檔案征集工作的探索與思考

趙亞軍 陸麗華［金壇市檔案局（館），江蘇金壇，213200］

檔案征集工作的探索與思考

趙亞軍 陸麗華［金壇市檔案局（館），江蘇金壇，213200］

近年來，隨著檔案資源體系建設的加強，檔案征集工作得到了高度的重視。金壇市檔案館在領導的重視館藏資源的豐富和結構優化，增加了檔案征集的投入，加強了征集隊伍建設，加大了檔案征集的宣傳，使得征集工作亮點紛呈，館藏建設也得到了不斷的豐富和發展。面對不斷發展的形勢，需要更加規范有序地開展征集工作，需要完善檔案征集上的一些不足之處，因此，我們通過總結近年來檔案征集的工作實踐，積極探究一些檔案征集規范化的問題。

一、檔案征集方法的有序化

檔案征集應立足于自身的館藏體系，立足于社會對檔案利用的需求，而不是孤立地尋找檔案征集目標和制定檔案征集計劃。為此，我們通過理清檔案征集思路，實現了檔案征集工作的有序推進。

1.征集工作首先需要領導的重視。征集工作是拓寬收集檔案資料的工作，不僅需要人力和經費的投入，需要大家的理解，還需要領導的號召。在2005年，我局館組織召開了“金壇市藝術界名人檔案征集資料座談會”，市委副書記張建華出席會議并作重要講話。這次會議對金壇市檔案館的名人資料征集工作起了關健性的推動作用，在爾后幾年，我們征集了全市13位國家級會員藝術界名人的檔案資料，大大豐富了名人檔案的館藏資料收集。

2.需要形成有效的征集網絡。首先可以將全市各部門的檔案員作為檔案征集網絡的基本成份，另外可以聘請熱心檔案事業又具有豐富地方史志知識的老同志為義務征集員，再就是根據某一具體事務召集相關人員建立聯系。通過建立征集網絡促進檔案征集工作的有效開展，可以有效地捕捉檔案征集線索，可以有效地為收集資料提供征集渠道，我們認為征集網絡是征集工作的抓手和觸角。我局通過檔案征集網絡幫助征集了很多檔案資料，如“茅山新四軍布告”、“1984年胡錦濤來金壇”、“抗戰時期老照片”、“金壇老照片”等。檔案征集網絡可以使檔案征集工作更加卓有成效。

3.征集工作要注重媒體宣傳。通過媒體發布征集公告，使廣大群眾參與其中；通過媒體可以加大檔案宣傳的力度，提高檔案征集的影響力；借助媒體可以廣泛傳播征集的史料內容，增強捐贈者的榮譽感認同感，引起社會的廣泛關注，也增強了社會各界對檔案的理解和支持。與媒體的聯系基于可以共享檔案資源，檔案部門發掘可征集的檔案史料，媒體部門宣傳這些史料新聞，因此，我們可以彼此合作，為新聞部門提供檔案利用的同時，也宣傳和拓展了我們的檔案征集，一舉多得。近年來，我們與媒體配合進行抗日題材的檔案征集活動，如根據“日本老兵本多立太郎來金壇謝罪”、“十個無名烈士埋在哪里”等新聞報導，我們檔案部門在其中做了深層次歷史調查，如參與揭示金壇慰安所歷史遺址的調查，幫助對抗日老戰士史扣富的身份證明。近期，因在茅山乾元觀征集到1936年原茅山乾元觀老照片和康熙44年畫家笪重光作品“茅山全景圖”，與媒體配合開展宣傳“金壇市茅山乾元觀”的活動。

4.征集工作與業務工作協作配合。征集工作與業務指導工作協作并進，一是增加工作接觸面，二是增加與業務單位的工作交流。經驗表明：熟悉的人更容易開展工作，更容易挖掘到新的檔案征集線索。作為檔案局館一盤棋的觀念，需要全局館的同志共同為征集工作出謀劃策，同心協力。如在對學校的業務指導中，我們征集了《水北中學校史》；在衛生系統的指導中，征集了“金壇人民醫院老照片”；在村級檔案業務指導中，征集了金壇市黃金村的一些檔案資料。

5.征集工作與專業部門協作配合。檔案征集需要專業的知識和專業的渠道，這就要求我們能夠很好地利用各個部門的協作關系做好檔案征集工作，做到虛心向不同的部門請教專業知識，拓展我們征集檔案的廣度。近年來，我們與市農林局聯合開展金壇市特色農產品檔案資料征集活動，與工商局配合開展金壇市馳名商標和著名商標的檔案資料征集活動等。

6.緊扣全市中心工作、時事熱點開展征集。借助全市中心工作整體推進，做到既不妨礙部門工作，又從中獲得所需要的檔案資源，也便于檔案對社會的服務利用。還可新增檔案結構門類，拓寬檔案資源的征集范圍。單一征集會越征越少，多方位多角度的征集潛力更大。檔案征集需要與時俱進，廣開征集門類，才能更好地服務社會和服務民眾。配合開展全市各重大活動進行檔案資料的征集，先后開展了“第五屆中國·金壇國際剪紙藝術節”、“第十屆道教音樂匯演在金壇茅山乾云觀”、“紀念建黨90周年”活動資料征集等。

