突發事件狀態下醫用器材的籌措與供應

盧光澤 劉光榮

解放軍總醫院醫學工程保障中心，北京 100853

醫療裝備逐步成為現代醫療中一項支柱力量，各醫院就如何在常規情況下合理管理器材作出積極探討。但面對衛生行業可能發生的各種突發事件，如何組織好醫院在特殊的危機環境下醫療器材的采購、供給項目管理，是現代醫院發展過程中必須思考的一個重要方面。

1 研究背景

現代醫學常會面臨大規模籌集醫用材料的狀況。例如在我國2003年抗擊非典的斗爭中，就創記錄地在短短一周時間內籌建成一座編制1 000張床位的現代傳染病就診醫院。2008年四川汶川大地震，多家醫院組織醫護人員和大量醫療用物資奔赴抗震一線。2009年抗擊甲型H1N1病毒的物資戰備存儲。2011年高鐵出軌等各項事件。還有在國外，將面對近年來日益繁重的維和任務、戰事頻發以及不可預期的災難。這些行為的實現離不開醫用器材的大量集中籌措和供應。系統了解醫療物品的實際需求種類和數量需要專業應對，醫護人員通常更關注的是在特定地點和時間內得到開展醫療所需要的設備和材料。如何在短期內快速準確提供開展醫療工作必備的醫療裝備和器材，這成為擺在醫學工程人員面前的現實問題。

2 突發事件下的應對措施

2.1 危機管理團隊的建立

美國學者于20世紀60年代提出危機管理的概念。所謂危機管理，就是為應付各種危機情形所進行的規劃決策、動態調整、化解處理、員工培訓等后動的過程，目的在于消除或降低危機所帶來的威脅，危機管理應奉行“危機不僅意味著威脅、危險，更意味著機遇”的積極行為準則，危機管理一般具有不確定性、應急性和預防性特點[1]。

面對短期內突發組織大規模的醫療器材供應事件，任務具備不確定性大、時限性強、工作量大、實施困難等特征，且能在實施成功后具備預防性和轉危為安的重大意義等特點。醫療機構器械管理部門采取危機管理，日常危機管理團隊的建立和培訓是關鍵。對于處理該類突發事件，需要在器材供應危機管理領導小組基礎上，快速組建各類相關人員組成一個危機管理系統。該團隊成員日常接受過危機管理培訓，在實施過程中明確任務，能獨立承擔責任。組織機構的建立和高素質的專業人員配備是完成危機管理的關鍵因素，器材管理危機管理小組組成人員包括：項目管理領導人員、信息控制中心、采購人員、急救設備和材料供應中心人員、分類器械管理人員、技術保障人員、協調人員。在管理過程中，必須考慮危機管理流程的各個環節，包括任務識別；確定此次項目管理范圍，明確項目進度、可交付成果、關鍵因素，分配資源（誰負責何項具體管理），制訂應急和備份計劃。按上述具體步驟來管理這個計劃，且在實施過程中保持信息準確、及時和計劃完成進度匯報制度。

2.2 發揮信息管理的突出作用

信息技術的發展正在改變傳統的管理模式，提高管理效率[2]。數據庫技術作為一種有效的管理手段被廣泛應用，編制并開發合格器材供應商目錄數據庫為實施危機管理提供了基礎，在該數據庫中包含如下信息：代理商名稱，代理產品范圍、種類或名稱，器材生產廠家、國別，供應商信譽等級，供應商資金規模、經營狀況，綜合評價指標，聯系方式。數據庫的建立，可為日常采購提供主渠道。在該危機管理中，分辨貨物供應商的情況是成功實施的前提。因為器材需求量大，時間性強，要求供貨商有一定的日常物資儲備規模和物流組織能力，提供的器材質量可靠，信譽度高。利用器材種類或名稱為關鍵字，通過對數據庫的檢索，優先選出規模大、信譽等級高的器材提供商，同時需要注重和本地制造商和供應商的合作，規模定制是種降低風險的好辦法[3-4]。準確的信息匹配可有效減少聯系和溝通的盲目性，提高信息來源的準確性和質量可靠性，也利于多人同時開展工作，提高效率。

