淺議高校檔案社會服務層次與路向

高 冰（淮陰師范學院，江蘇淮安，223001）

淺議高校檔案社會服務層次與路向

高 冰（淮陰師范學院，江蘇淮安，223001）

高校檔案工作是高等學校重要的基礎性工作。根據《高等學校檔案管理辦法》和《高等學校信息公開辦法》的規定，高校檔案機構應充分發揮檔案資源優勢，拓寬服務領域、深化服務層次、豐富服務內容、創新服務手段，不斷提高為社會服務的績效。

一、高校檔案社會服務的層次及內容

對于高校檔案社會服務的探討，目前主要集中為功能性探討，集中探討高校檔案的文化記憶功能、合作建設功能、決策參考功能、咨詢服務功能、學術交流功能、市場服務功能、信息傳播功能、展覽教育功能。筆者認為，高校檔案的功能實現，除主要依靠檔案資源外，還要依托于高校檔案社會服務的層次及內容。如果在這一點上有缺失，就會出現盲點，使社會服務陷入盲目狀態，也無法真正實現高校檔案服務社會的各種功能。根據服務內容與對象的不同，高校檔案社會服務可劃分為微觀的高校師生發展、中觀的高校社會合作和宏觀的國家戰略服務三個層次。

（一）服務師生發展

高校師生是學校的主體，師生發展是高校生存和發展的根本。高校檔案產生于高校師生發展的實踐，因此服務師生發展是高校檔案服務社會的基本內容和基礎層次。教學檔案是教學內容和學校教學歷史的反映，是提高教學管理水平和人才培養質量的重要材料，不僅反映高校現實的發展階段，而且是教學評價、教學改革和教學研究不可缺少的重要參考資料。科研檔案記載學校科研活動的過程、數據和成果，是高校科技學術水平的真實反映，是高校知識創新、應用以及成果轉化的原始憑證。高校教學檔案可以幫助師生了解專業和學科發展的軌跡及前沿趨勢，為學生繼續學習和教師專業發展提供依據和方向。高校科研檔案可以提高學生學習興趣，幫助學生樹立科學精神和培養學生創新能力；可以幫助教師確立研究方向，保護教師研究成果及其合法權益，促進科研成果的生產力轉化，提高高校知識創新與成果深化的效率與質量。

（二）服務社會合作

隨著高校融入社會，高校檔案社會服務的對象出現了多元化的趨勢。根據《高等學校檔案管理辦法》第四章三十二條規定：高校檔案機構應當為社會利用檔案創造便利條件，用于公益的，不得收取費用；用于個人或者商業目的的，可以依照有關規定收取費用。這一規定，使得社會對高校檔案的利用合法化，擴大了高校檔案、檔案機構為社會服務的范圍。同時，國家政策鼓勵高校與社會組織、社會行業合作辦學，鼓勵產學研結合，形成高校與科研院所、行業、企業聯合培養人才的新機制。在這種大形勢下，高校辦學的開放性促使高校檔案的形成不僅是高校內部部門之間的事情，與外部社會組織融合共建形成的檔案，也是高校檔案的重要組成部分。這不僅大大豐富了高校檔案的內容，也為拓展高校檔案服務社會合作的領域創造了更加有利的條件。與此相關的是，高校之間的交流以及高校與國外交流的增加，使高校檔案也突破了區域與國別的限制，使高校檔案的形成、保管與提供利用更加拓展與開放，高校檔案服務社會的廣度和深度都達到一個新的水平。

（三）服務國家戰略

高校檔案是國家資源的重要組成部分，服務國家戰略是高校檔案服務的核心內容和最高層次。科教興國戰略、人才強國戰略和可持續發展戰略是未來國家戰略的長期選擇。高校檔案工作要主動適應和服務國家戰略需要，在服務國家戰略需求中實現高校檔案的價值。人才是當今社會發展的第一資源。高校檔案為培養具有科學精神和人文精神的高層次創業創新人才服務；為增強科學研究能力，發揮學科集群優勢、提高自主創新能力服務；為解決經濟和社會發展中的重大理論和實踐問題、主動為地方和區域經濟和社會發展服務；為促進中國優秀文化傳承、創新、交流服務，積極引領文化建設是高校檔案服務科教興國戰略和人才強國戰略的基本內容；為決策的研究與制定服務，把高校檔案資源轉變為能夠充分發揮高校智囊團和思想庫作用的深度資源，提升高校創新能力和競爭力，是高校檔案服務可持續發展戰略的基本方式和核心動力。

