醫療設備采購人員的職業素質及管理探討

張穎冬，馬俊，孫忠河，蔣紅兵

南京醫科大學附屬南京醫院（南京市第一醫院），江蘇 南京 210006

醫院規模和技術的快速發展使得醫療、科研、教學以及與之配套的保障系統所涉及的理念和資源越來越廣泛，采購工作的任務、流程和理念也不斷地面臨著創新和挑戰。采購人員如果不能具備與醫院發展相適應的理念、知識、能力，在一定程度上會影響醫院目標的實現，降低采購部門職能的發揮和競爭優勢。本文主要探討醫院究竟需要什么樣的采購人員

1 掣肘醫療設備采購工作的核心問題

隨著社會經濟的發展、科學技術的進步、生產供應的增加、醫療產品的豐富，采購市場正由生產導向型轉變為需求導向型[1]。據研究，原材料價格每降低2%，在其他因素不變的條件下，凈資產回報率可增加15%[2]，采購過程中節約的成本能夠直接轉變為利潤，提升醫院的市場競爭力。因此，采購部門受到越來越多的重視，其角色也從傳統的后勤支持型轉向決策參與型。但是國內醫院成立專門采購部門的時間不長，采購人員職業發展管理的經驗相對較少，人員結構、素質等方面與醫院現實要求相比仍存在較大差距，真正擁有專業采購技術和能力，具有較高科學文化素養，熟悉法律、政策、業務的現代采購人才緊缺[3]，高素質人才匱乏成為掣肘采購事業發展的核心問題。目前，各家醫院的采購人員多為內部調整，專業五花八門，整體學歷層次和素質偏低；許多采購人員僅停留在詢價、砍價等低端階段，難以從事務性工作中脫身；部分采購人員把采購簡單等同于市場招標，對采購政策掌握、理解不透，采購過程不規范現象時有發生。鑒于此，打造一支具有責任意識、服務意識、風險意識、廉潔自律意識，業務過硬、素質精良、執業規范、德才兼備的采購隊伍，對采購工作健康發展將起到至關重要的作用[4]。

2 醫療設備采購人員應具備的職業素質

采購人員要經常與醫院各科室的管理層和技術專家進行接觸，接受醫療、檢驗、護理、后勤、工程、辦公及其他專業的采購要求，將相關專業技術需求和采購商務因素以及政府相關規定平衡考慮，在各種矛盾的綜合平衡中整合自己的業務，沒有一定的工作能力和工作魄力就不能有效圓滿地完成各類采購任務。

2.1 道德素養

醫療設備質量的好壞直接關系到疾病診斷和治療的可靠性、有效性，關系到病人的生命安全與身心健康，也關系到醫院的醫療質量、服務信譽和經濟效益。采購部門是大筆資金的流出部門，良好的道德素養對于采購人員來說尤為重要。采購人員只有做到誠實而不愚鈍、精明而無邪念，才能在各類醫療設備的采購過程中堅持良好的行為準則，以最低的成本，取得高性價比和低消耗的產品；才能自覺抵制各種腐敗和不正當交易行為，防止醫院利益和病人安全受到損害。

2.2 專業技能

醫院引進的醫療設備，特別是代表學科最新發展方向的現代化醫療設備，大多具有結構復雜、加工精細、技術含量高的特點。采購人員應具有系統的管理知識和現代科技知識，熟練掌握采購需求分析、采購計劃制定、采購洽談、采購合同履行、供應商管理、采購控制管理、采購信息管理、電子商務方面的知識和技能，了解經辦設備的材料來源、組合過程、基本功能、品質、成本、用途等。還要能夠與所需科室共同協商設備器材技術參數、性能、指標、耗材配件及售后服務[5]，以避免申購科室利用專業知識和學術地位施壓。同時，也要針對不同時期面臨的采購難題，為院領導提供市場情報分析及應對的策略。

2.3 成本意識

及時供應與降低成本是采購的目標，采購人員對醫院的成本控制起著十分重要的作用，不能僅滿足于質量合格、及時交貨，更應綜合考慮設備性質、故障率、安全性和環境要求，精打細算，明察秋毫，隨時將時效、損耗率、維修次數等投入與產出狀況相對比，努力追求產品全壽命周期內采購總成本的最低。在醫療設備貨源充足的情況下，盡量采取零庫存或低庫存管理模式，按經濟訂貨量模型測算最佳采購次數、時間及批量，制定最佳采購策略，獲得最佳采購效益。

2.4 溝通能力

醫療設備采購工作量大面廣，需要與院領導、科室領導、操作人員、政府部門及供應廠商進行廣泛的溝通交流。采購人員既要嚴格按制度和流程辦事，以誠懇待人的方式處理好各方面的關系；也要主動向臨床科室征求意見和建議，宣講采購管理規定，適時提出合理化的變通方案或建議[6]。既要具有“長話短說、言簡意賅”的口頭表達與書面表達能力，準確清晰的說出或寫出所購物品的數量、規格、價格、交貨期限和付款方式；也要為今后順利有效地執行采購作業，形成長期共存、合作共贏、和諧發展的醫療設備售后服務市場培育良好的關系[7]。

