混合書庫管理與服務工作的完善與創新——以梧州學院圖書館為例

謝 靈

（梧州學院 圖書館， 廣西 梧州 543002）

混合書庫管理與服務工作的完善與創新
——以梧州學院圖書館為例

謝 靈

（梧州學院 圖書館， 廣西 梧州 543002）

論述混合書庫的特點及其優勢，指出目前混合書庫中的外文書、工具書和光盤文獻在管理與服務工作中存在的不足，為充分發揮混合書庫應有的效能，提高讀者對庫存文獻的了解和利用，進一步完善與創新混合書庫的管理與服務工作，提出相應的對策。

混合書庫；工作；完善；創新

在圖書館的開放書庫當中，混合書庫是其中的一種。這里所指的混合書庫，是指在同一書庫中，同時存放著多種不同的文獻類型并同時向讀者提供開放服務的書庫。如梧州學院圖書館的外文書、工具書和光盤書庫，就屬于這種類型的書庫。書庫中同時存放外文書、工具書和光盤三種不同類型的文獻，都同時向讀者開放?；旌蠒鴰斓某霈F有著它存在的特殊性與合理性，多見于處在建設和發展過程中的圖書館，它或因圖書館庫室數量的限制和個別文獻類型的藏量偏少，同時也由于圖書館的人力有限，為更有利于館藏資源的合理布局與整合以及人力資源科學合理的調動與利用，根據各自圖書館的實際情況而設置的?；旌蠒鴰煲蚱涠喾N類型文獻并存，可以使讀者在同一書庫中接觸到多種不同類型的文獻，并從中享受到它所帶來的多樣而便利的服務，而形成自己特有的服務優勢。但也由于不同類型的文獻有著不同的借閱服務與管理，而給工作帶來一些不曾有的難度，加之管理與服務工作中存在的一些不足，在較大程度上影響著讀者對混合書庫庫存文獻的了解和利用，混合書庫未能發揮出應有的效能。為更好地服務于教學和科研，充分發揮混合書庫的綜合效能，提高庫存文獻的利用率和文獻保障能力，進一步完善與創新混合書庫的管理與服務工作，筆者提出相應的對策。

一、外文書、工具書、光盤概述及管理特點

外文書、工具書、光盤都是高校圖書館館藏不可或缺的重要文獻類型，不同類型的文獻有著不同的管理特點。

（一）外文書

外文書，是外文版圖書的簡稱，文獻語種為外國語。外文書有利于提高讀者外語學習興趣和外語水平。此外，外文版的科技圖書和學術論文因其包含有國際上最新的科學技術成果，反映著一定時期內某專業、某學科的最新研究水平和發展趨勢而具有非常重要的學術參考價值。圖書館對外文書的收藏，從某種程度上還反映了該館對圖書收藏的水平。外文書的分類與中文書一樣分22個大類，圖書排列采用分類排架法，服務形式采用外借形式。

（二）工具書

工具書，簡單地說，就是專供翻檢查閱的書。利用工具書有助于解決查考字詞、文句、成語、典故、人名、地名、詩詞、論文、圖書、法規、條約、紀年、典章制度等問題。它主要有字典、詞典、類書、百科全書、政書、年鑒、手冊、書目、索引、表譜、圖錄、地圖、名錄等類型[1]。本書庫的工具書是傳統的紙質型工具書，服務形式采用室內閱覽的形式。

（三）光盤

光盤，全稱是 “光學數字錄像盤”，它是一種新型的文獻載體材料。光盤上存貯有文字數據、聲像信息等，它需要通過特定的電子設備輸出信息。目前本館提供讀者借閱的光盤都是隨書光盤。光盤圖書圖文音像并茂，生動直觀，拓展了個人的學習知識能力，改變了人們的傳統認知模式和教育模式，有助于讀者對文化科學知識的學習與掌握。光盤存放有特別的要求，須特別注意防潮、防塵、防污損及防劃花，須用光盤盒裝好后再放到特制的防磁柜存放。光盤存放按登錄號順序排列，服務形式與外文書一樣采用外借形式，不同之處是外文書采用的是開架借書，而光盤采用的則是閉架借書。

