加強(qiáng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)特殊檔案的管理

高海濤

【摘 要】隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的高速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了重要變化，形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與特殊載體檔案（錄音、錄像、膠片、切片、光盤）等多元化的新型檔案。本文就醫(yī)院如何加強(qiáng)特殊檔案的管理工作，進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】特殊檔案；管理；傳統(tǒng)與特殊載體

特殊載體是指檔案載體制成材料各異化學(xué)穩(wěn)定程度不同，在檔案制作、收集、保管等方面明顯區(qū)別于紙質(zhì)材料的檔案載體。隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科技的高速發(fā)展，檔案載體發(fā)生了重要變化，形成了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體與特殊載體檔案（錄音、錄像、膠片、切片、光盤）等多元化的新型檔案。特殊載體檔案的種類，特別是記錄的內(nèi)容非常豐富、其數(shù)量急劇上升，已成為當(dāng)代檔案的重要組成部分，同時也要積極探索特殊載體檔案的收集、整理和歸檔工作，豐富檔案資源。特殊載體檔案的涌現(xiàn)，既豐富了檔案門類，也豐富了檔案的信息內(nèi)容。因此，認(rèn)真研究各種載體檔案的特點，對其加強(qiáng)保管，已成為檔案工作面臨的重要課題之一。[1]

1 特殊載體檔案管理存在的問題

1.1 管理制度不健全，格局混亂

當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理一般由設(shè)在行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。在醫(yī)院管理工作中，涉及檔案管理的制度、職責(zé)較少，而且多以文書檔案的管理制度為主，缺乏對特殊載體檔案的管理制度。也缺少相關(guān)的檢查考核措施，沒有將檔案管理納入目標(biāo)責(zé)任制考核范疇。由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求，綜合檔案室一般只管理文書檔案、科技檔案、會計檔案等，而x線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像檔案、音像檔案和部分實物檔案等分屬各個業(yè)務(wù)部門管理，在一個單位內(nèi)形成多部門管理檔案的格局，五花八門，互不統(tǒng)一。

1.2 檔案意識不強(qiáng)，保管條件差

特殊載體檔案有特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，通常應(yīng)配備空調(diào)設(shè)備控制溫度并給予附加的防潮措施如放置中性吸濕劑。縮微片保管環(huán)境需有適宜的溫濕度，且不含硫化氫、二氧化硫等酸性氣體以防縮微品發(fā)生粘連、霉變、發(fā)脆、變硬、圖象失真和乳膠層脫落等變質(zhì)損壞現(xiàn)象。磁帶的保護(hù)應(yīng)注意避免灰塵的侵蝕要遠(yuǎn)離磁性物體防止磁帶消磁。對于長期存放不用的磁帶，要定期繞動，防止磁帶粘連與生霉。光盤的保護(hù)應(yīng)著重預(yù)防劃傷預(yù)防受熱、受擠壓變形和老化。但由于其數(shù)據(jù)密度比磁盤也大許多倍，要求定位準(zhǔn)確度更高尤其數(shù)據(jù)光盤一旦劃傷或變形將可能導(dǎo)致整張盤的數(shù)據(jù)無法讀出等。有些部門或個人手里保存著部分珍貴的聲像檔案，雖管理不規(guī)范，但當(dāng)檔案部門去收集時，往往不愿交。究其原因，主要是檔案意識不強(qiáng)，對特殊載體檔案管理缺乏重視。特殊載體檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案要求更嚴(yán)格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內(nèi)與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質(zhì)，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用。

1.3 收集渠道不暢

現(xiàn)在，多數(shù)醫(yī)院的特殊載體檔案散存在個人或科室內(nèi)部，沒有集中統(tǒng)一管理。開展各種活動的圖片資料，各種新技術(shù)新項目的影像資料，各種學(xué)術(shù)會議的的聲像資料，各種檢查的X膠片、病理切片、實物標(biāo)本等原始資料或交給病人自己攜帶，或分別由臨床、醫(yī)技等相關(guān)業(yè)務(wù)科室保存，給資料收集和查閱帶來一定困難。正是由于多年來沿襲下來的聲像檔案分散保存，難以及時完整歸檔統(tǒng)一管理，致使醫(yī)院中心檔案室特殊檔案資料不齊全，給檔案工作的規(guī)范管理帶來極大的困難。

2 關(guān)于對存在問題的對策和建議

2.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好特殊載體檔案管理工作的基礎(chǔ)

