某校強化服務，規范檔案管理工作的做法及成效

王寶娃

（濱州醫學院檔案館，山東 濱州256603）

某校強化服務，規范檔案管理工作的做法及成效

王寶娃

（濱州醫學院檔案館，山東 濱州256603）

服務；檔案；管理

教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》）和省教育廳、省檔案局《關于認真貫徹實施＜高等學校檔案管理辦法＞的意見》（以下簡稱《意見》）下發后，我校高度重視，校黨委多次召開會議學習領會文件精神，研究和部署了貫徹落實措施。按照省教育廳、檔案局對貫徹落實《辦法》進行檢查的通知精神和學校的統一安排，本著“以評促建、評建結合、重在建設”的原則，對全校檔案管理工作進行了認真詳細的檢查、整改和建設，有力地促進了我校檔案工作規范化、制度化和信息化建設水平。使我校在2010年的全省高校檔案工作檢查中被評為“全省高校檔案工作優秀單位”。

1 領導高度重視，建立健全檔案工作組織機構和工作網絡是基礎

1.1 加強工作組織機構建設

我校領導歷來高度重視檔案工作，將其作為提高辦學層次和水平的重要基礎工作之一。學校成立了以校長為主任、黨委副書記為副主任的檔案工作委員會，將檔案工作列入學校重要議事日程，及時協調解決檔案工作問題。1992年在校辦公室檔案室的基礎上設立了綜合檔案室；2007年確定為副處級部門，掛靠校辦公室。為認真落實《辦法》和《意見》有關規定，我校于2010年上半年成立了檔案館，副處級建制，掛靠校辦公室，并根據工作需要設立了綜合管理部和信息技術部兩個科室。

1.2 健全檔案工作網絡，各負其責

檔案館負責全校各門類檔案實體的集中統一管理，各部門、單位、院系主要負責人分管本部門檔案工作，并配有1～2名兼職檔案員負責檔案的收集、整理和移交工作。形成了以檔案工作委員會為核心，檔案館整體負責，專、兼職檔案員密切配合的檔案工作管理網絡。1999年我校綜合檔案室順利通過省教委和省檔案局考核，獲得“省一級檔案室”稱號。

1.3 全員動員，提高思想意識

2009年12月14-17日召開了全校科級以上干部、業務科室負責人、學生輔導員、專兼職檔案員參加的全校檔案工作會議，會議通過集中大會、專題研討、專題報告、輔導培訓等形式，學習傳達了《辦法》和《意見》，全面總結了我校檔案工作的成績和存在的問題，進一步明確了今后一個時期檔案工作的指導思想、目標任務和工作思路，制定出臺了《濱州醫學院關于加強檔案工作的實施意見》。通過此次會議的召開，使全校上下的檔案意識明顯增強，工作任務和責任進一步明確，為我校檔案工作的健康發展起到了積極的推動作用。

2 對照標準，加大基礎業務、基礎設施建設的力度是保障

2.1 認真落實“四納入”制度

構建了責任明確、規范完備的制度體系。學校重視檔案工作的發展與規劃，在《濱州醫學院“十一五”建設與發展規劃》中作出了相應規劃，并提出了明確要求，為我校檔案工作的順利開展提供了政策依據。學校將檔案材料的形成、收集、整理、歸檔等納入各部門工作計劃和分管領導、專兼職檔案員的職責范圍。

2.2 修訂完善工作規范和制度、辦法

自2008年9月起，我校根據《辦法》精神，結合工作實際，修訂完善了原有的一系列工作規范、規章制度，建立健全了檔案歸檔、整理、保管、查閱利用、統計、修改補充、保密、鑒定銷毀等一系列規章；重新編制了《濱州醫學院檔案實體分類與檔案工作規范》、《濱州醫學院各部門歸檔范圍和保管期限表》；制定出臺了《濱州醫學院檔案管理辦法》，嚴格執行了檔案材料形成單位、課題組立卷制度；落實了檔案利用和安全保密保管措施，執行了各項審批登記手續，率先開展了重要檔案異地備份工作法。以上措施進一步推動了檔案工作制度化、規范化建設，形成了責任明確、規范完備的制度體系，最大限度地保障了檔案安全和高效利用。自檔案室建立以來，無任何差錯事故發展生。

2.3 注重和加強檔案資源建設

采取事前做好法規宣傳和業務培訓，事中全程跟蹤指導，事后及時整理歸檔的全程工作模式，使我校檔案歸檔率、準確率和完整率達到98%以上，學校重要活動和會議都能在檔案中得到詳細記載和準確體現。經過長期的積累，學校逐步形成了門類齊全、館藏豐富的檔案資源體系。目前，檔案館已存各門類檔案近20000卷件，近三年，檔案歸檔量均在2000多件和近千卷，煙臺校區檔案室啟用以來已接收基建檔案1400余卷。

