優(yōu)化鐵路系統(tǒng)的檔案工作

鐵路局檔案管理部門創(chuàng)新檔案指導工作的思路，變“同一性”為“多元性”。對基礎不一的單位指導，分“逐漸型”和“優(yōu)化型”，繼而從傳統(tǒng)到科技化，從單項化到多項化，確立有計劃、有步驟、有側重、有特色地開展對基層單位檔案的指導工作。

近年來，鐵路的快速發(fā)展，給鐵路各個系統(tǒng)的管理工作轉型，拓展了發(fā)展空間，與此同時，也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)和考驗。針對當前的實際情況，如何以適新應變的精神，優(yōu)化和創(chuàng)新對鐵路基層單位檔案工作指導的思路、模式、方法和內容，有效地開展檔案指導工作，充分發(fā)揮檔案在生產經營中的作用，是擺在鐵路局檔案部門面前的重要課題。

一，優(yōu)化檔案指導工作的思路

自鐵路確立多元化經營戰(zhàn)略和生產力布局調整以后，市場經營主體隨著經營業(yè)務的發(fā)展，形成了多元化、專業(yè)化的趨勢，基層單位也由“單系統(tǒng)向多系統(tǒng)”轉換。目前，鐵路基層單位有運輸單位、非運輸單位、運輸輔助單位、鐵路建設指揮部、合資公司等幾大系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的單位雖然有一定的企業(yè)共性特征，但由于其自身性質所決定的個性內涵，使其產生的檔案及側重點在相互之間存在著較大的差異，用“同一性”的思路去指導，勢必失之偏頗。另外，這些基層單位的檔案管理水平往往也是不平衡的，有的已建檔且有一定的基礎，而有的是新建單位則“白紙一張”，有的剛剛起步，有的甚至尚未開展此項工作；有的檔案硬件比較到位，但管理軟件相對薄弱；有的文書、會計檔案相對規(guī)范，而科技、聲像、實物檔案卻幾乎是空白；有的建立了單位檔案管理網絡和制度，配備了必要的設施，而有的還未對此給予足夠的重視；有的檔案人員業(yè)務知識比較嫻熟，而有的卻一無所知；有的人員業(yè)務和經驗尚可，但面對新技術、新要求卻難以應對。為了有效加強對鐵路基層單位檔案的指導工作，全面提高基層單位檔案管理水平，鐵路局檔案管理部門必須創(chuàng)新檔案指導工作的思路，結合基層單位檔案管理的具體情況，變“同一性”為“多元性”， 對于新成立及未建檔的單位，指導要“基礎型”，從零開始，從無到有；對于剛建檔基礎較為薄弱的單位，指導要“逐漸型”，從有到優(yōu)，從低到高；對已建檔并有一定基礎的單位，指導要“優(yōu)化型”，從傳統(tǒng)到科技化，從單項到多項化，從而有計劃、有步驟、有側重、有特色地開展對基層單位檔案的指導工作。

二，優(yōu)化檔案指導工作的模式

以往鐵路局檔案指導的模式，一直停留在鐵路局“一人唱戲”的格局上，長期來依賴“從上至下”的指導路徑，即指導工作是我講你聽，我說你做，“以灌為主”。為了切實做好新形勢下對基層單位檔案管理的指導工作，必須優(yōu)化鐵路局檔案指導工作的模式，加快構建“縱橫貫通，緊密聯系”的指導平臺，鐵路局檔案部門主要負責“上對下”的系統(tǒng)指導、階段指導、新規(guī)定指導等；在基層建立“老對新”的橫向協作機制，發(fā)揮一些建檔基礎較好單位的作用，分組、分系統(tǒng)負責對同組、同系統(tǒng)新建檔單位的基礎性輔導；同時要加強溝通、協調，形成鐵路局與基層單位、系統(tǒng)和跨系統(tǒng)的檔案管理研究、改進和創(chuàng)新機制，通過優(yōu)化指導模式，真正形成“縱向到底、橫向到邊、相互聯動”的網格化檔案指導新模式，切實提高鐵路局整體檔案管理水平。

