楚雄州圖書館編目業務外包的實踐與思考*

趙梓燚

(楚雄州圖書館，云南 楚雄 675000)

業務外包是源于企業的一種新型經營思路。編目業務外包是指圖書館為降低成本、提高效率而將采編業務中的圖書編目業務 (包括書目數據、加蓋館藏印章、貼磁條、貼書標、貼條碼等工作)剝離出來部分或者全部工作以合約的方式委托外部單位來完成的一種業務管理方式。編目業務外包是圖書館業務外包的重要組成部分，也是圖書館適應經濟社會發展需要，不斷深化改革、轉變發展方式的大膽探索和嘗試。近年來，楚雄州圖書館在編目業務外包方面進行了一些有益的探索，取得了一定的成效。本文結合楚雄州圖書館的實際，對公共圖書館編目業務外包的相關問題談幾點粗淺的認識。

一、楚雄州圖書館編目外包的主要做法及成效

（一）楚雄州圖書館的基本概況

楚雄州圖書館是楚雄州人民政府出資舉辦的公益性公共圖書館，現有館舍面積6054平方米，閱覽座位359個，2011年總藏書量達36.76萬冊，其中:彝族文獻7112種、19619冊，電子文獻714種、2254碟，報紙雜志1200種，讀者上網電腦50臺。現有職工39人，其中:高級職稱3人，中級職稱14人。館內設5個部室，9個服務窗口，實行全天候免費服務。

（二）楚雄州圖書館實行編目業務外包的主要做法

多年來，楚雄州圖書館每年新書采購都由新華書店供貨，新書采購后由圖書館采編人員自行加工處理。2007年，省內知名的一家書商落戶楚雄后，不僅在購書價格上給予一定的優惠，而且在服務上可以按圖書館的數據加工模式代圖書館加工處理新書。為提高圖書館的工作效率，2007年以來，楚雄州圖書館與該書商簽訂了購書及業務外包合作協議。根據合作協議，圖書館工作人員只需到書店采購完新書后，圖書加工處理包括復本的選配、磁條粘貼、數據編目等業務均由書商代理完成，工作時間大約1至2個星期，加工處理后由書商打包分批送到楚雄州圖書館采編部，由采編部驗收后完成數據轉換工作。

（三）實行編目業務外包取得的主要成效

由于實行編目業務外包，圖書館不僅節省了人力物力，而且提高了工作效率。一是降低了運營成本。外包商的業務面向眾多客戶，具有專業化程度高、效率高的特點，書商為了爭取到圖書訂單，不僅在圖書的價格上進行讓步，同時對圖書的售后服務包括圖書的配送、編目加工、磁條、館藏印章的加蓋等工作提供免費服務，而且整個流程速度較快。楚雄州圖書館實行編目業務外包以來，書商在購書價格上給予一定的優惠，2011年楚雄州圖書館的購書經費為15萬元，通過優惠每年可節約購書經費約3萬元，如果按每本書30元計算，所得優惠部分可多買1000冊左右的書。二是提高了工作效率。通過圖書編目業務的外包，由書商提供相關服務，不僅簡化了工作流程，節省了新書在編時間，到館新書能夠快速上架與讀者見面，而且使圖書館的人力資源得到優化配置。編目業務外包后，編目業務只需安排少量工作人員來指導和管理，其他工作人員可以充實到圖書館其他業務部門，或拓展其他服務項目，從而進一步加大對讀者的服務力度。近幾年來，楚雄州圖書館采編部每年除完成本館所購圖書及地方彝族文獻的采購、分編外，還積極配合其他部室開展“牽手農村青少年閱讀送書活動”，每年給縣 (市)圖書館、鄉鎮文化站、村、社區圖書室選配農村圖書700種、5000多冊。輔導縣級圖書館分編業務10余次，幫助州紀委“廉政書屋”分編圖書資料1132種、3046冊。通過開展上述活動，不僅延伸了圖書館的服務領域，而且擴大了圖書館的知名度和影響力。三是拓展了業務空間。編目業務外包后，部分專業人員可以抽出時間和精力來開展其他業務，從而提高公共圖書館的服務層次和水平。目前，楚雄州圖書館采編部的工作人員雖然從過去的2人增加到4人，但業務范圍已經不斷拓展。采編部除了承擔正常的新書采編業務外，還負責地方文獻的征集、采購，地方期刊的裝訂、編目數據處理，《彝州圖書館》館刊的編印以及彝文古籍采購、修復、復印等工作。目前已采購彝文古籍54卷、修復24卷，編輯出版了《楚雄彝族自治州圖書館館藏彝族文獻書目提要》一、二輯，得到了社會各界和同行的好評。

二、公共圖書館編目業務外包中存在的主要問題

通過幾年的實踐探索，楚雄州圖書館編目業務外包雖然取得了一定成效，但實踐中也存在一些問題需要引起重視。

（一）編目數據的審核和修定

由外包商提供的編目數據，有的字段指示符不全。如:《漢語大詞典》，機讀著錄字段為20010@a漢語大詞典，系統只抽出一個檢索點:漢語大詞典，但在以下幾種情況下，第二指示符不為0。例1:《“二八月”傳聞》，機讀著錄字段為20012@a“二月八”傳聞，系統抽出二個檢索點:“二八月”傳聞和二八月傳聞，兩者都可以檢索。例2:《全圖繡像西游記》，機讀著錄字段為20018@a全圖繡像西游記，系統抽出二個檢索點:全圖繡像西游記和西游記，兩者都可檢索。上述情況在借閱過程中一旦出現條形碼遺失，將給此書的檢索帶來一定難度。因此，圖書館采編人員對外包商提供的編目數據要按照公共圖書館的《中國文獻編目規則》和《中國機讀目錄格式》進行審核和必要的調整。

