漁業(yè)科技入戶工程檔案管理淺探

常 常（句容市水產(chǎn)技術(shù)指導站，江蘇句容，212400）

句容市水產(chǎn)技術(shù)指導站（以下簡稱水產(chǎn)站）按照江蘇省海洋與漁業(yè)局對漁業(yè)科技入戶工作的部署，從2008年開始在句容市全面實施漁業(yè)科技入戶工程。實施過程中形成了自成一體、較為豐富和完整的漁業(yè)科技入戶工程檔案，并對其及時進行了常態(tài)化、規(guī)范化、制度化管理。從管理的實踐和效果看，這些檔案不僅對漁業(yè)科學養(yǎng)殖提供有益幫助，助推了“興漁富民”目標的實現(xiàn)，也為漁業(yè)安全質(zhì)量構(gòu)筑了牢固的防護線。加強漁業(yè)科技入戶工程檔案的科學管理意義重大。

一、漁業(yè)科技入戶工程檔案建檔對象

漁業(yè)科技入戶檔案是指各級漁業(yè)管理部門和漁業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營單位在漁業(yè)科技指導入戶工作中形成的有價值的各種形式的歷史記錄。其建檔的對象具體有：各級技術(shù)指導單位，如各級水產(chǎn)技術(shù)指導站、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務中心等；各級水產(chǎn)品質(zhì)量安全監(jiān)管、檢測部門；各類漁業(yè)養(yǎng)殖企業(yè)、單位，各類漁業(yè)養(yǎng)殖戶，包括示范戶、核心戶和輻射戶；各類漁業(yè)養(yǎng)殖經(jīng)濟合作組織（漁業(yè)協(xié)會、漁業(yè)專業(yè)合作社）；各類水產(chǎn)品批發(fā)市場，包括超市、銷售戶等。

二、漁業(yè)科技入戶工程檔案的特點與作用

1.互動性。漁業(yè)科技入戶工作是一個漁業(yè)技術(shù)管理指導部門、科技入戶專家組成員、科技入戶指導員和漁業(yè)養(yǎng)殖示范戶、核心戶、輻射戶緊密互動的過程，每一次互動都能產(chǎn)生互為一體、相互對應、關(guān)聯(lián)密切的文件材料，如漁業(yè)示范戶命名文件材料與《科技入戶工程漁業(yè)示范戶登記表》，技術(shù)服務合同與現(xiàn)場技術(shù)指導檢查記錄，水產(chǎn)品委托檢驗單與檢測分析報告等。無論歸檔還是整理，都應保持互動過程形成文件材料的有機聯(lián)系。

2.成套性。漁業(yè)科技入戶工作一般經(jīng)歷組織建設→技術(shù)指導→養(yǎng)殖管理→安全檢測→經(jīng)營銷售→品牌創(chuàng)建→總結(jié)表彰七個階段，每個階段產(chǎn)生的文件材料自然地成套，完整地再現(xiàn)了階段活動的發(fā)生、經(jīng)過、結(jié)果、效果及影響，如主推養(yǎng)殖品種材料→技術(shù)培訓講義材料→養(yǎng)殖塘口記錄材料→病害防治材料→產(chǎn)值統(tǒng)計匯總材料→經(jīng)營銷售材料→魚品創(chuàng)優(yōu)材料→養(yǎng)殖品種推廣材料等。管理實踐時，應根據(jù)每個階段產(chǎn)生文件材料成套性的規(guī)律，在全面基礎(chǔ)上有重點地對成套的文件材料收集整理，做到事前事中事后文件材料的銜接呼應。

