構建適應稅源專業化管理的現代化檔案管理平臺

宣熊輝 許映峰（海安縣地方稅務局，江蘇海安，226600）

信息化是當今世界經濟和社會發展的趨勢，檔案信息化建設賦予了新時期檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。南通市海安地方稅務局順應稅源專業化改革發展趨勢，立足檔案管理與稅收信息化建設同步發展，優化檔案管理方式，整合檔案信息資源，簡化文件運轉流程，加強檔案制度化、規范化、科學化、信息化建設，就如何構建適應稅源專業化管理的現代化檔案管理平臺，做出了積極的探索，并取得了顯著成效。

一、建章立制，推進檔案管理“實體化”運作

南通市海安地方稅務局堅持“統籌規劃、服務征管、重點突破，需求導向、循序漸進、保證安全”的原則，以深化行政審批制度改革為契機，加強檔案管理信息化建設，充分發揮檔案工作在機關“實體化”運作中的積極作用。

一是建立檔案規范化管理模式。簡并檔案管理層級，將原有的“縣-分局”的兩級檔案管理模式簡并成“縣”一級管理模式。正式成立檔案管理中心，歸口辦公室管理，專職負責全縣地稅系統檔案的收集、整理和歸檔。加強檔案基礎設施建設，實行檔案管理辦公室、檔案工作室、閱檔室三分開設置，配置了計算機、打印機、掃描儀、復印機、數碼相機等檔案專用設備。建立有效的檔案工作機制，安排兩名稅務干部專門負責檔案中心工作，抽調熟悉征管業務的助征員9 人為檔案整理員。健全檔案管理制度，結合地稅工作實際制定了一系列檔案管理工作辦法。在業務層面，制定了《檔案管理暫行辦法》、《檔案資料移接交管理規定》、《各類別檔案分類方案、基本歸檔范圍及保管期限》等；在行政管理層面，制定了《檔案中心人員工作職責》、《檔案中心人員日常管理規范》等工作制度，為檔案中心高效運作提供了制度保證。

二是建立檔案網絡化管理平臺。南通市海安地方稅務局積極借鑒兄弟單位電子檔案管理成功經驗，簡化操作流程，整合功能菜單，建立了檔案管理局域網。現行系統整合精簡后包含檔案管理、檔案利用、系統維護三大模塊，功能菜單更加簡捷明了，利用更加方便。檔案管理模塊下設六個菜單，分別為辦稅數據采集、批量文件掛接、預歸檔審核、立卷歸檔、案卷文件著錄、鑒定銷毀。檔案利用模塊包含檔案查詢、打印輸出、檔案統計、調閱管理四個菜單。系統管理模塊設置了角色管理、權限管理、題名修改、檔號生成管理、排序生成管理等功能，實現了電子檔案管理系統全面的優化升級。

三是建立機關檔案制度化協作機制。穩步推進檔案信息化建設與信息管稅、辦公自動化建設協調發展。通過對大集中和公文處理系統數據的定期回流，機關各部門定期進行文件文檔數據掛接，電子政務平臺與政府各部門實時鏈接獲取文件數據，實現了對內外系統的電子文件及時接收、存儲和利用。開發移動辦公平臺軟件，將稅務人員手機綁定個人工號，驗證登陸內網檔案系統，隨時查詢檔案，突破了檔案利用的時間與空間的限制。建立起一個安全穩定、立體覆蓋機關各部門的檔案資源信息共享利用協作機制。

二、拓展深化，推行檔案資源“實時化”服務

為稅收工作提供實時化服務是現代化稅收檔案管理的重要標志，南通市海安地方稅務局把加強檔案資源共享服務作為深化專業化改革的一項重要舉措。

一是及時掛接，拓展檔案數據集成功能。按照“零差錯、零缺失、零盲區、零重復、零泄漏”的“五零”要求，收集整理各類征管資料。優化升級后的電子檔案系統不僅支持紙質資料的掃描錄入、電子文本的直接歸檔，還直接與省級大集中系統數據回流庫、公文處理系統鏈接，實現征管資料的電子化錄入、流轉和處置。同時系統具有靈活的電子文檔存儲功能，支持文本、圖像、多媒體等多種電子格式的管理，確保了資料歸檔的全面性和準確性。

