牢記職守抓檔案 強化措施保好密——中共吳江市委辦公室開展檔案保密工作的實踐與思考

杜宇亮（中共吳江市委辦公室，江蘇吳江，215200）

市委辦公室的檔案，對市委的中心工作和市委辦的“三服務”工作都起著舉足輕重的作用。同時，市委辦公室的檔案又因為自身的特殊性而有著極強的保密要求，并且其標準正隨著時代發展而不斷提高。如何在提升檔案服務質量的過程中同步加強保密成了市委辦公室面臨的重要課題。吳江市委辦公室檔案室在長期的實踐過程中，始終堅持檔案工作與保密工作齊抓共進，通過不斷創新，強化管理，初步實現了檔案工作全面提升的良好局面。

一、著眼檔案特點，明確保密意義

市委辦公室的檔案工作有著自己鮮明的特點，并因此對檔案保密提出了有別于其它單位的高要求。

部門性質要求加強保密。首先，市委辦公室所具有的樞紐地位和重要職能，決定了自身產生的檔案必然具有強烈的政治性和高度的權威性，是市委日常運作和全市社會發展最核心的見證與記錄。但同樣因為上述原因，市委辦檔案不得不面對因為出自“司令部”而受關注度畸高的現實。市委辦的檔案只要稍有不慎，出現非正常外流，就很可能導致被別有用心的個人或群體做文章的情況，引發不必要的麻煩。其次，市委辦公室還會在實際工作中收到上級和其它部門的大量文件、材料，這就往往使得最終形成的市委辦檔案包含數量龐大的工作秘密和國家秘密，因而從保密法規的要求來看，嚴防市委辦檔案工作出現失泄密問題也是剛性需要。最后，檔案的高利用率需要強有力的保密工作支持。在辦公室日常工作中，為確保辦文、辦會、辦事的延續性和規范性，保證調查研究、決策監督、會議部署等活動的科學水平，一般都會通過查閱檔案的方式進行參照和確認。比如在今年上半年準備吳江市撤縣設市20周年紀念活動的過程中，市委辦各個科室幾乎都需要查閱舉辦活動、會議的規章制度和過去撤縣設市紀念活動時的相關材料，僅這一項事務檔案室就先后累計查檔近30次，市委辦檔案的高利用率由此可見一斑。但在利用檔案為市委辦工作帶來方便的同時，泄密隱患勢必會隨著用檔次數的上升而增多，高位的檔案利用率最終帶來了巨大的保密壓力。

時代發展要求加強保密。從外部形勢來看，國家的快速發展使境外情報機構對竊取我涉密檔案的欲望變本加厲，而部分機關、個人卻在當前出現了不該有的和平麻痹思想和理想信念動搖。吳江，這座處于改革開放前沿陣地的城市，將不可避免地直面形勢變化所帶來的泄密風險、泄密渠道和泄密隱患的增多。因此，要做好市委辦公室檔案工作，就有責任優先做好適應時代發展的保密升級。而從內在需要來看，市委辦公室的檔案保密工作對市委辦整體工作滿意度評價有著不容忽視的基礎性作用，只有做到對檔案進行科學的定密、保密，才能確保檔案利用過程中的安全、規范，只有以保密視角甄別后進行的檔案利用，才能真正實現檔案服務的有序、高效，為達到良好的辦公室工作滿意度反饋提供助力。各級領導對此也很重視，吳江市委副書記吳煒同志就在全市黨政辦公系統會議上談到，做好辦公室檔案工作，要筑牢安全保密堅固防線，堅持做到“全領域覆蓋，全過程監管，全方位服務”，并認為這是提高辦公室運行保障水平的重要途徑。吳江市委辦公室主任肖仲偉同志則在辦公室會議和集中學習時多次就加強檔案保密工作做出重要指示，并且親自全程參與了今年市委辦公室相應檔案制度、保密制度的修訂工作。

二、優化軟硬條件，夯實保密基礎

從檔案服務和檔案保密相輔相成的角度出發，要進一步做好市委辦公室檔案工作，就必須以完善的基礎性建設作為支撐。基礎不牢，地動山搖，對于市委辦檔案工作而言，不論是軟件建設還是硬件建設，都需要制定并達到一個既符合日常業務實際需要，又符合安全保密技術特點，同時符合時代發展前進潮流的較高標準。

就硬件而言，安全的基礎建設和標準化的技防系統必不可少。吳江市委辦公室多年前已在檔案庫房中全部安裝C K報警裝置，實行24小時監控，并與110報警中心相連。庫房內按照保密標準，配備了鐵窗、鐵門、鐵柜和其它檔案保密專用設備。庫房與辦公室分開，與閱覽室分開。閱覽室配備專門離線單機，經專門保密定級并加裝違規外聯報警系統、安全U S B移動存儲介質管理系統后，用于輸檔、查檔和部分電子涉密檔案的查閱。吳江市委辦公室各檔案用房還全部安裝防盜門和防盜報警設備，以優質的硬件條件把好安全保密第一關。

