淺談地勘單位地質資料電子檔案管理

蘭方平，宋 群，劉蘭英

(湖北省地質環境總站，湖北武漢 430034)

淺談地勘單位地質資料電子檔案管理

蘭方平，宋 群，劉蘭英

(湖北省地質環境總站，湖北武漢 430034)

電子檔案是科技發展的必然趨勢，對其進行科學管理是地勘單位地質資料管理面臨的新課題。在分析電子檔案特性與問題的基礎上，從儲存管理、安全管理、維護管理和使用管理四個方面提出地質資料電子檔案的一般管理技術，以期在安全管理的前提下發揮電子檔案的最大效益。

電子檔案;地質資料;管理;地勘單位

0 引言

進入21世紀，隨著科技的進步，地勘單位的地質資料也逐步從紙質走向了電子的變革之路。新形勢下，如何讓電子檔案更好地發揮作用，又不至于使地質資料發生泄密，提高電子檔案的管理水平是地質資料管理工作者面臨的新課題??國家檔案局，全國檔案信息化建設實施綱要。。

1 電子檔案的特點

1.1 優點

計算機具有強大的信息處理能力，應用計算機軟件處理檔案，可以收到事半功倍的效果。利用計算機進行檔案檢索、資料收集、儲存、分類、統計和查閱等，使十分繁雜的檔案管理工作變得十分方便、快捷、有序，因而無論是借閱查找還是分類統計，都變得簡單易行，達到了真正簡化整理、深化檢索的目的，提高了地質資料檔案管理的工作效率。

1.2 缺點

電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易于磁粉脫離、伸長后不易恢復、易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，以及一些在激光熱效應作用下易產生物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響，因此在高溫、高濕、光照射、空氣污染、灰塵、有害生物、磁場和電場、機械應力等條件下極易損壞，這就要求我們加大對電子檔案的管理工作。

2 電子檔案存在的問題

2.1 原始性問題

電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過文字載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子檔案是以電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.2 真實性問題

電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案。最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

2.3 完整性問題

電子檔案內容的完整性很難保障。電子檔案編輯時，如不及時保存，經常會因為斷電等原因導致信息丟失。電子檔案結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損。電子檔案的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣，存儲分散，極易丟失，往往導致電子檔案來龍去脈不清。

2.4 安全性問題

電子檔案數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

2.5 長期可讀性問題

電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的形式進行顯示。但隨著科技的進步，計算機軟硬件技術不斷更新換代，電子檔案在呈現時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。

3 電子檔案的管理

3.1 儲存管理

(1)調節庫內溫濕度。采用去濕機、去濕劑氯化鈣和硅膠、空調調節系統等措施調節庫內溫濕度，使環境溫度保持在17～20℃，相對濕度保持在35% ～45%。

(2)防光。改善檔案庫房建筑，設法阻止光線尤其是紫外線直接射入庫內;庫房盡量使用無紫外線燈光照明，將電子檔案避光保存;在利用時，最大限度地減少曝光時間和曝光強度;定期凈化空氣。

(3)防灰塵。電子檔案要采用密封保存，以防灰塵落在載體上。如果發現載體灰塵，可用干凈的絨布或絲質布輕輕擦拭。

(4)防治有害生物。通過控制溫濕度、搞好庫內衛生、杜絕霉菌進入庫房的渠道、防氧封存等措施進行環境控制。采用防霉劑進行化學預防，采用物理或化學方法定期對電子檔案進行消毒?；瘜W方法有:熏蒸或擦拭，常用化學藥劑有甲、鄰—苯酚、環氧乙烷。物理方法有:真空消毒、遠紅外消毒、微波消毒、鈷60-γ射線輻射消毒。

(5)避開磁場和電場。電子檔案在整理、保管、利用時應避開電動機、發電機、變壓器、電視機、揚聲器、耳機、話筒、放大器、消磁器、無線電裝置等具有退磁或消磁的設備，可設置專用庫房，或選用專門的防磁金屬柜作為裝具，但不能選用鐵盒。

(6)定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每2年應拷貝一次，光盤每5年應拷貝一次。定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

(7)電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件如火災、地震、洪水、盜竊，甚至戰爭人為或自然因素的破壞。

