知識管理引入中醫藥科技查新機構的必要性

楊坤杰，李鳳玲，亢 力

(中國中醫科學院中醫藥信息研究所，北京 100700)

本文就知識管理引入中醫藥科技查新機構的必要性，探討如下。

1 知識管理的內涵

1986年，美國管理咨詢專家卡爾·威格在瑞士召開的聯合國勞工組織會議上，首先提出了知識管理(knowledge management)的概念，即知識管理是系統、明確、有意識地構建、更新、應用知識，實現企業的知識相關效能最大化[1]。從知識管理所研究的對象和范疇來看，有狹義和廣義兩種理解。狹義的“知識管理”主要是對知識本身的管理，包括對知識的創造、獲取、加工、存儲、傳播和應用的管理。廣義的“知識管理”不僅包括對知識進行管理，還包括對與知識有關的各種資源和無形智力資產的管理，涉及知識組織、知識設施、知識資產、知識活動、知識人員的全方位和全過程的管理[2]。

知識管理的形成和發展以信息管理為基礎，但是信息管理和知識管理卻存在本質上的差別[3-4]。

從目標和功能上看，信息管理的基本目標是用一定的技術手段客觀記錄與描述人們對客觀世界的認識，實現信息的合理配置，沒有明確的服務方向性和外在目標性；而知識管理的最終目標是知識的運用，具有較強的方向性和目標性。從內涵范圍上看，信息管理主要是一種構建信息資源庫的過程；而知識管理是一種激勵知識創新并實現價值思想，通過發揮集體智慧與知識共享來提高競爭力的過程。知識管理的最終目標是實現知識共享和知識創新，運用集體智慧提升競爭能力。從信息管理到知識管理的轉化，是管理理論與實踐中“以人為本”的管理思想的進一步體現[5]。

國內外很多學者對知識管理的概念作了進一步描述，雖觀點不盡相同，但都確認界定思考知識管理最好在寬泛的背景下進行。

如果從企業的角度出發，知識管理是對企業中所有的信息資源進行收集、組織、分析、共享等，從而謀求更大應用目標的綜合研究學科，包括對企業內部的知識資源進行明晰化、系統化的管理，以及組織、傳遞、利用和開發這些知識的過程[6]。

從信息管理的領域來說，知識管理是以知識作為管理對象，對知識的生成創新、識別獲取、分類整理、記錄儲存、傳播交流、開發利用等有關方面進行管理，將捕獲的知識與技能傳播給需要的組織或個人，以便他們能夠做出最好的決策[7]。

總之，知識管理是從對知識內涵的準確表述和解釋中發展起來的，是一組以信息技術為基礎、以觀念更新為前提、以理論創新為核心、以開發、傳播、使用知識并最終實現知識共享為目標的綜合性活動，其目的在于提高組織的應變能力和創新能力。通俗地理解知識管理是指對于廣泛、大量的無序信息進行整理加工、統計分析后形成有針對性的知識的過程，使知識的需求者或需求方更方便快捷地得到、應用，并使這個過程可重復。知識管理的實踐手段包括對知識的識別、獲取、開發、分解、使用、存儲，并具有積累、共享和交流的共性。從而可知，知識管理的過程是將工作中大量無序的知識進行有序化的過程，這種活動是以提高工作效率為最終目的的，所以使之與醫學情報研究和服務相結合是一種創新、有益的嘗試[8]。

2 中醫藥科技查新實施知識管理的必要性

2.1 目前中醫藥查新工作存在的問題 1992年，國家中醫藥管理局中國中醫藥文獻檢索中心(簡稱檢索中心)成立以來,先后3批在全國范圍內審批了20個分中心。在國家中醫藥管理局和中國中醫科學院的直接領導和支持下，在全國20個分中心的齊心努力下，取得了良好的成績，積累了豐富的經驗，但隨著生物醫學的發展及其他學科在醫學領域的滲透，中醫藥學與其他學科的交叉點也越來越多，從數據資源的豐富、數據量的增長變化速度，科技查新人員的結構、層次，查新內容的多層次和更深、更難、多樣性，都給查新工作提出了新的要求和挑戰[9]。

2.1.1 行政管理方面 檢索中心缺乏行之有效的規章制度和對各分中心的管理、獎懲、監督措施，對各分中心的人員情況、設備配置、數據資源、存在問題等不夠清楚；缺乏對執行《中醫藥科技查新規范》(簡稱《規范》)的監管。

