新建本科高校加強(qiáng)檔案收集工作路徑分析

任紅燕（常熟理工學(xué)院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校加強(qiáng)檔案收集工作路徑分析

任紅燕（常熟理工學(xué)院，江蘇常熟，215500）

新建本科高校是在原有?？茖W(xué)?；A(chǔ)上，通過(guò)獨(dú)立升格或合并辦學(xué)，由教育部批準(zhǔn)組建的普通本科院校。這類高校由于其前身對(duì)檔案工作重視程度不夠等歷史原因，導(dǎo)致檔案收集困難，散失現(xiàn)象嚴(yán)重。鑒于上述情況，新建本科高校檔案館（室）要充分發(fā)揮應(yīng)有職能，有效推進(jìn)檔案收集工作，確保高校檔案資源得到更好的管理。

一、制定切合實(shí)際的校內(nèi)立卷單位歸檔范圍

歸檔范圍是開(kāi)展檔案收集工作的主要依據(jù)。高校一般都應(yīng)結(jié)合本校實(shí)際情況制定歸檔范圍，但有的部門領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正重視檔案工作，沒(méi)有根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度要求制定符合本部門實(shí)際的歸檔范圍。同時(shí)高校兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差、人員構(gòu)成局限、工作性質(zhì)為兼職等特點(diǎn)又使其對(duì)檔案收集工作缺乏積極性，往往不會(huì)主動(dòng)去研究本部門哪些材料應(yīng)該歸檔?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定，高校檔案館（室）職能之一是“擬訂學(xué)校檔案工作規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)貫徹落實(shí)”。因而，高校檔案館（室）應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起修訂本校各立卷歸檔部門歸檔范圍的職責(zé)，積極聯(lián)系各部門檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)，取得他們的支持，了解、熟悉、分析各部門職能，修訂符合高校檔案管理相關(guān)規(guī)定和各部門實(shí)際情況的歸檔范圍。這對(duì)于檔案基礎(chǔ)工作相對(duì)薄弱的新建本科高校而言，顯得尤為迫切。由于新建本科高校檔案館（室）大多隸屬于黨辦、校辦，沒(méi)有獨(dú)立發(fā)文權(quán)限，因而更要加強(qiáng)檔案宣傳，爭(zhēng)取本部門和學(xué)校檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)重視，使得歸檔范圍在全校范圍內(nèi)正式發(fā)布，增強(qiáng)其嚴(yán)肅性、權(quán)威性和約束力。

筆者所在學(xué)校是一所新建本科高校，2005年升本之前，以原國(guó)家教委《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》（以下簡(jiǎn)稱《分類法》）為依據(jù)開(kāi)展檔案收集工作?！斗诸惙ā访鞔_的歸檔范圍對(duì)于具體的一個(gè)單位而言，過(guò)于粗線條，加之各部門檔案意識(shí)不夠強(qiáng)，檔案收集工作不盡如人意。2008年學(xué)校舉辦建校50周年慶典活動(dòng)，集中利用檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)大量應(yīng)歸檔文件材料沒(méi)有歸檔。升本后，學(xué)校修訂了《常熟理工學(xué)院文件材料歸檔范圍和保管期限表》，作為學(xué)校各部門檔案收集依據(jù)，并于2010年發(fā)布。該文件結(jié)合學(xué)校實(shí)際，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化，有效推動(dòng)了檔案收集工作。但由于學(xué)校各部門的檔案意識(shí)不一，該文件施行過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)有的部門并不愿意對(duì)照歸檔范圍進(jìn)行本部門檔案材料的收集，影響了檔案的齊全完整。2012年初，學(xué)校檔案館又結(jié)合學(xué)校各部門職能，修訂了《常熟理工學(xué)院立卷單位歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，進(jìn)一步明確了學(xué)校各部門的歸檔范圍，增強(qiáng)了檔案收集、鑒定工作的可操作性。從施行第一年情況看，成效顯著，檔案收集從數(shù)量到質(zhì)量都有較大改觀，截至2012年8月，文書檔案收集數(shù)量較2011年增加了604件。