2.4 配備齊全的基礎設施和辦公設備

我校不斷改善檔案工作辦公條件和庫房條件，根據工作需要，在煙臺校區新建了符合規范要求的檔案室，并已于2009年9月份投入使用。兩校區現有辦公、庫房、閱檔等用房450平方米，實現了檔案用房“三室”分開。基礎設施設備齊全，共有檔案櫥柜120個，并配備了聲像檔案柜、溫濕度自動控制設備、消毒滅菌機以及防火設施、安裝了與學校安全監控系統聯網的攝像頭，庫房安全達到了“九防”要求。辦公室和閱檔室配置了微機、打印機、掃描儀、光盤刻錄機等設備近20臺（套），大大改善了庫房和辦公條件。

2.5 內強素質，加強檔案工作隊伍建設

我校現有專職檔案工作人員4名，兼職檔案員均為副科級以上干部。學校重視專兼職檔案工作人員業務知識、業務技能的培訓提高。通過訂閱專業書刊、業務培訓等形式，使大家及時學習了解和掌握檔案管理的新知識、新動態，結合日常工作開展有針對性的業務培訓和學習提高；注重現代化技能培訓，不斷適應檔案管理的新形勢和信息化管理的新要求；積極支持業務骨干參加國家和省市檔案局舉辦的各類業務學習培訓班；組織專兼職檔案員到兄弟院校和檔案工作先進單位學習，以開拓工作視野，提高業務能力。通過以上方式方法，檔案工作人員的業務水平和整體素質得到了全面提高，檔案管理工作成績顯著，多次受到省市業務主管部門的好評，工作人員也多次被評為省級檔案工作先進個人。

3 制定規劃、完善方案，積極推動檔案信息化建設是方法

3.1 檔案信息化是高校信息化建設的重要組成部分

我校在《濱州醫學院信息化建設發展規劃》中明確提出了檔案工作信息化的目標任務和工作措施。在2009年召開的全校檔案工作會議上，也明確要求“建立起運用現代技術開發利用檔案信息資源的，具有一定規模、覆蓋全校、規范化的檔案信息資源庫，形成安全、高效運轉的網絡體系和資源共享體系。”檔案館在此基礎上制定了《濱州醫學院檔案信息化建設實施方案》。

3.2 建立檔案工作專業網站，拓寬檔案資源服務領域

當前，我校已全面實行紙質檔案材料與電子檔案材料的同步歸檔；已完成了常用庫存檔案90%的電子目錄的錄入；文件級數字化工作也已穩步開展。購置了紙質檔案數字化相關設備，安裝了網絡版檔案管理軟件，建立了檔案網站。這些都為多角度地宣傳我校在教學、科研、管理、改革等各項工作中取得的成就，充分展現我校的辦學理念、辦學特色、辦學成就、辦學經驗、典型事跡以及各項工作的新成果新進展，宣傳學校近40年的文化和發展史，提升我校在社會上的影響力、知名度和核心競爭力打下了基礎，同時也為廣大師生在線隨時查閱有關教學、科研、管理、學習等資料提供了方便。

4 注重檔案資源開發利用，為學校各項工作服好務是目標

4.1 圍繞學校中心工作，認真搞好服務利用

為提高查全率、查準率和工作效率，編制了各種手工檢索工具和機讀目錄3萬余條，使檔案查全率、查準率達99%以上。檔案為學校各項工作的開展提供了重要依據，特別是在本科教學水平評估、德育評估、資產評估、黨政管理工作查考、院慶、系慶、年級慶、干部晉職晉級、職稱評定、調資升級、為全國人事檔案重整補充材料、科技成果申報、財務工作查考、學生補辦畢業證、辦理出國留學手續、學歷學位認證以及房屋維修、暖氣和線路改造等工作中檔案發揮了十分重要的作用。另外，學校在《濱州醫學院檔案管理辦法》中明確指出：檔案館是出具檔案證明的唯一機構，其它任何單位和部門無權出具檔案證明材料，并刻制了檔案館查詢專用公章。

4.2 利用檔案資源開展編研編纂工作

我校充分挖掘利用檔案資源，編寫了一批文獻資料。主要包括反映校友風采的《仁心妙術濟蒼生》、《濱州醫學院大事記》、《濱州醫學院校史》、《濱州醫學院宣傳畫冊》、《風好正揚帆--蓬勃發展的濱州醫學院宣傳片》等，《濱州醫學院年鑒》編纂工作也正在進行中。這些載體以真實、直觀的形式再現了我校辦學近40年來的豐碩成果，有力地促進了學校各項事業的發展。

4.3 充分發揮檔案資源的文化教育功能

2006年我校利用豐富的檔案資源建設了校史展館，以豐富詳細的資料，展示了我校深厚的歷史底蘊、校園文化以及改革發展取得的豐碩成果，成為我校進行校史教育和對外宣傳接待的窗口。校史展館建成開放以來，學校在每年新生入校教育，畢業生離校等工作中組織廣大師生集體參觀，年參觀人數達7000余人次，增強了師生對我校辦學歷史、知名校友、學校文化和教學科研管理成就的充分了解，深化了他們對“仁心、妙術”校訓、校徽深刻內涵的認識，取得了良好效果。同時校史館每年接待來我校檢查指導工作的領導、國內外訪問學者、兄弟單位來賓、社會團體和單位以及各類學術會議代表等2000余人次，成為推介宣傳我校的重要平臺。

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1671-8194（2012）07-0310-02