從上述可知，混合書庫的文獻服務方式是根據文獻類型的不同而分別設置室內閱覽、開架借書和閉架借書三種不同的服務方式，而一般書庫只有開架借書一種方式，由此可見混合書庫的情況要較一般的書庫復雜。

二、目前混合書庫在管理與服務工作中存在的不足

（一）宣傳力度不夠，混合書庫讀者的到訪率低

筆者通過對2011年讀者到訪混合書庫的情況進行分析統計，結果到訪率為13.2%，其中到訪的讀者以借閱光盤圖書為主。如按文獻類別來進行分類統計，那就是平均每天借還的光盤為36.56片，外文書為0.92冊，工具書的閱覽讀者為1.81人次。從這一組數據不難看出，混合書庫讀者的到訪率過低，文獻利用率不高，書庫應有的效能未能呈現。讀者到訪率低，筆者認為主要有以下原因。

1.混合書庫建庫時間相對不長，其中外文書的服務形式還悄然地發生變化，由原來的室內閱覽改為現在的外借形式。而 “外文閱覽室”的名稱卻一直在沿用，這將有可能導致一些讀者對外文書的服務形式產生誤解，仍然以為外文書的服務是只閱不借，在一定程度上影響到讀者的到訪。在接觸讀者的過程中，也證實了存在著這種情況。

2.外文書對讀者相對有一定的要求，就是外語水平相應要高。因此外文書的適應面要比中文圖書范圍窄，這也是影響讀者到訪的原因之一。

3.書庫中的傳統工具書大多數屬于不常用書，加上現在電子工具書的出現及使用，在某種程度上影響到讀者的到訪。

4.書庫中的隨書光盤具有可復制性和共享性。一張光盤借出，可供多人使用，這樣有些讀者可以不必到書庫借閱光盤，而只是通過文件復制就可以獲取光盤的信息。同時光盤信息還可以上傳到網絡，通過網絡傳輸下載獲取光盤的信息。這在一定程度上會減少讀者的到訪，從而影響到訪問率的下降。

5.圖書館在新生入館教育中，涉及混合書庫的內容介紹非常有限，有不少學生連書庫的名稱都叫不全，這在一定程度上也會影響到讀者對混合書庫的到訪。

6.讀者的讀書熱情不高，不常到圖書館，或缺少交流，對混合書庫的情況不了解或了解不夠。在與讀者的交談中了解到，一些讀者對混合書庫的庫存文獻只知其一，不知其二。比如有相當一部分讀者就是到了混合書庫借閱光盤后，才知道這里不僅有光盤，還有外文書和工具書。

（二）對外文書的宣傳輔導工作相對欠缺

為充分發揮館藏文獻的作用，最大限度地提高文獻利用率，宣傳輔導工作是一項行之有效的措施。它向讀者揭示館藏，使讀者更好地利用館藏。宣傳輔導工作的常用方式有新書通報、書刊展覽、報告會、書評、優秀書刊推薦、讀書方法輔導等[2]。目前混合書庫在文獻宣傳輔導工作上，形式方法比較單一，文獻宣傳輔導基本就是在書庫中設置一個專用書架來對新書進行報道和展示，這種方法對于一般書庫來說可能效果不錯，但是對于混合書庫來說則不然。因為混合書庫的外文書比較特殊，比一般中文圖書相對難懂，單有新書報道方式顯然是不夠的，還應根據讀者的閱讀需求、水平層次以及館藏有針對性地進行輔導和推介，而這方面的宣傳輔導能力是最為欠缺的，因為書庫管理員的外語水平普遍不高。