二、高校檔案服務社會的基本路向

服務社會是高校檔案的本質屬性與價值所在。但是現有高校檔案社會服務以被動服務為主，利用主體以內部人員為主，服務流程及手段以傳統方式為主，這些都制約了高校檔案服務社會的績效。因此，必須對服務理念、服務內容、服務流程及手段進行重新設計，以滿足社會對高校檔案的多元需要。

（一）樹立卓越服務理念

高校檔案提供利用方式，以往多為被動式提供服務，其組織和管理模式有其一定合理性。但是隨著利用主體的多元化，利用者的需求發生了變化。高校檔案社會服務要適應并滿足各種利用主體的不同要求，僅靠被動式提供服務或提供一般編研資料的模式是不可行的，老模式與新用戶需求產生矛盾，將制約高校檔案價值的發揮。檔案利用主體是高校檔案服務社會的最終評價者，高校檔案服務要實現以用戶為中心的理念轉變，以卓越服務終極追求，把檔案利用主體的滿意度作為考核服務績效的核心標準。在提供服務過程中，不僅要了解和滿足用戶現在的需求，還應挖掘、預測用戶潛在的中、長遠利用需求，努力為各類用戶提供超出其期望的增值服務，切實提高高校檔案服務社會的績效。

（二）拓展檔案服務范圍

高校檔案傳統服務范圍，僅局限在高校內部。但是高校的開放、與社會的融合以及科學技術的發展，要求高校檔案服務必須突破原有的限制，實現高校檔案服務范圍、內容要向基層延伸、向新行業延伸、向新載體延伸，實現經濟社會發展到哪里，檔案資源就征集到哪里，檔案工作就覆蓋到哪里。人才是高校的優勢，高校檔案部門可以為院系或合作單位檔案機構提供咨詢服務和技術支持，促進檔案人員素質的提升和技術水平的提高。學科建設是高校建設的核心，高校檔案可以為學科建設向新行業發展提供全面系統的檔案信息支持，同時，高校產學研結合，與政府、企業開展合作，也為高校檔案服務增加了新內容。新的形勢要求高校改變傳統紙質檔案服務，借助計算機和網絡技術創造公共服務空間，在滿足公共需求的基礎上，同時提供個性化的專題服務。

（三）創新檔案服務手段

針對高校檔案服務零散的局面，高校檔案部門之間應利用現代網絡技術，加強部門之間的信息聯合，組建高校檔案資源聯盟，解決檔案資源共享和知識管理問題，深度挖掘檔案資源，實現高校檔案資源的價值增值。針對高校檔案利用主體多元的趨勢，高校檔案部門需要積極打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，在正確處理保密和安全的關系基礎上，開展RSS定制、博客、微博、論壇、電子郵件、在線查詢等現代化利用手段，合理拓展高校檔案利用主體的身份限制，破除高校檔案利用的時空限制，提高高校檔案利用的便捷程度，實現檔案信息由“靜態”變為“動態”的開發激活機制，積極滿足不同類型利用主體的需求，提高檔案利用效率。

（四）重組檔案服務流程

服務流程是檔案社會服務績效管理的重要內容，是否對流程重組和如何進行流程重組，將直接影響檔案社會服務的質量與效率。面對高校檔案社會服務主體多元趨勢，重組服務流程顯得愈加迫切。首先，需要確立一切為用戶著想的服務理念，根據檔案機構內部分工的差別科學合理地賦予崗位權責，最大限度降低流程重組內部績效損耗的風險，并在此基礎上根據用戶的不同特性、需求和資源利用差別，簡化、優化服務流程環節，提高檔案用戶的滿意度；其次，根據利用主體空間距離的差異，調整傳統介質檔案與現代電子介質檔案之間的比例，促進電子介質檔案及其數據庫的建設與發展，減少因人為誤差而產生的檔案資源失真，減輕檔案服務基礎性的重復勞動強度，提高遠程服務流程效率；第三，借鑒和發展檔案管理先進技術，增加利用主體反饋環節，促進檔案服務流程不斷優化，降低檔案服務成本，提高查檔便捷度。

［1］徐蔚.論新時期高校檔案社會化服務功能及其實現［J］.蘭臺世界，2009(1).

［2］全國檔案工作暨表彰先進會議召開.令計劃講話［EB/OL］.http://www.gov.cn/jrzg/2012-02/20/content_2071207.htm