大型工具書應該如何校對——校對《中國大百科全書》（二版簡明版）的體會

文/王 麗

《中國大百科全書》是中國最具權威性、專業性和影響力的百科全書，總共收錄7.9萬個條目，計1.35億字，圖表5萬余幅，由2萬余名專家學者歷時15年嘔心瀝血精心編輯而成，《中國大百科全書》（二版簡明版）是在一版和二版的基礎上歷時2年編輯加工而成，涉及哲學、社會科學、文學藝術、文化教育、自然科學、工程技術等80多個學科領域。如何校對這樣一部大型綜合性工具書，并能有效保證圖書質量，是出版社同仁們一直在探討的問題。百科全書的知識結構是全方位的，也因其所涉及的學科眾多，對校對工作的質量要求特別高，因此，必須采取一些與眾不同的技巧和方法來進行百科全書的校對。

《圖書校對工作基本規程》中闡述了“校對”在圖書出版過程中的作用：“圖書出版過程存在的價值，在于以作者的原創作品為對象，在作者勞動成果的基礎上進行再創造，這種再創造貫穿于圖書編校工作的全過程?！边@充分說明了圖書質量的高低，與校對工作有著密不可分的關系。甚至可以說，在整個出版流程中，校對環節是保證圖書質量的最后關卡。

校對大型工具書是對校對人員的基本功以及知識結構、觀察力、細心、耐心等綜合性指標的嚴格考驗。筆者就《中國大百科全書》（二版簡明版）校對過程中運用到的方法和技巧總結如下。

一、科學調度、集中管理和統籌規劃是校對大型工具書的基礎

科學、有序地組織和管理數千萬字的稿件不是一個簡單的事情。因為《中國大百科全書》（二版簡明版）稿件的數量龐大，而每次都是要求兩個校次連校，編輯從通讀稿件到校對，通常有幾個學科先后或同時出現，需要有條不紊地進行，這對時間管理和質量管理都提出了極高的要求。在單位整體校對力量有限時，還需要借助外校的力量，這就進一步加大了統籌管理的難度。統籌管理的工作主要注意以下兩個方面。

一是重點問題重點解決。在充分汲取校對《中國大百科全書》（第二版）經驗的基礎上，每次對外?；貋淼母寮家鲆淮螜z查和核紅，在核紅的過程中注意重點地方和關鍵字以及容易出錯的條目重點核校，甚至重新校對一遍。比如原稿較亂的地方、手寫字跡潦草的地方、刪改多的地方以及重新錄入的稿子等要重點注意漏校和錯校。

二是化整為零，齊頭并進。為了有效控制校對工作的整體進度，對校對時間進行科學管理，采取“小批量”、“按字頭發校”等方式是十分有效的。甚至一個字頭分開若干份發校，并和社內三審交叉進行來分發任務。小批量、多次發稿的做法就形成了稿件的有序、快速的流轉，不會在一處產生積壓。這需要高度的責任心和極強的統籌能力。

二、掌握易錯規律是保證大型工具書校對質量的關鍵

發現排版稿與原稿的差異是校對工作的基本職責，但同時校對不應拘泥于只忠實原稿，而是要做到既要“校異同”也要“校是非”，真正使校對工作成為編輯工作的延續和補充。一般而言，編輯更加重視整體內容，是面；校對則偏重字和詞的用法，是點。只有點、面充分結合并運用到編輯和校對工作中去，才能完美呈現一部部優秀的作品。原稿中易錯的情形大致有以下三個方面。

1．常用易錯的字、詞、語法要高度警覺

易錯的字、詞大量產生于文字的錄入過程，因不同輸入法的特點所導致的錯誤。如：“齊桓公不記前嫌，任用管仲為相……”應該是“不計前嫌”；在《冬寒菜》條目中，“嫩梢”錯為“嫰稍”等，此類基本上是因為使用拼音輸入法導致的錯誤。另外像“物價水平”錯為“特價水平”，“相機抉擇”錯為“相機扶擇”，“遼寧海城”錯為“遼寧海域”，等等，此類則是因為使用五筆字型輸入法導致的錯誤。繁體字和簡體字混用的錯誤在歷史條目和人物條目中比較常見，如：“奕 ”和“奕訢”混用等，也需要高度警覺。

