此“服務(wù)”非彼“服務(wù)”——試析政府公開(kāi)信息利用服務(wù)與檔案利用服務(wù)的差異性

任冬莉（南京市檔案局，江蘇南京，210008）

此“服務(wù)”非彼“服務(wù)”
——試析政府公開(kāi)信息利用服務(wù)與檔案利用服務(wù)的差異性

任冬莉（南京市檔案局，江蘇南京，210008）

國(guó)家檔案局提出的“十二五”期間國(guó)家綜合檔案館功能建設(shè)由“四位一體”向“五位一體”發(fā)展的目標(biāo)，是新形勢(shì)下檔案館功能的拓展與延伸。特別是建立政府公開(kāi)信息場(chǎng)所是法律賦予檔案館的新任務(wù)和新職責(zé)。各級(jí)檔案館如何抓住這個(gè)契機(jī)，擴(kuò)大檔案館的社會(huì)影響，增強(qiáng)社會(huì)的檔案意識(shí)，提高社會(huì)對(duì)檔案工作的認(rèn)知與認(rèn)可，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展，值得我們研究和深思。現(xiàn)階段，檔案館如何做好政府公開(kāi)信息利用服務(wù)，筆者認(rèn)為很有必要將其與檔案利用服務(wù)進(jìn)行比較，加以分析，區(qū)別對(duì)待，以利于推進(jìn)檔案館信息利用服務(wù)的優(yōu)質(zhì)化。

首先，政府公開(kāi)信息利用與檔案利用都是檔案館向社會(huì)與民眾提供信息服務(wù)，在硬件建設(shè)上沒(méi)有很大的區(qū)別。檔案館盡可能地為利用者提供舒適的利用場(chǎng)所，提供方便、先進(jìn)的利用設(shè)備及人性化的硬件服務(wù)，關(guān)鍵是在場(chǎng)所的設(shè)置和布局上有所不同。政府公開(kāi)信息查閱場(chǎng)所應(yīng)該是一種完全開(kāi)放的環(huán)境，利用者就如同到圖書(shū)館或逛書(shū)店一樣的自如。而查檔利用場(chǎng)所則是一個(gè)相對(duì)封閉的空間，檔案館為了確保檔案不受侵害，利用場(chǎng)所一般都有監(jiān)控設(shè)備，對(duì)人、物進(jìn)行適時(shí)的監(jiān)控管理。而在政府公開(kāi)信息利用場(chǎng)所就不宜采用此方法。同時(shí)，兩個(gè)場(chǎng)所的存放方式也截然不同。檔案是存放在檔案庫(kù)房，利用者不可能隨手可得，而政府公開(kāi)信息則應(yīng)是陳列在完全開(kāi)放的環(huán)境中，利用者可信手拈來(lái)。

其次，在兩種服務(wù)中檔案館的角色定位不同。在檔案利用服務(wù)中，檔案館是主角，主導(dǎo)全部過(guò)程和結(jié)果。而在政府公開(kāi)信息利用服務(wù)中，檔案館是配角，是服務(wù)主體，過(guò)程和結(jié)果都不能完全掌控。一份檔案能否給申請(qǐng)利用者使用，檔案館須依法界定外，還需根據(jù)法律賦予的職責(zé)，對(duì)利用者的身份、利用目的等進(jìn)行審核后，決定是全部利用、部分利用或不能利用。而對(duì)政府信息，是完全公開(kāi)、部分公開(kāi)，還是依申請(qǐng)公開(kāi)，則由信息制發(fā)機(jī)構(gòu)決定，檔案館提供的僅僅是政府信息中的完全公開(kāi)部分。即便是依申請(qǐng)公開(kāi)，也是由信息制發(fā)機(jī)構(gòu)進(jìn)行審核和回復(fù)，檔案館僅是引導(dǎo)利用者，提供依申請(qǐng)公開(kāi)的途徑和方法。

三是在服務(wù)對(duì)象管理上的不同。政府公開(kāi)信息利用者到檔案館利用政府公開(kāi)信息就如同到圖書(shū)館或逛書(shū)店一樣，不需提交任何有關(guān)個(gè)人身份的證件。僅當(dāng)其需要利用依申請(qǐng)公開(kāi)的政府信息時(shí)，才需要向信息制發(fā)單位提供相關(guān)證件。而到檔案館利用檔案，必須根據(jù)其檔案利用的范圍和內(nèi)容，根據(jù)檔案館的相關(guān)要求，向檔案館提供相應(yīng)的證明材料和證件。