2.5 學習意愿

采購事業正在快速發展，但是目前大學里并沒有開設采購專業。規模化、法制化、集中化、電子化、專業化采購的實現，要求從業人員不斷更新、補充、拓展和深化相關知識，形成較為完善的知識結構和較強的解決問題能力。在平時工作中準確評價個人特點和強項，找出自身能力與工作需要之間的差距，定位好職業發展方向，運用自學與培訓相結合的方法，勤于實踐，善于總結，爭取早日進入采購戰略管理階段，即能夠分析并整合醫院內外部資源，制定合理的戰略采購計劃，平衡資源需求與市場變化，壓縮采購周期，尋找到低成本的戰略伙伴。

3 醫療設備采購人員的培養與管理

道德水平高、精通采購技術、熟悉商品性能、責任感強的高素質醫院采購隊伍的建設，至少應該包括能力培養、考核評價、程序建設、風險防控4個部分。

3.1 能力培養

采購人員的能力培養有一種廣泛認同的HASK模型 ：Habit（ 習 慣 ），Attitude（ 態 度 ），Skill（ 技 能 ），Knowledge（知識）。比較典型的培養階段一般包括：①教育訓練，通過系統化的訓練計劃培養專業的采購人員；② 自我評估，通過了解自身采購能力的優缺點，設計今后的改進計劃；③ 資格認證，采取外界認可的資格考核來取得采購技能的認證；④ 管理能力發展，對具有潛力的采購人員進行管理能力的訓練。目前，我國醫院采購部門的大部分采購人員處于職業生涯成長的初級階段，此階段應該重視做好采購人員的日常培訓教育工作，督促其通過自學、專家授課、經驗交流、短期外出培訓等多種形式，不斷提高個人綜合素質和業務能力。

3.2 考核評價

采購人員的績效評估應遵循5R原則：Right Time（適時）、Right Quantity（適量）、Right Quality（適質）、Right Price（適價）、Right Place（適地），并以數量化的指標作為績效衡量尺度。采購績效評估指標一般包括[8-9]：① 品質績效，可由驗收記錄及使用記錄來判斷。拒收或使用過程中品質不佳的設備比率越高，表明采購人員的品質績效越差；② 數量績效，該項指標受到經營狀況、庫存管理、技術變更等因素影響；③ 時間績效，用來衡量采購人員辦事效率，對供應商交貨時間進行控制；④ 價格績效，衡量議價能力及供需雙方實力的消長情況；⑤ 采購活動指標，用來了解采購人員工作壓力與能力，調整采購部門的組織與人員。整個評估體系實行“采購成本、采購質量”否決制，分解考核到單個采購人員并獎懲到位。

3.3 程序建設

采購部門的業務運行通常是零散的、本能反應式的，缺乏系統性和整體性。工作程序的混亂是最大的資源浪費，審批、采購、驗收程序要進一步理順并向全院各科室告知[10]。程序建設的目的是充分地使用人、財、物和環境信息，通過對目標和流程的研究及對信息最大限度的掌握，將采購管理任務進行數量化分解，確保采購過程中的數據明細可靠、計劃準確可行、流程實時可控、信息互通聯網，最終組成一個對過程和結果進行精確控制的管理系統[11]，使醫院采購作業變成可復制、可操作、可共享的模式。規范化的程序包括政策、組織架構、職務、權責、功能、步驟、流程、指示、規范和特殊事項的指導原則，既是所有采購人員的工作方針和行為準則，方便其自我管理，也有利于采購部門更加容易地取得其他科室的支持與配合，并在醫院制定的遠景規劃的框架里不斷發展壯大。

3.4 風險防控

風險防控能有效降低道德因素對“灰色采購[12-15]”行為傾向的影響。一是明確紀律要求及處罰措施，強化內部稽核，建立內外結合的全方位、全過程的監督機制，重點預防監控關鍵崗位和環節，確保資金支出的安全和有效。二是由紀檢、財務、物資等部門組成論證小組，全程參與大型醫療設備的申購論證、編制標書、招標評標、簽訂合同等過程，同時，在購銷中與供應商簽訂廉政合約及條款。三是明確禁止采購人員收受投標人饋贈禮金、禮品、宴請、回扣，或參加名目繁多的娛樂旅游活動，鼓勵或縱容“灰色采購”，最終將危害醫院利益。四是組織≥3人的現場談判小組，削弱單個采購人員的決定權，做到談判和執行有效分離。五是建立公開透明的信息采集系統。市場信息掌握不充分，既缺乏在更廣泛市場上發現和比較賣方的能力和手段，也為采購人員職務犯罪提供了掩護。六是及時了解采購人員的工作態度、工作紀律和采購結果，經常進行思想意識形態教育。

4 小結

醫療改革的深入推進、精細化管理的不斷挖潛、開源節流的競爭壓力，逐步將采購部門推向醫院戰略管理層面。從業人員的綜合能力是采購事業的羈絆，也成為各界關注的熱點問題。道德素養、專業技能、成本意識、溝通能力、學習意愿是采購人員應該具備的5種基本職業素質。能力培養、考核評價、程序建設和風險防控，是建設現代化采購隊伍必走的4條道路。只有不斷提升采購人員的綜合素質，才能推動醫療設備采購活動健康順利進行，促進醫院又好又快地發展。

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