易錯的語法是校對中的難點，難尋規律，因此更加不容忽視。如：“格林納達”條目中有一句話：“主要出口肉豆蔻、香蕉、可可、水果等”語法上出現了一個總分錯誤，因為香蕉也是水果；“古德曼”條目中，寫到“主要從事爵士音樂演出，并自組樂隊……并開始拍攝……并于同年在紐約演出……并于1939年和巴托克……”短短一句話出現4個“并”字，文章不流暢，最后刪掉3處。“李嵐清”條目中“1959～1969年任第一機械工業部任秘書”，兩個地方都有“任”，后刪去一處“任”。

2.掌握人機交互規律是減少機械誤差的保證

由于當前大多數的稿件是電子稿，很多校對工作采取了人機結合的方式來進行。校對軟件的確提高了校對工作的效率，并在很大程度上提升了校對的質量，例如黑馬校對軟件就得到了廣泛的青睞。但如果簡單地認為使用了校對軟件就可以保證圖書的質量，那就大錯特錯了。例如：有些地名校對不出來，尤其是譯名。阿馬爾維納斯群島（又稱福克蘭群島）黑馬校對軟件就把括號中的?？颂m群島報紅，但這本身是在括號中附注的解釋，類似的問題黑馬軟件就解決不了。很多專業性強的術語軟件也不能識別，像《軍事百科全書》中“遂行任務”一律報錯。

人機交互會因為校對軟件過于機械、斷句不當等導致錯誤。例如：“現由星島公司督印”中的“現由”報紅為“理由”；“包括英文和印地文的特稿”這一句話中的“地文的”報紅“地方的”；“保持等值的一種貨幣制度”黑馬建議將“持等”改為“特等”。

人機結合的校對方式無疑大大提高了工作效率，而且對一些不易校對出來的常見錯誤也會起到大面積清理的作用，然而基于上述的情形，校對人員在使用電腦軟件校對過稿件后必須再輔以人工校對，這樣才能使效率和質量得到有機的結合。

3.“少量發?！焙汀皩徯＝Y合”等策略容易導致上下文不一致

上面提到過“少量發?！焙汀皩徯＝Y合”是統籌管理校對稿件的推薦策略，然而這樣的策略也會帶來一些新的問題。在大型工具書的校對工作中經常發現一些內容相近的條目用詞和說法不一致，主要正是由于參校人員多、分工過細、參校人員水平參差不齊、審校結合、交叉發稿等原因所致。如《水陸法會》條目的英文“water-and-land service”與《水陸攻戰紋鑒》條目的英文“water and land battle”就不一樣，前者有連接符號而后者卻沒有，但“and”本身就是連接詞，所以建議前者的連接符號去掉。另外就是校對過程中也能發現條目重復設置，比如“陜甘寧邊區”和“陜甘寧邊區政府”兩個條目的許多內容重復，后經與編輯商量建議刪一條，最后被采納。

三、大型工具書校對的重點工作

相較于一般圖書的校對，大型工具書因為體系龐大，學科門類詳備，所涉作者、編輯眾多，體現出了很大的差異性。基于這些差異性凸顯出來的對校對工作的新要求，也正是大型工具書校對的重點工作。初步概括為如下三項重點工作。

1.索引校對至關重要

索引是大型工具書的特色，也是讀者使用工具書的主要途徑。在校對索引過程中，首先要注意核對同音不同字的條目，還要注意看同樣的條目帶書名號和不帶書名號的順序是否有錯等，因為計算機自動排序做不到調整。