（二）分類號不統一

一般情況下，外包書商按圖書在版編目完成的書目數據是符合圖書館分類要求的，但有幾種情況，外包書商選取的分類號可能與圖書館的要求不相一致:一是由于不同出版社對圖書分類粗細要求不同，有的只分到第一級類目，有的分到最后一級類目，造成重復購買的同一種書可能因數據來源于不同的出版社而分在不同的類目下。例如:《現代經典流行川菜》，有的出版社給出的分類號為TS972.182，而有的又依中國地區表分，給出的分類號為TS972.182.71。這就要求圖書館采編人員按本館分類標準對分類號作必要的調整。二是出版社對一些內容龐雜的圖書一般會使用兩個或多個分類號，在這種情況下，由于外包書商編目人員對圖書的內容理解有所不同，有時造成圖書分類號的混亂。例如:《中藥與食物的相宜相克》，出版社會給出兩個分類號:R285.6(中藥、藥物相互作用)、R155(飲食禁忌)，但為了便于管理，圖書館對同一本書只能選擇一個分類號，這種情況在增加復本時，有時會出現“同書異號”的現象。三是各地圖書館對一些邊緣學科和多主題的圖書會視本館的具體藏書結構，將一些分類兩可的圖書向本館的重點藏書方向傾斜。因此，對書商提供的分類號要根據本館的具體情況作適當調整。例如: 《戲米哎素》，作者:藝墟，彝族。全書內容以男女對唱的情歌為主，分類號為I277.2，因楚雄州圖書館的館藏特色是彝族文獻，所以，分類號為I277.274，館藏地點為地方文獻室。

（三）數據加工人員的素質有待提高

目前，書商負責圖書數據加工人員大多數沒有經過圖書館的專業學習培訓，除了具有簡單的計算機操作技能外，缺乏最基礎的文獻編目等專業知識。在進行圖書數據加工過程中，尤其是在數據套錄的過程中，往往容易出現文獻主題標引不完全、分類號丟失和錯改等問題，從而影響外包書目的數據質量。

三、進一步做好公共圖書館編目業務外包工作的建議

（一）通過公開招標選擇外包書商

對圖書編目業務的外包，應按照“公開、公平、公正”的原則進行公開招標。招標前，要對報名投標的外包商的技術水平與專業人員的業務能力及售后服務等情況進行實地考察，在此基礎上，經過嚴格評估，確定具備實力、符合招標條件、信譽良好的外包商入圍參加投標，并按公開招標程序擇優選用外包商。在招標過程中，應明確編目外包的具體內容和工作要求。比如:編目標準、輸出格式、加工要求以及雙方的權利義務等。

（二）選擇適宜的外包模式

公共圖書館要結合自身的特點和編目作業特點，借鑒一些成熟的業務外包經驗，采取一種或多種外包模式。如合作模式，由公共圖書館與書商或聯合編目中心合作，書商或編目聯合中心負責提供編目數據，公共圖書館負責對數據進行格式轉換、加蓋館藏印章、粘貼條形碼和書標、選定分類號等業務;承包模式，即公共圖書館把編目業務全部外包給書商或專門的數據制作企業，由外包商按要求完成編目數據等業務后交由圖書館采編人員對編目數據進行格式轉換，并逐一驗收合格后方可上架流通，這種模式比較適宜中小型圖書館。

（三）建立規范編目業務外包標準

編目業務外包的質量直接影響到圖書館機讀書目數據體系的完整、標準、規范和統一，在編目業務外包的合同中，雖然明確了編目數據質量的相關要求，但合同要求仍然太原則，在實際操作中難以細化和對照檢查。為此，圖書館在完善細化業務外包合同的同時，必須建立編目業務外包規范標準，使之成為雙方共同遵守的編目數據工作準則，同時便于圖書館采編人員對照抽查。

（四）建立過程監測與反饋修正機制

編目業務外包后，雙方在合作過程中應建立過程監測與反饋修正機制。一方面圖書館要堅持對編目外包作業的實時監測評估，定期或不定期地對業務外包工作進行檢查，及時發現并糾正工作中的錯誤;另一方面外包商也要接受評估檢驗，并及時糾正出現的偏差錯誤，不斷創新工作方法，以適應圖書館業務變化的新要求。

（五）加強圖書館自身業務學習

編目業務長期外包容易導致館內編目專業技術水平整體下降，編目人員的業務素質和業務水平將不同程度地受到影響。為此，圖書館工作人員必須加強自身業務學習，不斷提高業務知識和工作水平，同時加強與外包商數據加工人員的溝通交流，促進雙方業務知識的積累和更新，不斷提高編目數據的質量，促進圖書館事業又好又快發展。

［1］向潔.采編業務外包存在的問題及對策 ［J］.圖書館界，2010，（1）.

［2］羅海瑛，朱建華.淺談高校圖書館編目業務外包 ［J］.科技情報開發與經濟，2006，（22）.