2.1.2 業務方面 1)查新報告格式不統一:就查新報告的格式而言，雖《規范》中已經明確了統一格式，但在實踐中仍未統一，各中心采用的查新格式各不相同，有采用科技部格式的，有采用教育部格式的，也有自已設計的格式。再具體到查新委托、查新項目的技術路線、查新點、數據資源、檢索策略、結論等各部分的要求及表述都不統一，由此造成查新報告質量也參差不齊，尤其在查新高峰期間，由于工作量超大更容易忽視查新報告的質量要求[10]。2)查新流程中存在的問題和薄弱環節：①查新申請環節繁瑣。查新工作人員與用戶缺乏高效的溝通，尤其是課題申報時間相對集中的時期，溝通效率顯得尤為重要，不論是現場咨詢還是電話咨詢，雙方溝通耗時過長，浪費了很多不必要的時間;既使是通過E-mail發送過來的查新申請也需要電話確認，以上情況嚴重影響查新員的工作，降低工作效率，同時申請程序顯得繁瑣而不便捷。②查新員的重復工作。查新員在書寫查新報告時還要將查新申請單上的內容復制黏貼到查新報告中，無形中增加了很多重復勞動，而且查找、統計起來也很麻煩。③數據管理混亂。目前查新員完成的查新報告都歸到文件夾，查新報告所處的狀態(已審核、未審核、用戶有無確認、有無取件等)無法明確的看出，報告的歸檔容易出錯。④數據檢索困難。由于查新報告都以WORD形式存在于文件夾中，所以查找查新報告的相關信息很困難。⑤缺乏數據統計功能。由于查新報告形式的局限，對于查新報告中的信息很難統計，查新報告作為有價值的知識資源，其學術價值和戰略意義無法實現；并且對于工作人員的工作量情況也無法一目了然。3)知識服務方面：自從1992年國家中醫藥管理局中國中醫藥文獻檢索中心(簡稱檢索中心)成立以來的近20年里，在全國20個分中心的共同努力下，中醫藥科技查新報告積累了2萬余項,這些查新報告可以說見證了20年來中醫藥科研發展的歷程，能夠為未來中醫藥發展方向的確定起到重要的借鑒作用。然而隨著查新報告數量越來越多，查新項目的類別越來越繁雜，沒有經過整理的查新報告就像一盤散沙堆放在檔案庫中，成為無序的知識，無法為項目管理部門提供知識服務。

2.2 查新報告是重要的知識資產 查新報告作為知識資產，蘊含著兩方面重要的隱形知識：首先它蘊含著長期從事查新工作的人員的經驗、工作體會、獨特的工作方法等等，年輕的查新員在汲取老查新員經驗的基礎上，能夠更好的獲取、篩選信息，提高工作效率和工作質量。

再有它更是一種重要的戰略資源，其項目中所表達出來的知識，可以說是中醫藥科研人員集體智慧的結晶，能夠為中醫藥科研管理部門的決策者們提供信息保障和決策支持，讓國家有限的經費投入到有價值的研究中去。當今社會，經濟、技術飛速發展，各種機構與組織在戰略決策上越來越面臨重大而復雜的選擇。以中醫藥科技管理為例，在中醫藥科技發展戰略、科技工作重點領域、推動技術跨越發展等重大決策中，怎樣能夠快速、準確判斷并科學決策，使國家的投入發揮最大效益，是政府科技管理部門經常面對的重大課題。

現代政府科技決策的水平，直接關系到國家或地區的科技工作的效率和科技投入的成效，最終影響地區科技創新的成敗。但政府部門或組織機構畢竟人力、精力有限，許多方面的決策僅靠自身力量難以勝任，特別是在當前這種“信息爆炸”與“知識匱乏”并存的形勢下，有必要借助具有專業技術水平的咨詢機構和人員獲得有效的決策信息支持，通過各種思想庫為其提供備選的戰略選擇預案。在圖書情報領域開展知識服務的方式主要包括專業化的參考咨詢服務、文獻的深層次加工、課題跟蹤與定題服務、知識管理服務以及專業特色知識管理系統的建立等，其中建立特色的、專業的知識管理系統是實現知識服務的重要而直接的方式之一。

基于以上中醫藥查新中存在的問題、不足之處以及查新報告的重要性，在中醫藥查新工作中開展知識管理，是保障查新質量、提高查新效率的重要手段，也是提升中醫藥項目及中醫藥整個領域競爭能力和創新能力的一種有效手段。將查新工作納入到知識管理中，就是要讓作為知識資產的查新報告在一定范圍內共享，包括在本中心共享、在分中心共享，在上級項目管理單位共享，用聚集起來的集體的智慧提高整個中醫藥行業的應變能力、科研能力和創新能力。

[1]曹德駿,張寧俊.論知識管理[J].重慶大學學報(社會科學版),2000(4):44-46.

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[3]何紹華,王培林.知識管理環境下的信息管理創新[J].情報理論與實踐,2007,30(3):292-294.

[4]邱均平,馬海群.再論知識管理與信息管理[J].圖書情報工作,2000(10):5-8.

[5]陽沛湘.醫學科研項目的知識管理研究[J].中國人民解放軍軍事醫學科學院,2010(1):38.

[6]蘇春萍.石建.對知識管理及其技術應用系統的解析[J].情報雜志,2005(9):35-37.

[7]梁秋春.知識管理在信息分析中的應用探討[J].現代情報,2010,30(1):23-25,29.

[8]劉素剛,魏津平,朱芳華,等.基于知識管理理論的醫學情報服務體系建設[J].醫學信息學雜志,2009(4):32-35.

[9]李鳳玲,楊坤杰.知識管理在中醫藥科技查新中的應用探索[J].國際中醫中藥雜志,2011,33(10):913-915.

[10]李鳳玲,楊坤杰,徐俊.中醫藥科技查新中存在的問題和建議[J].國際中醫中藥雜志,2009,31(4):362-363.