購合同應與訂購單內容一致。采購合同訂立之后，供應部門指派專門的采購人員進行采購。由于中鐵公司白灰等材料供應基本固定，因此在對供應商進行審核、確定后。應重點加大對驗收環節的控制。

c 驗收：貨物到達后，有倉儲部門指派驗收人員對貨物進行實物計量，并與貨運單、訂購單進行核對。需要時由質檢部門對貨物進行檢驗。正確無誤后填制收料單。收料單的內容應包括供應商名稱、收貨日期、貨物名稱、數量和質量以及運貨人名稱等。

d 退貨與折讓：供應部門接到收料單后與采購合同核對，相符則登記采購登記簿；不相符，如數量缺少則應與供應商聯系補足，如質量問題則應考慮是退貨還是要求供應商給予折讓。

e 付款：財務部門再接到收料單后，應與購貨合同、發票核對，按照合同規定的付款條件予以付款并登記有關賬簿。

五、結論

通過上述分析，我們得知：盡管企業為了嚴格控制籌建期間成本費用支出而制定了費用報銷制度等一系列內部控制制度，并且根據企業在這一特殊時期工程設備、材料大量購進的特點進行了完善的會計系統控制，這些舉措對完善企業內部控制系統、節約成本起到了一定的積極作用。

但是，我們也清楚地看到了企業在貨幣資金以及采購與付款方面內控的薄弱性。根據這些薄弱環節。本文通過選擇各項業務內部控制的關鍵點，以這些關鍵點為切入點，補充完善內部控制的業務流程，對其已有內控制度加以改進，為強化企業內部控制，進一步完善企業管理制度，增加企業效益提供了重要保障。