各級領(lǐng)導(dǎo)特別是單位主要領(lǐng)導(dǎo)要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，進(jìn)一步增強(qiáng)檔案意識，要把檔案管理納入重要議事日程，作為加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的重要內(nèi)容來抓，將檔案建設(shè)與醫(yī)院總體建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。利用專題會議、講座、刊板、宣傳欄和張貼宣傳圖片等形式，大力宣傳檔案工作，在全院營造良好的輿論氛圍，進(jìn)一步強(qiáng)化廣大干部職工樹立正確的檔案觀，端正人們對檔案工作的態(tài)度，進(jìn)而引起關(guān)注，獲得大家支持。

2.2 加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好特殊載體檔案工作的保證

從長久保護(hù)和利用考慮，特殊載體檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前特殊檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內(nèi)都配齊專柜或設(shè)專室又不現(xiàn)實。我們認(rèn)為結(jié)合實際，創(chuàng)造條件，力求妥善保管是當(dāng)務(wù)之急。[2]首先，按照“誰制作誰負(fù)責(zé)”的原則，在工作項目結(jié)束后1個月內(nèi)，按照歸檔范圍、歸檔數(shù)量和歸檔質(zhì)量要求，將所得到的特殊載體檔案進(jìn)行挑選、編寫文字說明，并向檔案部門移交，實行集中統(tǒng)一管理。同時檔案管理部門應(yīng)及時做好特殊載體檔案的規(guī)范整理工作，完善說明，編制目錄。同時要做好兩套以上備份，確保檔案安全。特殊載體檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放；其次要嚴(yán)格控制庫房溫濕度，遠(yuǎn)離光線、磁場等保護(hù)措施，盡量延長檔案的壽命。規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作考核的重要指標(biāo)，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。醫(yī)院要把上級的有關(guān)規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，作為工作的依據(jù)，根據(jù)檔案目標(biāo)管理的需要，結(jié)合各自的實際情況，制定出適應(yīng)醫(yī)院工作的《特殊載體檔案管理實施細(xì)則》，進(jìn)一步完善特殊載體檔案管理的歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀、保密及庫房管理等制度，使工作的各個環(huán)節(jié)有章可循，使得檔案工作更趨規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。同時，要制定相應(yīng)的考核制度，各部門要嚴(yán)格把關(guān)，責(zé)任到人，將檔案工作納入科室目標(biāo)責(zé)任制管理中，要求相關(guān)科室負(fù)責(zé)人要抓好歸檔資料的收集、整理，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。醫(yī)院有關(guān)部門要加大對聲像檔案的監(jiān)督指導(dǎo)力度，并把其作為檔案目標(biāo)管理的重點內(nèi)容。對問題較多、基礎(chǔ)薄弱的部門，要加大指導(dǎo)監(jiān)督力度，不留死角。

2.3 加強(qiáng)人才培養(yǎng)是提升特殊載體檔案管理工作的關(guān)鍵

檔案工作是一項涉及多學(xué)科綜合性的工作，且實踐性很強(qiáng)，它點多面廣，檔案人員必須具有廣博的知識和嫻熟的技術(shù)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是履行職責(zé)的知識水平和技術(shù)實踐能力，要全面加強(qiáng)對檔案人員、攝錄人員的有關(guān)專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為形成好、保管好特殊載體檔案奠定良好的基礎(chǔ)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究和治療技術(shù)與生物科學(xué)及核物理學(xué)等多學(xué)科進(jìn)行結(jié)合，應(yīng)用于臨床實踐，這就要求檔案從業(yè)人員充分掌握檔案保護(hù)技術(shù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)物理、化學(xué)、生物、信息等方面的知識，只有掌握了這方面的知識，才知道制成檔案的物質(zhì)材料（膠片、切片、標(biāo)本、光盤等）的性能及陽光、空氣、溫度、濕度、水火、塵埃及微生物等自然因素對它的影響，在保護(hù)中也就能作出相應(yīng)的防護(hù)措施。通過專業(yè)培訓(xùn)、進(jìn)修學(xué)習(xí)等渠道，使檔案管理人員不斷拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、抓好知識更新，解決不符合檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的思想觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的需要。同時要大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)的中高級人才，重視檔案管理的人才梯隊建設(shè)，進(jìn)一步適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的要求，為提高特殊檔案的管理水平，為人民群眾提供及時、準(zhǔn)確的檔案服務(wù)，促進(jìn)醫(yī)院的科學(xué)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]袁國華.對幾種特殊載體檔案的保管[J].新上海檔案，2005（11）：15-16.

[2]劉文杰.聲像檔案管理對策淺析[J].學(xué)術(shù)理論與探索，2008（8）：24.

[責(zé)任編輯：湯靜]