3.資源性。漁業(yè)科技入戶工程檔案全面記載了實施方案、技術(shù)指導方法、主推養(yǎng)殖品種及技術(shù)管理經(jīng)驗、質(zhì)量安全監(jiān)督、品牌創(chuàng)建、經(jīng)營銷售等內(nèi)容，蘊含了豐富的多重知識結(jié)構(gòu)，具有明顯的資源屬性，是重要的知識資源和信息資源，更是不可多得的軟性資源和無形資源，把握、調(diào)動、轉(zhuǎn)化、利用好這些資源，充分發(fā)揮資源要素的參考指導作用，可以優(yōu)化漁業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整，培植養(yǎng)殖領(lǐng)軍企業(yè)、擴大漁業(yè)規(guī)模，提高漁業(yè)產(chǎn)值，提升水產(chǎn)品品質(zhì)，將為養(yǎng)殖企業(yè)、養(yǎng)殖農(nóng)戶、銷售經(jīng)營戶帶來可觀的經(jīng)濟效益，也為繼續(xù)深化和整體推進漁業(yè)科技入戶工作提供有益借鑒。

4.追溯性。水產(chǎn)品質(zhì)量安全事關(guān)人民身體健康，事關(guān)社會和諧穩(wěn)定和政府形象，基于這種情況，漁業(yè)科技入戶工作可以說是一項民生工程。漁業(yè)科技入戶工程檔案，原始記錄了水產(chǎn)品的生產(chǎn)管理、病害防治、無公害檢測、守法經(jīng)營等情況，是一個真實、動態(tài)的記錄過程，利用記錄情況可以實施漁業(yè)管理的全過程監(jiān)控，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題和癥結(jié)，都能在檔案的原始記錄中追溯到，確保每個環(huán)節(jié)有據(jù)可查，充分體現(xiàn)出檔案的原始憑證作用，有利于有關(guān)部門建立良性的水產(chǎn)品安全事故追溯機制，分清各級技術(shù)指導部門和各類養(yǎng)殖、檢測、銷售主體責任，有利于從源頭、節(jié)點抓好水產(chǎn)品質(zhì)量安全工作，促進水產(chǎn)品領(lǐng)域誠信度、社會責任感的培育提高。

三、漁業(yè)科技入戶工程檔案的收集與歸檔

由于漁業(yè)科技入戶工程啟動時間短，上級漁業(yè)主管部門還未制定有關(guān)的漁業(yè)科技入戶工程檔案業(yè)務管理規(guī)范性文件，加之建檔對象檔案意識有個逐漸培養(yǎng)的過程，如不及時收集建檔，面臨著散失、無檔可用的局面，會對漁業(yè)科技入戶工程的整體推進和后續(xù)工作帶來不利影響。唯有及早以強化收集歸檔工作為抓手，才是快速推進漁業(yè)科技入戶工程檔案科學管理、規(guī)避漁業(yè)管理風險的有效途徑。

（一）建立歸檔工作制度是前提。漁業(yè)科技入戶工程一啟動，水產(chǎn)站就制定科學合理的歸檔工作“三納入”“四同時”制度，將建檔工作納入科技入戶年度工作計劃，納入科技入戶管理規(guī)章制度，納入領(lǐng)導、專家、技術(shù)指導員等相關(guān)人員崗位職責；下達科技入戶計劃任務的同時提出收集歸檔要求，檢查科技入戶計劃進度的同時檢查文件材料形成情況，在對相關(guān)人員年度考核兌現(xiàn)的同時要求檔案室出具文件材料歸檔情況證明材料，否則不予發(fā)放入戶工作補助，很好運用了經(jīng)濟杠桿的調(diào)節(jié)作用。有了好的制度，既不流于形式，又敢于動真碰硬，收集歸檔工作才能順利開展。

（二）編制歸檔范圍和期限表是根本。把握這四年來漁業(yè)科技入戶工作文件材料形成的特點和規(guī)律，結(jié)合各類建檔對象的職能和任務，根據(jù)國家檔案局8 號令和其他檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定，本著“全面反映、條目規(guī)范、期限合理”的原則，精心編制《句容市漁業(yè)科技入戶工作文件材料歸檔范圍和保管期限表》，將漁業(yè)科技入戶工作文件材料分為五類進行收集歸檔，即綜合管理類、技術(shù)指導類、安全監(jiān)管類、設施設備類、電子聲像類，詳細羅列了各種應歸檔文件材料的內(nèi)容和保管期限，使之真正成為經(jīng)得起時間和實踐檢驗的收集歸檔工作指南，為各類建檔對象明確歸檔內(nèi)容提供了參考。