四是在利用范圍上的不同。檔案館在開(kāi)展政府公開(kāi)信息服務(wù)和檔案信息服務(wù)時(shí)，必須符合國(guó)家法律法規(guī)的要求，在法律允許的范圍內(nèi)。值得注意的是，檔案和政府公開(kāi)信息兩者是不相等的。檔案中包含政府公開(kāi)信息，但不全是，政府公開(kāi)信息；政府公開(kāi)信息中有檔案，但不全是檔案。因此，檔案館不能單一地根據(jù)一個(gè)利用標(biāo)準(zhǔn)決定利用范圍。檔案的利用范圍必須根據(jù)《檔案法》的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定劃控后，向利用者提供利用；政府信息的公開(kāi)則是政府信息制發(fā)機(jī)構(gòu)依據(jù)《政府公開(kāi)信息條例》規(guī)定的范圍和時(shí)間，向利用者提供利用。檔案館既無(wú)權(quán)擴(kuò)大利用范圍，也不能隨意地縮小利用范圍。關(guān)鍵是要區(qū)分信息類(lèi)別，區(qū)分在檔案館保存的檔案僅僅是檔案，還是既是檔案也是政府公開(kāi)信息，依據(jù)相應(yīng)的規(guī)定而提供信息服務(wù)。現(xiàn)階段，檔案館要特別注意處理好《政府公開(kāi)信息條例》與《檔案法》兩者之間的銜接和融合。

五是受社會(huì)監(jiān)督的程度不同。政府公開(kāi)信息的基本特征就是公開(kāi)的，現(xiàn)行的，具有現(xiàn)實(shí)意義，更為廣大民眾所關(guān)注、社會(huì)所重視。各政府部門(mén)若沒(méi)有公開(kāi)或延時(shí)公開(kāi)《政府公開(kāi)信息條例》規(guī)定的應(yīng)公開(kāi)的政府信息，往往會(huì)引起社會(huì)的普遍關(guān)注和社會(huì)輿論的批評(píng)與監(jiān)督。這幾年不斷出現(xiàn)的利用官司就是很好的說(shuō)明。同時(shí)利用者還可以對(duì)公開(kāi)信息內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性提出質(zhì)疑，并在符合法定條件的情況下有對(duì)信息內(nèi)容提出修改要求的權(quán)力，信息制發(fā)機(jī)構(gòu)對(duì)此必須有所答復(fù)和糾正。相對(duì)于此，檔案信息受社會(huì)監(jiān)督的程度遠(yuǎn)比政府公開(kāi)信息要低得多，這是由檔案的基本屬性決定的。《檔案法》實(shí)施25年來(lái)，案例之少就是最好的印證。在現(xiàn)實(shí)中確是如此，當(dāng)一個(gè)利用者需要利用法律規(guī)定應(yīng)當(dāng)歸檔的檔案，而查詢的結(jié)果卻是無(wú)任何記錄和信息時(shí)，他也只能一聲嘆息，無(wú)法追究責(zé)任。

六是服務(wù)方式與方法的不同。在我國(guó)，一般來(lái)說(shuō)檔案利用者的利用目的很明確，真正屬于檔案文化休閑的情況還極少。一般查檔者要通過(guò)和查檔接待人員的溝通與交流，方可獲得相關(guān)信息，兩者雖然是互動(dòng)的關(guān)系，但其實(shí)是一種被動(dòng)服務(wù)。也就是服務(wù)的過(guò)程是互動(dòng)的，服務(wù)的結(jié)果卻是被動(dòng)的。政府公開(kāi)信息的利用對(duì)象既可能是目的明確的利用者，也不乏像圖書(shū)館中休閑和娛樂(lè)的人士。針對(duì)不同的利用對(duì)象采取不同的服務(wù)方式和方法，是政府公開(kāi)信息利用服務(wù)區(qū)別于檔案利用服務(wù)的關(guān)鍵。對(duì)有服務(wù)需要的利用者，通過(guò)交流、溝通，了解需求，有針對(duì)性地提供檢索工具，使利用者能及時(shí)獲取所需信息。特別是對(duì)有自助服務(wù)能力的利用者，檔案館要提供編制的檢索工具并說(shuō)明檢索工具的使用方法。現(xiàn)階段，檔案館要特別加強(qiáng)對(duì)政府公開(kāi)信息檢索工具編制的研究，尤其是目錄的主題詞、關(guān)鍵詞標(biāo)識(shí)及信息分類(lèi)的研究。政務(wù)信息資源目錄體系第四部分《政務(wù)信息資源分類(lèi)》（GB/T21063.4－2007）為我們提供了標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。為利用者提供便捷、高效的服務(wù)是檔案部門(mén)責(zé)無(wú)旁貸的責(zé)任和義務(wù)。

檔案利用服務(wù)和政府公開(kāi)信息服務(wù)雖然有所不同，但兩者也相互促進(jìn)，互為補(bǔ)充。檔案館要借助政府公開(kāi)信息服務(wù)，擴(kuò)大自身的社會(huì)影響，提升自身的社會(huì)地位，更為重要的是通過(guò)政府公開(kāi)信息服務(wù)和檔案利用服務(wù)，使檔案館的服務(wù)成為文化服務(wù)的品牌產(chǎn)品。