三，優(yōu)化檔案指導工作的形式

長期來，鐵路局檔案指導工作的形式基本上是單一“培訓”形式，這種形式已經滯后了鐵路局生產力布局調整以來的變化要求，嚴重制約了檔案指導工作的發(fā)展，創(chuàng)新“靈活新穎、實用可行”的多樣化指導形式已迫在眉睫。為了有效開展檔案指導工作，必須加快優(yōu)化和拓展指導形式。一是實行“集中與分散”相結合的培訓形式，定期全面地開展檔案基礎和共性知識的集中培訓，同時不定期地按系統(tǒng)或專業(yè)板塊分別組織專題培訓；二是實行“網絡與信息”相結合的指導形式，在現有鐵路局內部OA系統(tǒng)上，建立“檔案管理”專頁，分別開辟基礎知識、管理規(guī)范、工作程序、管理臺賬、信息技術等專欄，定期發(fā)布檔案管理的制度、機制和檢查考核結果，展示先進單位的經驗、新技術、新設備等。同時針對基層單位需求，利用電話、手機等信息平臺及時給予指導；三是實行“示范與現場”相結合的指導形式，在基層選樹各種類型的檔案管理示范點，以點帶面，為全局各系統(tǒng)基層單位提供可供借鑒和參考的示范標準，提高指導工作的直觀性、規(guī)范性。同時根據各示范點及各單位的具體情況，有針對性地開展現場指導工作，直擊問題關鍵，解疑釋惑，提高基層單位的認知度；四是實行“協作與輪訓”相結合的指導形式，通過基層檔案工作協作組活動，定期開展檔案工作交流、業(yè)務切磋、信息溝通、相互觀摩等，以此達到互相學習和互相促進的作用。同時，安排基層單位檔案人員到鐵路局檔案部門實踐、輪訓，使之全面了解檔案管理的各項工作以及各門類檔案的工作流程。通過倡導多渠道的檔案指導工作形式，切實提高檔案管理的有效性。

四，優(yōu)化檔案指導工作的內容

鐵路局檔案指導內容，基本以培訓檔案具體業(yè)務為主，不僅在大的板塊上沒有變化，在具體內容上也停留在傳統(tǒng)階段，這些內容在鐵路發(fā)展已經進入高速重載的時代以及檔案事業(yè)不斷發(fā)展的今天，顯然已經不能適應。鐵路新體制、新機制的不斷導入，對指導內容的制度建設提出了新的要求；檔案新技術的不斷研發(fā)應用，對創(chuàng)新檔案信息化建設提出了新的期盼；管理新設備的不斷投入使用，對人員素質的提高提出了新的標準。為了使指導內容能夠跟上企業(yè)和檔案工作的發(fā)展節(jié)奏，必須優(yōu)化指導工作的內容，做到“操作和管理”、“素質與創(chuàng)新”的一致性和先進性。一是改變以往單純的業(yè)務操作指導，在規(guī)范操作時，還要將檔案管理理念納入指導的內容，指導基層單位建立檔案管理的制度體系，如檔案網絡、崗位職責、獎懲、保密、安全等管理制度；收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統(tǒng)計等作業(yè)制度，確保檔案管理的制度化。二是要將基層單位不同性質的業(yè)務知識，充實到指導內容中，使基層檔案人員掌握單位業(yè)務的基本特點，能根據入檔的真實性、完整性、可用性、時效性和保密性原則，切實開展檔案的收集、整理和利用工作。三是要及時把新規(guī)定、新標準、新技術、新成果、新流程、新硬件等融入指導的內容，使基層檔案人員及時掌握檔案管理的新理論和新方法，持續(xù)改進落后的手工操作工藝，簡化繁瑣呆板的操作程序，推廣計算機先進手段，不斷開發(fā)檔案指導工作的新領域，提升檔案管理的質量和效率。四是轉變指導工作只注重檔案實體業(yè)務的現狀，要將檔案工作的主體—檔案隊伍的建設加入指導的內容。首先是加強檔案工作重要性和崗位責任性的指導，要使從業(yè)人員充分認識到，檔案管理工作是鐵路局整體工作的一個重要組成部分，事關鐵路建設和運營的安全與質量，效益與效率，要指導大家在這枯燥單調的環(huán)境中，耐得住寂寞，忍得住清平，培育極強的責任意識，良好的職業(yè)道德，認真嚴謹的職業(yè)態(tài)度，樂于奉獻的職業(yè)精神，堅守檔案管理工作崗位。其次是加強檔案人員的創(chuàng)新意識和能力的引導，從事檔案管理的人員，由于工作的思維定勢，習慣于按部就班，墨守陳規(guī)，按照傳統(tǒng)辦事，依據經驗管理，以老一套、老辦法應對一切，不善于改革，缺少創(chuàng)新的活力和能力。要引導和鼓勵檔案管理人員激發(fā)創(chuàng)新意識，聯系鐵路局改革發(fā)展的實際，以及檔案管理實踐中的新情況、新問題、新要求，進行分析、研究、改進和創(chuàng)新，努力營造創(chuàng)新的良好氛圍，逐步扭轉一些單位和一些人認為檔案工作可有可無的錯誤看法，逐步轉變檔案管理工作被邊緣化的現象。再次是加強檔案管理人員業(yè)務素質和能力的培訓指導。一些檔案管理人員面對新領域和新情況，常常出現應對不力、心中無策、業(yè)務能力顯失的狀況。為此在組織培訓指導的基礎上，還要引導他們提高自我學習的能力，不僅要學習檔案管理的技術、標準和規(guī)定，還要學習有關建設工程、運輸業(yè)務、信息技術、管理技術等知識，切實提高業(yè)務素質和檔案管理的質量。