二是實時共享，便捷高效利用檔案資源。注重檔案動態收集管理，及時將稅務登記、納稅評估、日常檢查、所得稅匯繳等游離于大集中系統以外的資料統一掃描，電子檔案信息和紙質檔案材料同步收集。在檔案管理模塊中專門開發了辦稅數據采集模塊，對辦稅大廳、行政服務中心等前臺受理需內部流轉的資料直接掃描，管理員可以實時查詢行政服務中心稅務登記資料，及時進行新辦戶信息核實。系統可自動生成“一戶式”電子檔案，大大縮減了傳統紙質資料人工歸檔和分發時間，稅務人員在處理納稅人資格認定、納稅申報審核、發票管理、納稅評估等涉稅事項時，可快速查看和調用所需的征管檔案，提高了工作效能，真正實現了前后臺資源電子化網絡化共享應用。

三是全程監控，新辟績效考評途徑。檔案的全程電子化收集保存為執法責任考核、績效管理和稅收風險管理考評提供了嶄新思路，保真保全的各類文件、文檔及征管資料為考核提供了新途徑和重要依據。電子檔案系統將征管資料掃描后，數字信息一經產生，不可更改，可以及時監控管戶稅收資料的形成過程，為執法檢查和案件查處提供真實和完整的原始資料;另一方面，也為稅收管理員的權責運用，保存原始記載，從制度和源頭上為稅收管理員正確行使職權和規范執法進行有效約束。

三、精準定位，提高檔案利用“管事制”效能

如何策應“管事制”精細化集約化要求，實現稅收征管檔案利用效能最大化，是加強稅收檔案現代化建設的努力方向。

一是按事項設置分類代碼。按照新一輪稅源專業化改革征管事項設定了各類征管檔案分類代碼，包含稅務登記類、申報征收類、監控管理類、綜合類、自然人類、個體工商戶等6 大類共60 個小類，確保稅收業務事項管理實現流程全覆蓋、對接零障礙。資料的保存更加準確規范，為檔案服務于專業化“管事制”提供了可行的基礎條件。

二是按事項進行資料整理歸類。按照南通市局征管評查業務崗責新體系要求，結合縣局重點稅源分局、城區分局、農村分局等單位不同管理特點，根據“管事制”要求確定的管理事項按類收集移交相關征管資料，分類整理、序時歸檔。同時對各崗位配置和事項權限進行設置，確保電子檔案系統與崗責體系有機銜接。

三是按事項豐富檢索功能。針對單機版及初級網絡版檔案系統存在的無法跨庫查詢弊端，在兄弟單位檔案系統的基礎上，加強了檔案系統查詢利用功能的開發，實現了分類、分戶、綜合、變更信息四個方面的查詢，統計功能可以對19 類表格的自行統計。分類查詢可以對戶籍、項目、事項等分類查詢，按照稅源專業化管理的要求，兼顧行業、規模等不同因素；分戶查詢，可以按戶對納稅人的登記、申報、管理、變更、注銷等各類信息進行查詢；綜合查詢，可以實現對征管、稅政、稽查、文書、會計的數據庫的跨庫查詢，可以查詢任意關鍵詞的所有相關資料。變更信息查詢，提供了稅收重要信息變更情況的查詢。同時，系統還通過分戶與分類查詢相結合的方法，既可以查詢該企業的所有檔案材料，又可以查詢某單位某時限內的同類資料，極大地提高了檔案的利用效能，實現了對征管各流程環節立體式的檢索和比對。

四、深度利用，現代化檔案管理成效顯著

電子檔案管理系統正式上線，促進了征管工作的精細化規范化管理，拓展了檔案資源服務征管工作的空間，實現了三個“轉變”，在推進專業化征管改革中發揮了積極的作用。

一是間接利用向直接利用的轉變。只要是本單位的合法用戶，就可以在各自權限內利用手機或是內網進行登陸，就可以查詢所需檔案，權限外經過審批也可在系統查閱，不須去檔案室調閱。

二是定期利用向實時利用的轉變。及時整理、及時掃描，對征管資料的即時預歸檔，不必等到年度終了后立卷即可為用戶提供實時利用服務，提高了資料利用的時效性。

三是單一利用向綜合利用的轉變。智能化的查詢，網絡化的管理，可以按用戶需求，將原先分散在各崗位的資料自動檢索并進行匯總，實現了跨庫、跨部門、跨平臺的綜合利用，為稅源集約化科學化管理提供了強大的數據基礎。