就軟件而言，科學的檔案制度和重實效的管理措施不可或缺。今年，吳江市委辦公室順利完成檔案管理制度的新一輪修訂，在緊跟檔案發展和保密要求趨勢的基礎上，著手解決了制度不易操作和難以落實等問題，充分借鑒先進單位經驗并積極聽取多方建議，強化了檔案的保密鑒定分類和合理充分利用，實現檔案制度新突破。制度落實中，檔案工作及其相應的保密任務被細化到不同科室、不同環節，責任到崗、到人，從僅依靠一兩個檔案工作人員的小保密向依靠集體和制度力量的大保密轉型升級。新的制度制定完成后，通過懸掛上墻并作適當內部宣傳，已在實踐中取得良好成效。

三、緊扣利用方式，凸顯保密價值

一是在查閱檔案環節加強協調。文檔的查閱環節全過程處于檔案室的保密環境中，專人查檔，定點閱檔，安全系數相對較高。為盡可能利用檔案資源，市委辦對該環節的保密和利用關系重新進行了平衡。首先，繼續提升檔案室和檔案工作人員的業務素質和保密意識，要求做到高度熟悉室藏檔案情況，深刻理解各類檔案保密事項，能夠編制科學、安全的索引目錄，并積極開展好具有提升檔案價值的編研。其次，嚴格查檔程序和要求，需要查檔時，須請查檔人提出被查閱文件的名稱、文號、時間等索引方可查檔，不得盲目大量地翻閱，辦公室人員以外的查檔者應出具單位介紹信，報分管領導同意，在辦理完成登記手續后，方能按相關規定查檔、閱檔。查閱涉密文件材料及重要會議記錄的，還須經市委辦公室主要領導同意。最后，適度靈活主動放權，采用每個科室確定一位兼職檔案員配合檔案管理和負責保密監管的辦法，適度放寬本辦工作人員因日常需要查閱檔案的管理控制，縮減借閱檔案過程中不必要的手續，在確保安全保密的情況下提高市委辦檔案服務的效率。

二是在外借、復制環節加強監管。市委辦公室檔案屬性傾向于保密，檔案價值又比較高，所以原則上一律不外借，如確實因特殊情況需外借時，辦公室人員須經檔案工作分管領導批準，并據實填寫《檔案借閱登記簿》，明確最長外借時間和外借期間的相應責任，使用完畢歸還時，還必須經由工作人員當面清點登記，才能被認定完成此次外借。外單位人員一律不外借。檔案的復制遵循嚴格的監管制度，絕密檔案嚴禁復制，機密、秘密檔案原則上不復制，確因工作需要復制的，應經市委辦公室主要領導審批同意。其余檔案的復制同樣實行全面監管，如查檔者摘抄了檔案，工作人員須對摘抄內容進行核查，發現有較重要資料時，參照涉密檔案要求請摘抄人上報審批。鑒于現代竊密手段中存在多種針對復印機的高科技工具，任何采用復印機復制的行為都須由工作人員操作完成。復制件與原件同等管理。

三是在檔案公開環節加強審查。目前檔案公開環節最主要的工作是做好現行文件報送。2011年全年度，市委辦共計報送文件檔案53份，涵蓋了中心工作的各個方面。作為政府信息公開的重要組成部分，報送現行文件確實有利于市委辦公室的檔案發揮保障公民權利等服務功能，但同時，如果公開了不該公開的內容，卻又可能真實損害到國家和人民的利益。因此，吳江市委辦公室非常重視現行文件報送中的保密工作，并針對其受眾面廣的特點，實行更為嚴格的保密審查。每次報送，都先由檔案室負責人對報送文件進行初審，再由市委辦公室信息公開保密審查責任人進行復審，最后呈送分管領導或主要領導終審，批準公開與否。通過三次反復甄別，確保已經定級、定密的文件檔案不被錯誤公開，其余文件檔案中存在不宜向全社會普遍告知的數據、信息、情報等內容的，能夠做到及時中止報送并做出相應保密處理，真正實現檔案公開服務“好心辦好事”。

四是在網上用檔環節加強創新。市委辦公室的檔案構成比較復雜，即便是經過篩選，允許在線查閱的電子檔案，其權限也應當與使用人的科室職能、具體工作匹配掛鉤。吳江市委辦針對原在線閱檔系統使用中的問題，結合電子檔案的保密要求，在辦公“協同網”上重新設計了一套新系統，重點用好該平臺對使用人的認證和監管功能，依人放權、據人設限，在技術層面實現電子檔案的精準化、全程化保密。辦公室成員如果要搜索一份電子檔案，必須在設置特定I P地址的電腦上輸入自己的專用賬號、密碼并完成登錄認證，方能于該賬號權限綁定的電子檔案中進行查閱。系統還會就使用人的相關操作做好后臺記錄。

五是在檔案編研環節加強服務。辦公室檔案工作人員通過實踐發現，在重視保密的前提下開展好檔案的編研，不僅能使檔案服務功能得以延伸，還能使檔案的安全保密甄別工作實現前置。實際工作中，如果能把編研材料的替代功能充分發揮好，更可以有效減少直接使用原檔案的人數，從側面增強檔案的保密程度。基于此，吳江市委辦公室檔案的編研工作立足于緊跟形勢，緊貼工作，緊扣需求的原則，每年都會編制主題明確、保密規范、利用性強的各類編研材料10種以上。以準備黨代會所需查閱檔案為例，市委辦公室成員完全可以通過查閱發文匯編、往屆的會議材料匯編、領導講話匯編等材料，全面替代翻閱原始檔案，促使市委檔案利用工作和檔案保密工作在加強服務中實現雙提升。