檔案異地備份工作的實踐與思考

顧祖根

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

檔案異地備份工作的實踐與思考

顧祖根

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

近年來，根據國家檔案局的要求，為規避重大災害或突發事件給館藏重要檔案帶來損毀滅失的風險，結合我省實際，我們積極開展重要檔案異地備份工作的實踐與探索，取得了一定的經驗與啟示。文章就目前我省在這一方面的實踐經驗進行了總結。并且對亟待解決的問題進行了思考。

檔案備份 異地備份

G273.2

一、檔案異地備份工作的實踐

目前，我省已建有各級各類檔案館174個，列入全省統計范圍的各類檔案近7000萬卷（件），檔案內容豐富、載體多樣、門類齊全。近年來，我們始終把重要檔案異地備份作為檔案安全體系建設的重要環節，并且給予高度重視，狠抓落實。一是積極響應。按照國家檔案局的要求，圍繞檔案異地備份主題開展全省調研，加強工作領導，形成由主要領導負責、分管領導具體抓、相關部門協調配合的檔案異地備份工作體系。二是積極籌劃。結合館情實際，制定《江蘇省檔案館異地異質備份工作實施方案》。科學組織，合理規劃，分步實施館藏重要檔案數字化和縮微工作。明確工作范圍為省館保存的所有電子數據（包括目錄、全文和視頻數據）和縮微膠片。電子數據采取大容量移動硬盤拷貝復制，檔案與資料縮微膠片按先檔案、后資料原則，采用銀鹽拷貝機進行拷貝復制。三是積極實施。經過多次磋商、實地考察，我們選擇不在同一地震帶、同一江河域、同一電網體系，級別規模相當的湖南省檔案館，互結對子，成為重要的檔案異地備份基地。2011年5月，雙方就異地備份檔案的介質、技術標準、移交方式、定期檢測和保管條件等方面協商一致，互簽建設重要館藏檔案數據備份基地的協議。從去年起，雙方對各自館藏檔案數據以光盤、移動硬盤、磁帶和縮微拷貝片的備份形式，封裝后移交到對方檔案館的特定存儲區域進行異地保管。四是積極宣傳。開展形式多樣的檔案異地備份宣傳，組織召開全省檔案安全工作會議、全省檔案異地異質備份座談會，開展全省檔案機構安全保密檢查，把檔案異地備份工作作為重要工作內容，加大社會宣傳。五是積極指導。按照分級管理要求，加大對本地區重要檔案異地備份工作的組織領導，統籌規劃。省內各級檔案館和專業部門檔案的異地備份，主要采用兩種模式。一種是建立專有網絡平臺或是開發應用軟件對重要文件檔案進行集中保存和統一備份；一種是開展館際互備，在檔案載體和信息安全方面，實現專業化管理。南京市與哈爾濱市檔案館、揚州市與烏魯木齊市檔案館分別互建重要館藏檔案數據備份基地并正式啟動實施。

二、檔案異地備份亟待解決的問題

隨著檔案備份工作的逐步深入，檔案備份實踐中反映出一些問題亟待我們認真解決。一是檔案異地備份作為制度化要求缺乏相應的法律規定。檔案權屬和安全管理機制上存在著管理主體不明、法律責任不清的問題。二是檔案備份工作在保管保密、資金投入、技術維護、開發利用等方面，還沒形成一套行之有效的運行管理機制，在系統性、整體性、全局性上有差距。三是各地檔案異地備份工作缺乏統籌規劃、有效監管，處于各自為政、自行其是的狀況。四是備份檔案在選擇怎樣的備份方法、備份介質和備份方式上，還沒有統一標準和規范，這些問題給檔案異地備份制度的有效實施，帶來一定的管理成本和風險。

三、加強異地備份工作的幾點思考

1.統籌規劃，構建省級區域檔案異地備份中心。按照分級管理原則，認真搞好省級規劃和實施是檔案異地備份工作至關重要的環節。建議以省為單位，組建區域性檔案異地備份中心，既可以根據本地區自身技術、安全和管理的需要量身定做，確保其備份系統和本館原有系統的一致性，有利于備份檔案實體和信息的安全管理利用。同時，易于實現地級、區縣級檔案的集中管理，達到節約成本、資源共享目標，避免人力、物力、財力資源的無謂耗散，也為今后開展社會化、規模化、專業化的服務模式開辟道路。

2.完善法規，以立法形式確立檔案異地備份制度。通過修訂《檔案法》或《實施辦法》，把實行重要檔案異地備份制度以立法形式確定下來，從機制上根本解決我國目前檔案異地備份工作處于于法無據、各自為政的狀況。明確各級檔案管理部門履行對本地區檔案備份工作的統籌規劃、宏觀管理、監督指導職能，積極采用先進信息技術，提高檔案備份工作的科學化管理水平，將檔案備份工作納入到法治軌道上來。同時，盡快制定和完善相關的業務規范標準、管理措施，依法處理好檔案異地備份中權屬、標準與責任等方面的爭議，確保工作有法可依、有章可循。

3.形式多樣，發揮異地備份檔案工作的綜合效用。當前，我們要抓住當前網絡技術轉型的機遇，采取專業化管理策略，加強與各部門各行業的溝通和協作，完善電子檔案網絡平臺建設，廣泛運用現代數據通信在線技術、遠程復制技術等容災備份核心技術，實時遠程備份檔案數據庫、原文數據、多媒體文件等，確保數據的實時、安全和效率。同時，面向社會或市場需求，為最終開發利用備份檔案資源提供數據檢測、數據恢復、數據的更新與遷移以及咨詢服務。

4.構建標準，建立檔案異地備份長效管理機制。標準是建設過程中遵循的依據。當前，各地建立檔案備份庫的過程中，在紙張、照片、聲像以及其他新型載體檔案的異質標準、異地備份庫的建筑選址、建設標準等方面沒有統一的標準，這可能成為導致國家的一些珍貴檔案無法得到及時有效的保護和便捷利用的管理瓶頸。所以，在科學規劃的同時，需要制定適應本地區本行業檔案異質異地備份的標準化體系。按照重要程度對備份檔案劃分優先級別，進行數量質量評估和預測，建立備份檔案價值評估辦法，盡量避免冗余數據、低價值數據進入備份系統，以實現檔案異地備份長期保存和可持續利用。

5.強化督查，確保檔案備份制度的落實到位。檔案異地備份制度落實直接關系到檔案安全體系的建立與完備。要加大督促檢查力度，層層落實責任制，把檔案異地備份工作納入到重要議事日程和目標考核體系中去。抓住制定異地備份檔案范圍的機會，在確保法定單位的重要電子文件檔案和檔案資料安全進館外，要把社保、就業、教育、建設、衛生等涉及民生領域中形成的電子文件檔案和數據庫作為監管重點，確保各類檔案的完整安全。同時，嚴厲查處備份檔案管理與利用過程中出現的違法行為，維護公民、法人和其他組織的檔案合法權益，確保異地備份檔案實體和信息的安全。

Practice and Consideration of Archives Remote Backup

Gu Zugen
（ArchivesBureau of Jiangsu Province,Nanjing,Jiangsu,210008）

s:These years,according to the requirementsof SAAC,in order to avoid risksof archives damaging,our provincehave took the practiceand exploration ofarchives remotebackup,getting a lot of experience and enlightenments.Thearticle summarizespracticalexperience in thiswork,and takes theproblemswhich need to solve into consideration.

Archives Backup;Remote Backup

顧祖根，男，江蘇省檔案局副局長。