二、高校檔案館（室）要切實(shí)履行監(jiān)督職能

長(zhǎng)期以來(lái)，新建本科高校檔案館（室）大多作為黨辦或校辦下屬的一個(gè)機(jī)構(gòu)，對(duì)全校檔案工作的監(jiān)督職能被忽略，檔案館（室）僅成為坐等各部門移交檔案的機(jī)構(gòu)。要改變這一現(xiàn)狀，檔案館（室）必須發(fā)揮能動(dòng)性，以教育部第27號(hào)令為依據(jù)，對(duì)學(xué)校各部門檔案工作進(jìn)行有效監(jiān)督。

履行監(jiān)督職能，要注重對(duì)各部門檔案工作前端的監(jiān)督。這就要求檔案館（室）工作人員必須全面了解各部門應(yīng)歸檔材料范圍，明確各部門除了歸檔范圍規(guī)定的常規(guī)工作產(chǎn)生的材料外，還有哪些具體材料應(yīng)該歸檔。只有做到心中有數(shù)，才可能在對(duì)兼職檔案員進(jìn)行歸檔指導(dǎo)時(shí)給出明確意見(jiàn)，列出所缺材料，督促其及時(shí)做好檔案收集補(bǔ)救工作，切實(shí)發(fā)揮監(jiān)督作用。

掌握各部門應(yīng)歸檔具體材料的有效辦法，就是關(guān)注學(xué)校及其各部門的年度工作總結(jié)、校領(lǐng)導(dǎo)在教職工代表大會(huì)上的工作報(bào)告、工會(huì)工作報(bào)告等總結(jié)性材料。這些材料往往很清晰地展示校內(nèi)各條線的主要工作內(nèi)容、取得的工作成績(jī)。檔案館（室）工作人員可以根據(jù)總結(jié)顯示的相關(guān)數(shù)據(jù)核查材料歸檔是否完整。比如，校長(zhǎng)工作報(bào)告中在講到科研工作時(shí)，會(huì)有一系列反映科研成果的數(shù)據(jù)，在歸檔時(shí)檔案館（室）工作人員可據(jù)此數(shù)據(jù)核對(duì)科研管理部門收集的相關(guān)檔案材料是否齊全，發(fā)現(xiàn)缺失即時(shí)向科研管理部門指出。檔案館（室）工作人員還可根據(jù)收發(fā)文登記簿核對(duì)各相關(guān)部門收文、發(fā)文收集情況，保證收發(fā)文收集齊全完整。

三、高校檔案館（室）業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作須常態(tài)化

檔案館（室）作為高校檔案工作職能管理部門，對(duì)學(xué)校各部門檔案工作開(kāi)展業(yè)務(wù)指導(dǎo)是其不可推卸的責(zé)任。目前高校檔案機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)內(nèi)容主要是對(duì)收集到的材料進(jìn)行鑒定、整理，忽略了如何收集這一環(huán)節(jié)；同時(shí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)行為更多地發(fā)生在每年上半年的集中歸檔期間。高校檔案包括文書、教學(xué)、科技、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物等類別檔案，各類檔案的歸檔移交時(shí)間各不相同，因而為更好地收集歸檔材料，檔案館（室）有必要將業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作常態(tài)化，將檔案收集環(huán)節(jié)納入指導(dǎo)內(nèi)容，根據(jù)不同類別檔案不同的歸檔移交時(shí)間要求，及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門做好檔案整理移交工作。