7.加強檔案征集的知識素養，做一個檔案征集的有心人。工作過程中如何發現有價值的檔案征集目標，要求我們必須具備有一雙慧眼，需要我們不僅有檔案方面的素質，還要有文史方面的知識和文物鑒賞方面的才能。“金壇古秧歌燈唱本”就是我館一個領導同志慧眼識金的結果，此件物品當時并不起眼，而后來這件物品卻在申報金壇地方非物質文化遺產中起著至關重要的作用，并使“金壇秧歌燈”被認定為省級非物質文化遺產。

二、檔案征集工作的程序化

在我們進行大量征集檔案工作實踐的同時，發現征集工作程序還需要進一步規范。

1.開展征集檔案的程序要規范。

曾有一次在鄉鎮的民營企業進行資料征集時，聽到有關企業反映有其它一部分人也在搞檔案征集，而且打著市檔案局的名義向企業收取檔案征集費。后來了解，其實這些人是一幫騙子，借基層企業不明白情況進行詐騙活動。而我們進行征集行為的工作程序是比較規范的：首先形成有關聯合征集的政府性文件；其二，通過鄉鎮人員聯系配合，而不是貿然行動干擾企業的正常工作；其三，所有征集活動不會向企業或個人收取任何費用；其四，我們在特定時候會頒發征集證書或征集憑證，甚至會有一些征集獎勵費用。

2.征集檔案的鑒定程序要規范。

在征集過程中，我們會遇到各種征集對象和各種征集種類，對于各種情況都需要具體地對待，也需要有一套檔案館的征集規范加以管理約束。我們在征集過程中，發現常會遇到兩類不同的人，一類人是不愿意拿出檔案資料，或者只愿意拿出一些沒有太大價值的資料；還有一類人就是不管你是否愿意征集這方面的資料，也不管他的資料是否有價值，他會主動將資料送到檔案館來。這里就存在對檔案價值認定和是否接收的問題。另外，我們在征集過程中，會遇到各種門類的檔案：有的是一般性資料，而有的是史料性質；有的是歷史性的物件，有的卻是文物級的寶物；表現在學科領域也不一樣，有的是藝術類的字畫，有的是科學類的工藝，等等。出于對進館物品、征集當事人的負責，我們必須組織成立對征集物品進行鑒定的專家組，以便能夠準確地對進館物品的價值進行認定，以決定是否收藏，以及如何獎勵、如何保管，做到安全可靠。

三、征集檔案整理方法的規范化

隨著檔案館征集工作的深入開展，各類社會上的具有一定價值的人物檔案、地方特色檔案、重大活動檔案、其他零散檔案等相繼被征集進館，但由于這些檔案一般難以歸入現有的某個全宗，致使檔案部門對這些征集進來的檔案一時無法進行整理，從而只能進行臨時征集檔案的具體整理方法

征集檔案的全宗號

第一種（人物檔案）

文字說明：

（1）征集到的人物檔案作為一個檔案匯集全宗群G，其中每個名人的檔案分別設立小全宗號，如：段玉裁G1、華羅庚G2、張律均G3……

（2）每個小全宗按照不同的載體形式給定不同的分類號，如G1，文字材料分類號是1，照片是2，光盤是3，實物是4，每一個分類號下面排列一個流水號。

（3）優點：每個分類號下面便于增添新的檔案，缺點：照片、光盤檔案冊要用活頁的，可能會增加成本。

第二種（地方特色檔案）

文字說明：

（1）征集到的地方特色檔案作為一個檔案匯集全宗群J，其中每類地方特色檔案分別設立小全宗號，如：特色農產品J1、非物質文化遺產J2、著名馳名商標J3……

（2）每個小全宗按照不同的載體形式給定不同的分類號，如J1，文字材料分類號是1，照片是2，光盤是3，實物是4；①文字材料整理方法：由于每個小全宗下又有許多小類，如：特色農產品J1包括直溪紅香芋、朱林水芹、沁玉牌水磨糯米粉……而文字材料按“件”整理，可通過“機構—問題”給定不同的代碼分開整理編號，保證以后增加新的文字材料的延續性；②照片、光盤整理方法：由于每類地方特色檔案作為一個小全宗，所以照片、光盤就不像文字材料一樣分開整理編號，而是按照征集進館的先后順序排列編號；③實物檔案整理方法：考慮到實物檔案擺放的規律性，所以每個小全宗下的每個小類的實物通過二級分類號區別分開整理編號。如：特色農產品J1的實物檔案一級分類號是4，則直溪紅香芋的實物檔案分類號是4.1，朱林水芹的實物檔案分類號是4.2……每個分類號下的實物檔案分別編制一個流水號。

（3）優點：照片、光盤檔案冊不需用活頁的，節約成本；缺點：如果每個名人的照片、光盤以后有增加的，不能延續在以前歸好的檔案后，但通過電腦檢索沒有問題。性的存放，這就從管理上形成了漏洞，對檔案的安全保管和開發利用造成了嚴重影響。

如何對這些征集檔案進行整理？我們檔案館通過向上級和同級檔案部門進行咨詢，結合本地的實際情況，擬定了一個整理方案。

活動專題檔案和零散檔案根據實際情況參照以上兩種方法整理。

我們通過對檔案征集經驗的總結，探索和發現檔案征集工作的“三化”（檔案征集方法的有序化，檔案征集工作的程序化，征集檔案整理方法的規范化）建設，完善工作中不足之處，推動檔案征集工作長效發展。