（三）工具書服務面臨新困惑

1.工具書收藏欠配套，與教學科研的改革發展存在差距。圖書館的藏書一直存在著 “藏”與“用”的矛盾，尤其是傳統的工具書在管理與服務工作中更難平衡 “藏”與 “用”的關系。工具書屬于不常用書，加之近年來電子工具書的出現，給工具書建設帶來新的挑戰，工具書的品種和副本數很難把握。目前出現的問題主要是一些連續性年鑒，最近幾年幾乎都是零入藏狀態，由于收藏欠配套，很難適應教學科研改革發展的需要。從收藏角度來看，系列性的工具書收藏不系統、不配套，還會降低文獻應有的價值。在工具書閱覽服務工作中，筆者對2011年度的讀者閱覽進行了分類統計，發現查閱 “梧州統計年鑒”和 “廣西統計年鑒”的讀者有相當的比例。工具書2011年全年的閱覽讀者為198人，共453人次。其中查閱 “梧州統計年鑒”的讀者有19人，查閱 “廣西統計年鑒”讀者為7人，共26人。讀者之中教師讀者8人，學生讀者18人。按分類統計，查閱這兩項 “統計年鑒”的讀者占了讀者總數的13.13%，為最高的一類，但是由于庫存年鑒版本太舊，未能滿足讀者的需要，因而拒借率也是最高的。

“統計年鑒”工具書的讀者訪問率高，這與學校的學科設置、專業設置以及教學科研的改革發展有著緊密的聯系。服務社會是高校三大社會職能之一，近年來，學校加大了與地方的合作，緊緊圍繞地方經濟社會發展辦學是學校教學改革發展的一個方向，并出現了不少校地合作、校企合作的成功案例，為地方經濟社會發展提供了有力的智力支持，極大地提升了學校的影響力和知名度，社會效益明顯。而 “統計年鑒”是研究經濟社會發展的重要參考。根據筆者對本校近年來院級科研項目立項課題的分析統計，2007年至2010年間關于梧州和廣西經濟社會發展方面的研究課題所占的比例在6.25%至19.77%之間，可見有著一定的比例，應給予足夠的關注。

2.工具書管理制度過于呆板，復印服務又有所欠缺。在工具書的讀者服務工作中，曾多次碰到讀者因課題研究或撰寫畢業論文 （畢業設計）的需要，提出工具書外借的要求，但按照目前實行的借閱管理制度，工具書的外借是不允許的。而隨著學校教學科研的改革發展，課題研究、撰寫學術論文的數量在不斷攀升，讀者外借工具書的需求也在增長，工具書 “藏”與 “用”的矛盾日顯突出，固有的借閱管理制度面臨新的挑戰。

此外，復印服務因復印設備年久失修或其他原因而長久以來未能向讀者提供應有的服務，從而給讀者的信息獲取帶來很大的不便，對于只供室內閱覽不能外借的文獻，讀者一般只能靠數碼拍照或手工抄寫來獲取信息。

（四）光盤的備份工作存在缺失，文獻保障能力下降

在光盤服務工作中，筆者發現有的隨書光盤因文獻的復本數有限或因光盤多次使用造成受損，也或因光盤入庫時就存在劃花、污損、破裂等原因，而導致出現獨盤的情況，也就是說配套的隨書光盤僅有一張。雖然這種情況所占的比例不算太多，但有上升的趨勢，在沒有備份的情況下，獨盤或母盤在向讀者提供外借服務的同時，將會產生莫大的風險，若光盤不慎丟失或遭受損壞，那么就會連最后的保障也沒有，如此勢必導致光盤文獻保障能力的下降，讀者也就未能如愿地獲取所需的信息。

三、完善與創新混合書庫管理與服務工作的對策

（一）突出文獻特點，多形式、全方位宣傳混合書庫

混合書庫的外文書、工具書和光盤都獨具特點，宣傳時應突出其特點，讓人聞過則記。采用板報、圖片、網頁等形式作相關專題介紹。新生入館教育時將混合書庫列入參觀之列，讓新生加深印象。還有在一年一度的讀書節系列活動中，盡可能組織安排比如有關外文學習、工具書學習、光盤圖書使用方面的講座，從而提高學生的學習興趣，給予外文書、工具書和光盤文獻更多的關注。

此外， “外文閱覽室”的書庫名稱應視其服務形式的變化和服務規模的逐漸擴大，改為 “外文書借閱處”或 “外文書庫”會更貼切一些，這樣讀者會一目了然，從而也就打消了讀者對外文書只供室內閱覽不能外借的誤解，從而吸引更多的讀者光臨書庫。