2.3 剛性的指揮體系和明確授權

柏恩斯和斯托爾克在研究外界環境對企業管理系統的影響時，發現處于急劇變動環境中的組織結構和處于穩定環境中的組織結構并不相同，將其歸納為剛性結構和柔性結構兩種類型。此危機管理團隊組織具備如下特征：團隊內領導體系明確，明確規定各部門的任務、職責和權限，成員的分工精細且具體，有規定的制度和工作程序，管理權力相對集中，組織內主要實行上下級之間的縱向溝通。剛性的指揮體系形成了關鍵時候的服從命令聽指揮的風格，危機管理中，這種剛性結構模式在任務實施過程中起到重要保障作用。由于任務明確，各級人員更多的是服從統一指揮和提高任務進度，剛性指揮體系提高了工作效率。適當的授權是該管理中重要環節，在明確分配任務后，合理的運用授權機制，讓團隊人員在自己的任務范圍類有較大的自主決策性，將為剛性結構對不確定環境的適應起到輔助作用。

2.4 建立合理有效的激勵機制

建立激勵機制之前，必須了解激勵因素。激勵是建立在人的需求基礎之上，激勵因素是對有此要求的人去做出各種成績的東西。源于需求的多樣性和層次性，激勵本身具備復雜性的特征，所以要靈活運用綜合激勵模式，充分調動每個人的積極性。危機管理中，由于人員的選擇具備了素質高、紀律性好、勇于承擔責任、行動效率高等特點，所以可以根據上述人員特征來合理把握適當的激勵原則。

物質激勵永遠是最有效的激勵手段之一[5]。雖然有人認為金錢激勵有一定的負作用，但要人員更加努力和出色，就要獎勵出色員工的優秀工作。讓真正努力工作的員工而不是無緣無故得到最好的報酬是一種合理的激勵方式，通過它體現了努力工作的價值和認可。上述的適當授權也是激勵方式的一種。對于工作出色，自我管理和自我激勵很好的員工，獲取尊重和能力的認可是一種需求，讓他們享受管理的樂趣和承擔責任符合發揮能力和自我激勵的需求，適當授權和自主決策能產生激勵作用。

不可忽視精神激勵的作用。讓大家意識到工作的意義，激發他們自我實現和贏得自尊的心理渴望，正是危機管理的特殊性加重了精神激勵的砝碼。例如在面對各類突發事件這種特殊的背景下，可以通過精神激勵和語言的贊賞激勵讓成員獻出他們的感情和潛力，這里的贊賞包括肯定贊賞法和目標贊賞法。

2.5 互連網的應用

互連網出現的深遠意義無需贅述，它對于我們社會、文化和交流的方式產生了巨大和迅速的影響。在完成我們的任務中，充分應用這個充滿生機、強大的技術，無疑是推動項目成功的有力工具。隨著技術的成熟和功能的強大，越來越多的廠家將辦公室搬到互連網上，虛擬組織和虛擬辦公室模式改變著人們交易的方式[6]。面對突發事件下的醫療采購和供給環境中，很多供應信息的來源、新興器材的信息收集都是通過網絡實現，正是信息的快速獲取和通過網絡的快捷溝通，才能在第一時間掌握市場最新信息，及時準確購置到器材，保證了任務完成。

另外，對于距離較遠的公司，還可以通過電子商務和網上支付等方式節約大量人力成本和交易成本。

3 案例應用

解放軍總醫院為三級甲等醫院，承擔著重要的治療、保健和科研任務，也是國內特大型的綜合性醫院。在2003年抗擊非典的斗爭中，解放軍總醫院第一時間建立急診隔離病區和組建發熱門診，妥善處理和治療非典患者。與此同時，解放軍總醫院還主動擔負起支援建立小湯山傳染病醫院的器材供應任務。期間，解放軍總醫院器械管理部門短期內及時籌措和供應了合計人民幣372萬元的進口設備和人民幣270萬元的醫用器材。在2008年“5.12”特大地震發生后，解放軍總醫院第一時間組織了近400人的醫療救護衛生隊，攜帶了數百萬元的各類醫用器材趕赴現場。現代醫療中器材的利用至關重要，醫用器材的及時到位，保障了該院抗擊非典任務的勝利完成，確保小湯山醫院的順利開診；在抗震救災的救治傷員過程中發揮了重要作用，有力地保障了人名群眾生命安全，在我國醫療事業記錄上都留下了重要的一頁。

醫院醫工部門日常注重器材管理隊伍和危機管理團隊的建立，對于處理各類突發事件積累了豐富的經驗。在每次緊急籌措急救物資過程中，醫工部門都能快速在器材供應危機管理領導小組基礎上，組建危機管理團隊，該團隊成員日常接受過危機管理培訓，在實施過程中明確任務，獨立承擔責任。組織機構的建立和高素質的專業人員配備是完成危機管理的關鍵因素，器械相關部門打破了原來的供應部門計劃，采購部門部門審批、分類庫管人員驗核等多部門多層級管理，助理員輔助決策的組織結構。由保障部門指派專人直接領導危機管理小組，采購、庫房管理、二級庫等多部門全力協助，確保任務完成。進一步的組織層次扁平化加快了決策和信息反饋的速度，確保了決策執行的力度。

