現代新技術助推檔案庫房安全體系建設——以南通市農業科技檔案館為例

陸 銀 陳茜茜 邱 聰（南通市農業科技檔案館，江蘇南通，226006）

現代新技術助推檔案庫房安全體系建設
——以南通市農業科技檔案館為例

陸 銀 陳茜茜 邱 聰（南通市農業科技檔案館，江蘇南通，226006）

近年來，檔案安全體系建設得到高度重視。檔案庫房安全工作作為檔案安全保密工作的重中之重，當務之急是要形成一個全面、系統、科學的檔案庫房安全體系。新時期如何運用新理念、新技術建立檔案庫房安全體系成為當前各級各類檔案館迫切需要解決的一個新課題。2010年8月，南通市農業科技檔案館根據《檔案館建設標準》（建標103-2008）、《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）和國家、省、市檔案局“三個體系”建設的要求，兼顧節能、環保和智能化，綜合運用建筑、物聯網等現代新技術對檔案庫房進行安全技改和管理創新，建設檔案館庫房安全體系，取得了較好的效果。筆者結合南通市農業科技檔案館庫房安全體系建設實踐，對現代新技術助推檔案庫房安全體系建設談些淺見。

一、南通市農業科技檔案館庫房安全體系建設前庫房管理狀況

南通市農業科技檔案館建于1990年11月，為我國首家農業科技檔案館，館舍面積640平方米，庫房面積240平方米，是20世紀市級專業檔案館中的佼佼者，為我市農業科技進步和農村發展作出了杰出貢獻。進入21世紀以來，隨著我國檔案事業的快速發展，我館庫房墻體、門窗、消防等基本現狀和傳統管理方法已不能適應檔案安全和保密的新要求，亟待庫房改造和管理創新。

我館庫房屬典型的老式傳統庫房，圍廊式結構、厚墻體、大開間。以其中一間主體庫房為例，面積約30平方米，墻體50厘米厚；普通窗戶2個，約6.1平方米；普通木門一個，約2.2平方米；地面采用架空板結構；庫房門外無過渡區域。每間庫房配2匹空調1臺、去濕機1臺、滅火器2個、日光燈2盞。每層設消防水栓1套。

我館和其他檔案館（室）一樣，制定檔案庫房日常管理、檔案進出庫管理等相關制度，明確庫房管理人員工作職責，并與檔案庫房分管領導和管理人員簽訂檔案庫房安全保密責任書。檔案館通過對庫房管理人員的考核加強庫房安全管理，考核目標重庫房檔案管理輕庫房環境管理，主要是要求檔案庫房管理人員做到檔案不壞、不丟、不散和不亂。庫房日常管理以庫房傳統管理為主，分庫房檔案進出庫管理和庫房環境管理。

二、檔案館庫房安全體系建設前庫房管理中存在的主要問題

我館庫房建筑時間比較早，圍護結構與《檔案館建設標準》（建標103-2008）和《檔案館建筑設計規范》（JGJ25-2000）要求相比，在設計和建筑上還有一定的差距，加上年久失修墻體滲水和門窗透風以及管理理念滯后，引起保管條件不理想、保管制度不完善等諸多問題，嚴重影響了庫房檔案安全和保密。

1.庫房環境測控不到位

從庫房的溫濕度記錄來看，檔案庫房環境溫濕度很難控制，無法達到檔案保管溫度14-24℃、日變化±2℃和濕度45-60%、日變化±5%的要求。以2010年4月11日南通市農業科技檔案館庫房濕度控制為例，9點鐘時庫房濕度60%、外界濕度82%，啟動去濕機將庫房濕度降至55%后關閉去濕機，庫房濕度約10分鐘后上升為60%；10點鐘時啟動去濕機將庫房濕度降至45%后關閉去濕機，庫房濕度約6分鐘后上升為50%、15分鐘后上升為60%。同樣的道理，庫房溫度控制也存在較大缺陷。空調關閉后，庫房溫度迅速上升或下降。空調一直運轉能較好控制溫度，但又不易控制濕度，況且空調一直運轉也不符合一般空調使用方法。啟動或關閉空調、去濕機、加濕器，測量溫濕度等均需要打開檔案庫房門，引起庫房門口較大區域溫濕度驟變，也給庫房環境調節增加較大難度。