工具書因其大而全，使“造字”成為必然，這也成了索引校對的一個難點。因為在正文中，造字的字體和索引中的字體是不一樣的，造字都是新造，就要后加進去，這樣做就出現一個很大問題，當你不知道這個造字的位置時，你很難找出來，簡直就像大海撈針。如果在前期各學科編輯的過程中能整理出來自己學科的造字，這樣到后期做索引時會很便利，也能減少錯誤。同時造字的錯漏直接影響到排序，這是環環相扣的。另外核索引還能發現一些問題，比如在校索引時發現“鉨”字，一個用繁體的金字旁，一個用簡體的金字旁。經查都應該用簡體的金字旁。

2.專人統籌不可或缺

大型工具書通常在兩個校次結束后就進入了整理的階段，這是因為大型工具書的卷數太多，不同的人排版極易出現全書不統一的情況。這時校對就要由專人或是2～3人（視時間長短定人數）把全書檢查一遍，涉及的內容很廣泛，從文字、內容到版式都在整理的范圍之內，這就對校對提出了很高的要求，要在最短的時間內發現任何可能出現的錯誤。

整理的要素眾多，包括書眉，圖題的字體字號，圖題和圖片是否相符，圖題和圖片是否在同一個條目內等；表題和表格的正線、反線，也就是我們通?？吹降募毦€和粗線的差別等。還有就是解決相互牽連的問題，如：封面勒口上與正文有關的提示性文字，前言、后記、序言中引用或綜述正文內容的文字，“見上(或下)圖(或表)”等，這就要求校對有非常豐富的校對大書的經驗，而且要專人統籌才能顧及前后，使工具書的成稿具有一致性和連貫性。

3.通讀全稿很有必要

分部分的審校工作結束后，最后的通讀整理工作是非常重要的，也是能在最短的時間內取得最大效果的步驟。大型工具書越是到最后越容易出現全書不統一的問題。因為許多編輯同時在做多個專項，每個人負責的只是幾十頁或上百頁，因每個學科有不同于其他學科的地方，編輯把握的標準因學科不同出現差異，極容易形成改動的內容不一致的情況，尤其是自己不太熟悉的學科。這就要有專人匯總全書通讀一遍，特別是各級標題的字體、字號、占行、位置等。比如刪條時計算機自動倒版容易出現條目與條目之間不空行或多空行。三欄排版稿中，旁邊遇到圖也很容易出錯，如圖片位置出條、插圖的形象與文字說明不相符、位置不準確等，表格中常見的錯誤是表頭和表題的字體容易出錯，比如黑體錯成宋體，楷體錯成宋體等。

大型工具書到了審校工作終了前，每一處的刪改都會涉及一個整體的改動。像《中國大百科全書》（二版簡明版）到最后增加了不少條目，同時也減掉了一些條目，那么就會涉及其他一系列的改動，如：檢查書眉文字與正文標題是否一致、索引（包括筆畫索引、外文索引、內容索引）有沒有相應的增加或取消、圖位是不是跟著條目走，等等。而且編輯每改一遍校對就要校一遍，不能走捷徑。

綜上所述，校對工作是出版工作中不可或缺的一個重要環節，是編輯工作的延伸和補充，也是編輯工作不可替代的。在《關于加強校對工作實施〈圖書質量保障體系〉的建議》中這樣闡述校對職能：“校對工作是從編輯工作分流出來的，仍然是編輯工作的組成部分，是編輯工作的延續，是對編輯工作的監督、檢查、補充和完善，在出版工作中行使獨立的不可替代的職能。”在做大型工具書時，校對、編輯的銜接和前期溝通對于后期的校對更是有著不可或缺的重要性。包括編輯做書的整體設想和體例、框架等，校對都應該有所了解，以便在后期校對過程中能真正做到堵漏和彌補，這樣才能真正做到降低差錯率、保證圖書的質量。

[1]柳斌杰,鄔書林,閻曉宏主編. 圖書校對工作基本規程[Z].中國圖書年鑒.2005

[2]白古山. 要忠實原稿，更要對讀者負責──淺論校對工作的職責[J].出版發行研究，1994，(01)

[3]曉丹.《圖書質量保障體系》是編輯出版工作的指南[J].大學出版，1998，(01)