（三）明確收集歸檔重點內(nèi)容是關(guān)鍵。由于各類建檔對象的職能和任務不同，產(chǎn)生的文件材料的作用、數(shù)量、形式不等，應明確各自的重點歸檔內(nèi)容，才能發(fā)揮檔案的最大效用。水產(chǎn)站是漁業(yè)科技入戶工作文件材料的建檔主體，按“全面收集，寧多勿漏”的原則開展收集歸檔工作。而其他建檔對象應按“照顧重點、特色鮮明”的原則有針對性開展收集歸檔工作，如養(yǎng)殖企業(yè)、養(yǎng)殖農(nóng)戶應重點收集養(yǎng)殖技術(shù)培訓、技術(shù)推廣應用、養(yǎng)殖質(zhì)量控制、病害診斷防治、商標注冊、承包經(jīng)營銷售、塘口記錄等方面的文件材料；水產(chǎn)品安全檢測部門應重點收集無公害水產(chǎn)品認定、產(chǎn)品檢驗檢測、產(chǎn)地環(huán)境質(zhì)量調(diào)查評價等方面的文件材料。

（四）分類指導建檔對象收集歸檔是基礎(chǔ)。發(fā)揮水產(chǎn)站規(guī)范建檔引領(lǐng)示范作用，借助當?shù)貦n案行政管理部門的優(yōu)勢，支持檔案室參與科技入戶活動全過程，通過上門宣傳、發(fā)建議函、電話郵件咨詢、包戶指導等方式加大服務其他建檔對象的歸檔工作力度，分析不同類型建檔對象的收集重點，幫助制定符合其實際、簡便易行的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，為其做好收集歸檔工作提供依據(jù)。通過分類指導，420 家養(yǎng)殖規(guī)模企業(yè)和示范戶有近200 家規(guī)范建檔，建檔率近50℅，成效明顯。

漁業(yè)科技入戶文件材料按年度順序排列歸檔或某一項活動結(jié)束（驗收）后實時歸檔，電子文件歸檔范圍參照紙質(zhì)文件材料歸檔的規(guī)定執(zhí)行，定期向本單位檔案部門移交保存，養(yǎng)殖農(nóng)戶應有專人保管，確保漁業(yè)科技入戶工程各門類、載體檔案的齊全完整。

四、漁業(yè)科技入戶檔案的整理與信息化建設

綜合管理類、技術(shù)指導類、安全監(jiān)管類文件材料整理標準執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）,以“件”為單位整理裝盒，加蓋歸檔章,填寫類別、年度、期限、件號等相關(guān)項目，編制歸檔文件目錄，按期限-年度-問題排列盒序。設施設備類整理標準執(zhí)行《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2000），以“卷”為單位按項目或使用性質(zhì)組卷排序，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。照片檔案整理標準執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002），以“卷”為單位按問題-年度或年度-問題組卷，裝入照片檔案冊排序，編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。歸檔電子文件整理標準執(zhí)行《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），以“件”為單位整理，形成電子目錄，必要時脫機保存在DVD-R 光盤上，并在光盤和包裝盒上注明檔號等內(nèi)容，貼上標簽。

從檔案管理發(fā)展的趨勢和利用便捷的需要出發(fā)，結(jié)合各建檔主體的技術(shù)條件和實際需求，有選擇地逐漸加強檔案信息化建設力度，借助檔案管理軟件，對相關(guān)的漁業(yè)科技入戶工程檔案實行紙質(zhì)、電子雙套歸檔，建立電子目錄數(shù)據(jù)庫，方便檢索查詢。漁業(yè)技術(shù)指導部門更應積極探索建立漁業(yè)科技入戶工程檔案信息管理平臺，與農(nóng)產(chǎn)品安全質(zhì)量管理系統(tǒng)相對接，對漁業(yè)科技入戶工程檔案信息實行動態(tài)化管理，建立重要檔案全文數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)各類建檔主體對漁業(yè)科技入戶工程檔案信息資源的共享，為漁業(yè)科學化、集約化、生態(tài)化養(yǎng)殖，為農(nóng)產(chǎn)品安全質(zhì)量體系建設提供有效服務和技術(shù)支撐。