3.2 安全管理

采用有針對性的技術措施，保證電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性，提高電子檔案的可靠性，具體方式有以下幾種:

(1)采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子檔案文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。

(2)密碼認證。電子檔案的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

(3)防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其它系統網絡之間設置障礙，防止其它系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。

3.3 維護管理［1］

建立電子檔案統一接收的數據格式，推廣相關的電子檔案整理著錄軟件，由上一級部門建立統一的電子檔案模板，同一文件類型統一文件格式，并把電子檔案模板發放到各檔案形成單位。然后定期舉辦培訓班，對各檔案形成單位的相關人員進行培訓，使他們能夠熟練運用模板和著錄軟件。形成統一數據格式的電子檔案，以方便資料室的接收和管理。

在保存電子檔案時，電子檔案的保存格式應為通用、統一的格式，使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，并且應把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公式的應用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成電子檔案無法閱讀和正常使用。

及時更新電子檔案的文件結構。針對地勘單位工作任務點多面廣，類型多樣，技術人員變動較為頻繁的特點，建立規范、齊全、完善的電子檔案管理制度，便于檔案信息查閱、使用，以適應新的“生存環境”，確保電子檔案的長期可讀性。

3.4 使用管理??鄂水地辦 (1993)9，地質科技情報管理工作的有關規定。

地勘單位的地質資料使用，要統一按照《地質資料管理條例》及其實施辦法執行。

任何單位、個人可以持單位證明、身份證等有效證件，借閱、摘錄、復制己公開的地質資料;需要借閱保護期內地質資料的，應同時出具匯交人同意的書面證明。

縣級以上人民政府有關部門因公共利益需要借閱保護期內地質資料的，經國土資源廳及其他主管部門批準，可無償借閱利用批準范圍內的地質資料。

借閱程序如下:交驗證件→自查資料目錄→填寫借閱單→清點借閱資料→查閱資料→閱畢依序還原整理→管理人員檢查清點→注銷借閱單→離館。

地質資料謝絕外借。復制資料須經管理人員同意并在指定地點進行，復制品通過復驗方可帶出。

摘錄、復制地質資料只限借閱者使用，不得提供他人。

屬于國家秘密的地質資料，按國土資源部、國家保密局有關保密規定，辦理審批手續后方可借閱利用。

愛護地質資料，不得涂改、標注、損毀、散失，違者應負賠償責任。資料室計算機信息管理要規范，確保無安全隱患和漏洞，做到“涉密不上網，上網不涉密”。

4 結語

電子檔案與紙質檔案相比，具有提高工作效率的明顯優勢，受到當今地質專業技術工作者的追捧和青睞，同時也存在技術資料泄密等諸多安全隱患。如何對地質資料的電子檔案進行科學管理?確保地質資料的安全，又不因過分管理而影響工作效率，使其發揮最大作用，將是一個長期要探索和必須解決的問題。本文對地勘單位地質資料的電子檔案從儲存管理、安全管理、維護管理和使用管理四個方面提出了一般的管理技術辦法，還需在今后的實踐和學習中不斷地驗證完善。相信通過電子檔案管理工作者的努力探索和廣大地質工作者的積極配合，我局的電子檔案管理一定能走出一條科學規范之路。

［1］ GBT11822，科學技術檔案卷構成的一般要求［S］.

(責任編輯:張 婭)

Discussion on Electronic Files Management of Geological Data in Geological Survey Unit

LAN Fangping，SONG Qun，LIU Lanying
(Hubei Geological Environment Station，Wuhan，Hubei430034)

The electronic files are the inevitable trend of development in science and technology.Scientific management of electronic files is the new challenge of geological data management of geological survey unit.On the basis of analysis of the characteristics and problems of electronic files，the authors propose general management of electronic files of the geological data from four aspects of storage management，security management，maintenance management and use of management.

electronic files;geological data;management;geological survey unit

G271

B

1671－1211(2012)04－0407－03

2011－08－03;改回日期:2011－08－29

蘭方平 (1961－)，女，助理管員，檔案專業，從事財務及資料管理工作。E－mail:849393598@qq.com