Excel給力 進項稅額自動比對

孫宗乾

一、兩套系統的數據特點及核對難點

（一）增值稅發票認證系統的數據特點。增值稅發票認證系統是將一張張發票的信息，按每張發票形成一條數據記錄存儲于系統中。發票認證系統的顯著特點是確保每張發票信息的完整性和獨立性、完整性，確保每張發票的輸入信息能夠滿足比對使用。獨立性，確保各發票信息不交叉，不論發票有多少，確保不漏掉每一張發票。另外一個特點就是，目前的增值稅認證系統，所有數據記錄均不包含漢字。

（二）賬務核算系統進項稅額的數據特點。財務核算系統中涉及到進項稅額的數據處理主要是確定發生了多少進項稅額，從哪個企業形成進項稅額，至于總共有多少張發票構成，每張發票的號碼是多少，則不是賬務處理系統關注的重點；另一個特點就是賬務處理系統數據，通過借貸分錄記錄這些信息，借方分錄記錄發生多少進項稅額，貸方分錄記錄由哪個單位形成進項稅額。

（三）兩者比對難點。兩者的比對難點時，發票認證系統數據是單張發票為信息構成單位，而財務處理系統數據是以銷貨方為構成單位。因此，兩套系統中的數據量往往不一致。只有所有的銷貨方均只有一張增值稅進項發票時，兩套系統中的數據量才一致，即使這樣，認證系統使用納稅識別號而賬務處理系統使用銷貨方名稱，也導致兩者無法直接比對。

二、一般比對方法及其缺點

在會計實務中，現行的增值稅進項稅額比對辦法是，將賬務處理系統中的涉及到進項稅的所有記賬憑證全部找出來，由于發票認證系統是每張為構成單位，所以只能再將記賬憑證中的每張發票根據發票號碼一張一張進行比對，找出差異。這樣做的主要缺點就是速度慢、效率低。

三、自動比對的基礎——數據的結合點

（一）發票認證系統與賬務處理系統數據結合點。發票認證系統數據與賬務處理系統數據兩者都有的就是銷貨方和進項稅額。進項稅額是我們需要比對的內容，因此銷貨方就是兩套系統的結合點，無非發票認證系統是以納稅人識別號標識，而賬務處理系統以銷貨方名稱標識。但是由于納稅人識別號與名稱存在一一固定對應關系，即每一個納稅人識別號對應一個固定的銷貨方，不同的銷貨方納稅人識別號也必不相同。兩者之間的關系一經確定，幾乎不發生變動。因此，通過建立納稅人識別號與納稅人名稱對應關系表，即可實現兩套系統數據的結合。

（二）賬務處理系統借貸兩方分錄結合點。在上面的數據特點中也提出賬務處理系統數據借方記錄進項稅額，貸方記錄形成單位。所以，單純的從每條進項稅額記錄上無法獲取由哪個單位提供，那么怎樣才能實現借貸數據的結合呢？答案就是憑證號，一張記賬憑證需借貸兩條分錄完整才能形成，因此就通過憑證號確定每條進項稅額的形成單位。

四、實現自動比對的具體方法

（一）建立納稅人識別號與納稅人名稱對應關系表。此對應關系表一般可以通過現行賬務處理系統中的基礎數據即可獲得。

（二）整理發票認證系統數據。（1）利用EXCEL分類匯總功能，合并同一納稅人進項稅額。（2）利用VLOOKUP函數，實現納稅人識別號與名稱的轉換。

（三）整理賬務處理數據。（1）使用EXCEL篩選功能，獲取進項稅稅額明細數據。（2）利用VLOOKUP函數，通過憑證號確定進項稅額構成單位。

（四）比對兩套數據。通過對分別處理后的兩套數據進行比對，如果存在差異，可以直接確定是哪一個供貨單位的數據在兩套系統中數據不一致，在賬務處理系統中以該供貨單位為依據查找憑證再核對發票，大大縮小查找范圍，提高核對效率。

五、使用此方法需要注意的幾個方面

（一）賬務處理系統中，一張憑證只能涉及一個單位。雖然在賬務處理系統中，一個單位發生多筆業務可以通過分類匯總進行處理，但是一張憑證中的進項稅額涉及到兩單位形成時，單純的使用憑證號的方法無法確定進項稅額由哪個單位形成，導致后續工作無法開展。一張憑證只涉及一個供貨單位既符合一借一貸的“借貸記賬法”，也利于我們實現自動比對。

（二）對于運費發票等特殊事項，建議對進項稅額再進行明細科目核算。對于運費發票、收購農產品無進項發票等特殊情況建議對于進項稅額再根據需要設置明細科目，對于能實現自動比對的采用自動比對方法，其他的仍按傳統方法比對。

（三）直接付款時，先掛賬，再付款。進項發票直接付款時，建議先以對方發票進行掛賬，再以對方收據及銀行憑據編制付款憑證。