（二）加強與外語教學部的互動與合作，提高宣傳輔導外文書的能力

鑒于目前圖書館管理員普遍存在外語水平不高、閱讀宣傳輔導工作開展難、而且在較長時間內可能難以改變這一現狀，為推動外文書的宣傳輔導工作有效地開展，應主動加強與外語教學部的互動與合作。如提供庫存書目信息表，讓外語教學部的老師進行詳細的了解；還可以邀請外語教學部的老師親臨書庫進行現場了解，以便更好地根據學生外語水平的層次和專業教育的要求、以及外文書內容的難易程度，進行方向性的閱讀輔導。之后圖書館可以根據外語教學部的閱讀推薦輔導，分別整理閱讀推薦書目。推薦書目放在學生會的社團板報、圖書館宣傳專欄以及校園網加以宣傳。推薦書目內容大致可以劃分為外語入門、課外閱讀、專業學習、論文寫作等方面。通過這樣有針對性的閱讀宣傳輔導，可以使更多潛在的讀者發展成為現實的讀者，這樣有利于讀者到訪率的提升。

（三）工具書收藏突重點，便利服務贏用戶

工具書 “藏”與 “用”的關系確實很難平衡，但是最大限度地滿足學校教學科研的需要是工作原則，構建與學校學科建設、課程建設以及教學科研改革發展相一致的文獻保障體系是目標。在工具書的建設中，應體現一般收藏與重點收藏的特點。本校的學科設置是以經濟學、管理學、工學、文學為主，適度發展法學、理學、教育學。其中經濟學、管理學占有相當的份量，其學生就占了在校生的三分之一。因此，筆者認為經濟學、管理學方面的工具書應是一個建設重點，而實用性強的 “統計年鑒”應成為其中的一個重要系列，收藏注重系統和配套。為適應信息時代的發展，紙質版、電子版的工具書并行，以滿足辦學以及教學科研改革發展的需要。

在工具書借閱管理制度上，“只閱不借”是基本的管理原則，而面對教學部門因課題研究之需，要外借工具書的情況，從開發利用工具書的角度來說，應給予適當的傾斜，修訂相應靈活的借閱管理制度，這樣既解決教學科研之需，又充分發揮工具書的作用。 此外，復印服務要盡快恢復到位，使不能外借的文獻可以復印，滿足讀者對文獻信息的需求，緩解外借的壓力。通過提供便利的服務，提高服務質量，使圖書館贏得更多的用戶。

（四）加強對光盤備份工作的重視，提高光盤文獻的保障能力

光盤備份，是為了使光盤上貯存的信息得到有效的保存與提取，為提高光盤文獻的保障能力，應制訂相關規定，規范光盤文獻的管理，其中包括對光盤的刻錄備份工作。這樣將會很好地解決前面所提的在沒有備份的情況下，獨盤或母盤在提供外借服務中可能產生不慎丟失或遭受損壞而降低光盤文獻保障能力的問題。此外，對于一些外借頻次高的光盤還可以將其文件信息拷貝放到圖書館的網頁上，供眾多讀者共享下載，以緩解光盤刻錄制作的壓力和減少加工成本。

不斷完善與創新圖書館的管理與服務工作是圖書館工作的主題，通過轉變管理理念、服務理念，探索服務形式，增強服務的主動性、靈活性，提高文獻的利用率和文獻保障能力，給教學科研提供高質量的服務，盡最大限度滿足讀者的需求。加快文獻信息傳播，是圖書館工作的最終價值體現，是工作的出發點和最終目的。

[1]朱天俊，李國新.中文工具書基礎[M].北京：北京圖書館出版社，1998.

[2]吳慰慈，董焱.圖書館學概論[M].修訂二版.北京：國家圖書館出版社，2008.

G642.4

A

1673-8535（2012）03-0099-05

2012-02-18

梧州學院教育教學改革重點項目（wyjg2010A008）研究成果

謝靈（1962-），女，廣西浦北人，梧州學院圖書館館員，研究方向：讀者服務工作與研究。

高 堅）