2.庫房防火防盜設施不齊全

檔案庫房僅配有普通滅火器和消防水栓，沒有安裝防火防盜報警系統和配置檔案用滅火器，不能有效防火防盜。一旦發生險情，庫房管理人員既不能第一時間發現，也不能有效排除險情。假使庫房發生火情，庫房配置的非檔案用滅火器不宜直接對著檔案資料噴射，只能對著檔案資料裝具及外圍噴射，影響檔案搶救效果。

3.檔案庫房管理不完善

檔案庫房管理不完善，主要指兩個方面：一是制度不全面。缺少庫房檔案危機管理制度、庫房檔案安全保密責任追究制度等。二是制度難以執行。事實證明，檔案庫房改造前的圍護結構和軟硬件設施，根本無法使庫房環境達到適宜的保管溫濕度。檔案館對庫房管理人員的目標管理考核也就形同虛設。

三、利用現代新技術構建檔案庫房安全體系的具體措施

檔案庫房體系建設是一項涉及學科及技術門類眾多的技術工作。我館秉承以人為本宗旨，采取人防、物防和技防相結合的辦法，綜合運用建筑、信息和管理等新技術構建檔案庫房安全體系。

1.利用建筑新技術改造庫房

按照“建筑為主、設備為輔”的要求對庫房進行改造，力求建造密封、避光、隔熱檔案庫房。一是改造窗戶。將窗戶面積縮為原來的二分之一，在原來窗戶內側加一套真空雙層玻璃窗和一副遮光窗簾，外側加防盜窗，起到避光、防盜和保溫保濕效果。二是改造房門。根據防火密封的要求，安裝兩套定制的甲級防火加厚防盜門，同時設置過渡區域，過渡區域安裝通風機、消毒燈、檔案用滅火器等設備，兼作檔案人員進出檔案室更衣場所，起到通風、防塵、消毒等效果。三是改造地面。主要是在地面上涂防水漿。四是改造照明。根據滿足庫房管理者調卷、清潔、維護庫內設備的照明度要求，換上對檔案沒有傷害或損害很小的白熾燈，且配置既節能又安全的人進燈開、人走燈滅的自動控制開關。五是改造墻體。在墻體的內墻涂防水漿，外墻涂憎水劑，起到保溫保濕防滲漏作用。

2.利用信息技術新成果裝備庫房

充分運用計算機、物聯網和通訊等新技術建設智能化檔案庫房。我館加強與南京大學等高校科研院所合作，研發了檔案庫房遠程智能測控系統。系統采用有線網絡和無線網絡為載體，有線傳輸模擬信號、數字信息和無線傳遞SMS信息，通過單片機處理測量數據、解析SMS信息實現物與物、人與物的對話和溝通，自動或人為遠程測控檔案庫房環境。庫房內外各建有一套閉路監控防盜系統，庫房外閉路監控防盜系統還與傳達室和110中心聯動。整個庫房智能管理系統能遠程測控庫房溫濕度、實時記錄溫濕度、火災報警和防盜監視等功能，使檔案庫房始終處于安全保密和最佳環境狀態。

信息新技術在庫房安全體系中的運用，是檔案庫房管理的一次質的飛越，大大提升了檔案館庫房管理能力和水平。系統設置加載2個手機號碼，檔案館負責人和庫房管理人員均能隨時隨地掌控檔案庫房環境動態，無形當中對檔案庫房和庫房管理人員工作起著監管作用。

3.利用體系新理念管理庫房

系統、科學、全面的檔案庫房網絡管理體系是消除庫房安全隱患和應對檔案庫房突發事件的基本保障。檔案庫房安全體系建設分為庫房安全硬件建設和庫房安全軟件建設，庫房安全硬件建設包括檔案庫房環境遠程智能測控系統、防火報警系統和閉路監控系統等建設；庫房安全軟件建設包括檔案庫房管理人員學習培訓、檔案庫房安全保密責任追究和檔案庫房應急管理等制度建設。特別值得一提的是，我館在檔案庫房軟件建設方面，既重視制度完善，也重視制度執行，一級抓一級，層層抓落實，增強庫房管理制度威懾力和約束力，切實做到庫房管理崗位職責明確、獎懲分明。

一年的使用實踐證明，我館庫房安全體系的建立，不僅減輕了庫房管理人員繁重工作量，還有效維護了庫房實體檔案安全與保密，同時還解決了檔案庫房管理中溫濕度難以控制和防火防盜等種種檔案危機管理難題，對各級各類建筑年代較久的檔案館（室）改建有一定的借鑒作用。建立檔案庫房安全體系，是一項非常有價值和現實意義的工作，需要不斷地摸索、總結和推廣，以便更好地服務于我國檔案事業發展。