此“服務”非彼“服務”——試析政府公開信息利用服務與檔案利用服務的差異性

任冬莉（南京市檔案局，江蘇南京，210008）

此“服務”非彼“服務”
——試析政府公開信息利用服務與檔案利用服務的差異性

任冬莉（南京市檔案局，江蘇南京，210008）

國家檔案局提出的“十二五”期間國家綜合檔案館功能建設由“四位一體”向“五位一體”發展的目標，是新形勢下檔案館功能的拓展與延伸。特別是建立政府公開信息場所是法律賦予檔案館的新任務和新職責。各級檔案館如何抓住這個契機，擴大檔案館的社會影響，增強社會的檔案意識，提高社會對檔案工作的認知與認可，實現檔案事業的跨越式發展，值得我們研究和深思。現階段，檔案館如何做好政府公開信息利用服務，筆者認為很有必要將其與檔案利用服務進行比較，加以分析，區別對待，以利于推進檔案館信息利用服務的優質化。

首先，政府公開信息利用與檔案利用都是檔案館向社會與民眾提供信息服務，在硬件建設上沒有很大的區別。檔案館盡可能地為利用者提供舒適的利用場所，提供方便、先進的利用設備及人性化的硬件服務，關鍵是在場所的設置和布局上有所不同。政府公開信息查閱場所應該是一種完全開放的環境，利用者就如同到圖書館或逛書店一樣的自如。而查檔利用場所則是一個相對封閉的空間，檔案館為了確保檔案不受侵害，利用場所一般都有監控設備，對人、物進行適時的監控管理。而在政府公開信息利用場所就不宜采用此方法。同時，兩個場所的存放方式也截然不同。檔案是存放在檔案庫房，利用者不可能隨手可得，而政府公開信息則應是陳列在完全開放的環境中，利用者可信手拈來。

其次，在兩種服務中檔案館的角色定位不同。在檔案利用服務中，檔案館是主角，主導全部過程和結果。而在政府公開信息利用服務中，檔案館是配角，是服務主體，過程和結果都不能完全掌控。一份檔案能否給申請利用者使用，檔案館須依法界定外，還需根據法律賦予的職責，對利用者的身份、利用目的等進行審核后，決定是全部利用、部分利用或不能利用。而對政府信息，是完全公開、部分公開，還是依申請公開，則由信息制發機構決定，檔案館提供的僅僅是政府信息中的完全公開部分。即便是依申請公開，也是由信息制發機構進行審核和回復，檔案館僅是引導利用者，提供依申請公開的途徑和方法。

三是在服務對象管理上的不同。政府公開信息利用者到檔案館利用政府公開信息就如同到圖書館或逛書店一樣，不需提交任何有關個人身份的證件。僅當其需要利用依申請公開的政府信息時，才需要向信息制發單位提供相關證件。而到檔案館利用檔案，必須根據其檔案利用的范圍和內容，根據檔案館的相關要求，向檔案館提供相應的證明材料和證件。

四是在利用范圍上的不同。檔案館在開展政府公開信息服務和檔案信息服務時，必須符合國家法律法規的要求，在法律允許的范圍內。值得注意的是，檔案和政府公開信息兩者是不相等的。檔案中包含政府公開信息，但不全是，政府公開信息；政府公開信息中有檔案，但不全是檔案。因此，檔案館不能單一地根據一個利用標準決定利用范圍。檔案的利用范圍必須根據《檔案法》的規定，對檔案進行鑒定劃控后，向利用者提供利用；政府信息的公開則是政府信息制發機構依據《政府公開信息條例》規定的范圍和時間，向利用者提供利用。檔案館既無權擴大利用范圍，也不能隨意地縮小利用范圍。關鍵是要區分信息類別，區分在檔案館保存的檔案僅僅是檔案，還是既是檔案也是政府公開信息，依據相應的規定而提供信息服務。現階段，檔案館要特別注意處理好《政府公開信息條例》與《檔案法》兩者之間的銜接和融合。

五是受社會監督的程度不同。政府公開信息的基本特征就是公開的，現行的，具有現實意義，更為廣大民眾所關注、社會所重視。各政府部門若沒有公開或延時公開《政府公開信息條例》規定的應公開的政府信息，往往會引起社會的普遍關注和社會輿論的批評與監督。這幾年不斷出現的利用官司就是很好的說明。同時利用者還可以對公開信息內容的完整性、準確性提出質疑，并在符合法定條件的情況下有對信息內容提出修改要求的權力，信息制發機構對此必須有所答復和糾正。相對于此，檔案信息受社會監督的程度遠比政府公開信息要低得多，這是由檔案的基本屬性決定的。《檔案法》實施25年來，案例之少就是最好的印證。在現實中確是如此，當一個利用者需要利用法律規定應當歸檔的檔案，而查詢的結果卻是無任何記錄和信息時，他也只能一聲嘆息，無法追究責任。

六是服務方式與方法的不同。在我國，一般來說檔案利用者的利用目的很明確，真正屬于檔案文化休閑的情況還極少。一般查檔者要通過和查檔接待人員的溝通與交流，方可獲得相關信息，兩者雖然是互動的關系，但其實是一種被動服務。也就是服務的過程是互動的，服務的結果卻是被動的。政府公開信息的利用對象既可能是目的明確的利用者，也不乏像圖書館中休閑和娛樂的人士。針對不同的利用對象采取不同的服務方式和方法，是政府公開信息利用服務區別于檔案利用服務的關鍵。對有服務需要的利用者，通過交流、溝通，了解需求，有針對性地提供檢索工具，使利用者能及時獲取所需信息。特別是對有自助服務能力的利用者，檔案館要提供編制的檢索工具并說明檢索工具的使用方法。現階段，檔案館要特別加強對政府公開信息檢索工具編制的研究，尤其是目錄的主題詞、關鍵詞標識及信息分類的研究。政務信息資源目錄體系第四部分《政務信息資源分類》（GB/T21063.4－2007）為我們提供了標準依據。為利用者提供便捷、高效的服務是檔案部門責無旁貸的責任和義務。

檔案利用服務和政府公開信息服務雖然有所不同，但兩者也相互促進，互為補充。檔案館要借助政府公開信息服務，擴大自身的社會影響，提升自身的社會地位，更為重要的是通過政府公開信息服務和檔案利用服務，使檔案館的服務成為文化服務的品牌產品。