檔案館（室）可借助校園新聞網(wǎng)推進(jìn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)常態(tài)化。校園網(wǎng)上內(nèi)容極其豐富，有反映學(xué)校各方面情況的大事小情，且圖文并茂。檔案館（室）人員通過(guò)瀏覽學(xué)校網(wǎng)頁(yè)，可快速了解學(xué)校發(fā)生的各類事件，進(jìn)而不定期主動(dòng)聯(lián)系各部門做好相關(guān)檔案材料的日常收集，確保各類檔案材料收集齊全完整，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整理、移交。以照片檔案的收集為例，筆者所在學(xué)校黨委宣傳部是產(chǎn)生照片檔案的主要部門，長(zhǎng)期以來(lái)照片檔案絕大多數(shù)由他們移交歸檔。但通過(guò)瀏覽校園新聞網(wǎng)，我們發(fā)現(xiàn)，有些重要活動(dòng)由相關(guān)職能部門自行承擔(dān)攝影任務(wù)。根據(jù)這一情況，學(xué)校檔案館人員在做好黨委宣傳部照片檔案接收工作的同時(shí)，主動(dòng)及時(shí)聯(lián)系其他照片檔案產(chǎn)生部門，指導(dǎo)他們收集整理好這些檔案材料，并及時(shí)歸檔，保證了照片檔案收集的齊全。近兩年照片檔案收集數(shù)量年增長(zhǎng)超過(guò)20%。

四、科學(xué)設(shè)置考核指標(biāo)

建立健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，是推進(jìn)高校檔案工作開(kāi)展的重要保證。筆者所在學(xué)校檔案館在這方面做了有益嘗試，主動(dòng)修訂檔案工作考核辦法，提交學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，獲取領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)同，2012年初頒布了《常熟理工學(xué)院檔案工作考核辦法(試行)》（以下簡(jiǎn)稱《辦法》）。《辦法》將考核結(jié)果與部門年度工作目標(biāo)考核掛鉤，檔案工作不合格單位年度考核結(jié)果不得為優(yōu)秀。此舉極大地促進(jìn)了檔案工作，在當(dāng)年度上半年文書檔案集中歸檔期間，各部門歸檔積極性明顯提高，主動(dòng)聯(lián)系檔案館人員接受業(yè)務(wù)指導(dǎo)的部門增加了，主動(dòng)就歸檔工作進(jìn)行咨詢的電話也增加了。

設(shè)置考核指標(biāo)時(shí)，要兼顧影響檔案工作的各種因素。組織的健全、全員檔案意識(shí)的增強(qiáng)、兼職檔案員檔案業(yè)務(wù)能力的提高，是檔案工作正常開(kāi)展、檔案收集齊全完整的有力保障；檔案材料收集完整齊全有賴于平時(shí)對(duì)檔案材料的積累、管理。因此，高校檔案考核指標(biāo)除了歸檔工作方面的要求外，還應(yīng)包括組織領(lǐng)導(dǎo)和平時(shí)立卷情況。

組織領(lǐng)導(dǎo)工作考核指標(biāo)具體包括：部門分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是否落實(shí)并重視文件材料管理，解決實(shí)際問(wèn)題；文件材料收集、立卷、歸檔工作是否列入部門工作范圍，做到“三納入”、“四同步”管理；是否組織部門教職工學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作法律、規(guī)定或通過(guò)會(huì)議等形式宣傳檔案工作；兼職檔案員是否落實(shí)并能保持相對(duì)穩(wěn)定；檔案分管領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員是否按時(shí)參加學(xué)校檔案工作會(huì)議、檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。平時(shí)立卷情況考核指標(biāo)具體包括：是否堅(jiān)持做好平時(shí)文件材料的形成、積累、整理工作，并有專用柜（屜）存放；是否建立部門收文、發(fā)文、借閱登記制度；歸檔文件材料書寫用紙、用筆是否符合規(guī)范要求,收集的文件材料是否原件。加強(qiáng)對(duì)組織領(lǐng)導(dǎo)和平時(shí)立卷情況的考核，有利于增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力，創(chuàng)造保管條件，推動(dòng)各部門檔案材料收集工作的順利開(kāi)展。

［1］黃曉丹.關(guān)于高校兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)的思考.河南工業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2010（3）：153-157。

［2］教育部.高等學(xué)校檔案管理辦法.教育部令第27號(hào)，2008。