醫院醫學工程部門制訂了突發事件期間器材供應新舉措。該舉措中重點強調了建立器械設備供應綠色通道，壓縮指揮層次，簡化采購手續，器械設備歸口管理，以最快速度滿足需求；醫學工程人員要利用工程技術優勢，掌握最新技術發展動態，主動為臨床提供技術支持。期間及時打破常規供應時的醫用器材采購模式，日常的醫療設備采購要經過假設需求、經濟效益評估、技術評估、商務談判、聯合審批簽定協議等多項技術程序。醫用器材采購的標準流程為庫房依據信息系統中庫存分析確定采購單，然后有專業采購人員尋價、組織談判達成協議。面對緊急事件狀態，專人通過信息系統和其他渠道保持和供應設備的公司取得聯系，在保證質量的前提下，快速決策，及時準確供應。器械庫房對常規急救器材保持一定數量的超常規庫存，確保臨床隨需隨領、隨有。這種采購模式中人員的素質和責任感尤為重要，長期的優秀文化建設為關鍵時候的授權和決策機制打下基礎。

解放軍總醫院極力推行信息先行的原則。于1998年自行設計開發了醫院醫用器材管理信息系統，在2010年全面實現了ERP管理。在系統開發過程中，不僅從信息技術上強調了一般意義的數據庫管理手段，還重點解決了醫用器材的分類整理。在歷次急需器材籌備過程中，分類信息發揮重要作用。醫療物資具有自身的需求特征，醫護人員通常更關注的是在特定地點和時間內得到開展醫療所需要的設備和材料，有些醫用器材沒有建立統一名稱。特定的醫療需要特定的器材需求，信息系統的標準化和數據挖掘功能很好地滿足了這方面需求，它能提供完善的需求品種，還能有效地根據醫療規模來預測器材需求數量。

合格供應商信息為精確聯系采購業務提供了依據，總醫院在處理和供應商的關系上，不是單純地定義為商業采購，而是有效地劃分為戰略采購、合作伙伴、第三方采購等多種策略。現代醫療器械采購中，建立既具戰略性又具靈活性的供應商關系至關重要。醫院的優良信譽和器械管理部門日常與供應商建立良好的合作伙伴關系，面對市場危機，供應商們優先保證了合作伙伴的供應。采購過程中，大批器材都是在醫院沒有付款的情況下供應商提供給臨床使用；期間醫院器械部門還獲供應商贈送數萬元的器材。

互連網成為現代商務的有效途徑，及時快捷的信息來源是在面對危機時獲取競爭優勢的重要舉措，在相對緊張的同類產品市場上獲得先機和主動。

4 小結

面對突發事件，器材管理部門通過及時使用如下策略：成立危機管理組織機構、非正式的人員配備、變更工作流程、建立激勵機制、充分利用信息技術等，很好地完成醫療部門對器材供應和管理的需求。通過對解放軍總醫院醫工部門在面對突發醫療事件情況下的策略制訂和實施過程的分析研究，將對我國綜合性醫院面臨突發醫療事件情況下的器材管理起到一定的示范和借鑒作用。

保持敏感性，應對突發事件是現代醫院管理需要研究的重要課題。當市場物資短缺或區域處在壟斷狀態下，戰略性醫用器材的儲備策略格外重要，中心庫房集中供應的器材管理模式將面臨挑戰。

[1]理查德·默奇.IT項目經理實踐入門[M].北京：電子工業出版社，2002：45-46.

[2]盧光澤.醫院器材倉儲管理的作用和實現機制[J].醫療設備信息，2006，21（11）：60-62.

[3]林勇，馬士華.供應鏈企業合作機制與委托實現理論[J].南開管理評論，2000，（2）：49-53.

[4]楊華，顏廷杰.現代醫院危機管理[J].中華醫院管理雜志，2003，9（4）：200-201.

[5]MBA核心課程編譯組.人力資源管理[M].北京：九州出版社，2002：70-79.

[6]（美）哈格，卡明斯，道金斯.管理時代的管理信息系統[M].嚴建援，譯.2版.北京：機械工業出版社，2000：13-18.