在差異中發現差距催生動力——2012年江蘇省檔案技術培訓團赴港培訓紀略

羅玲玲 劉鴻浩

參觀香港歷史檔案館

7月11日至16日，來自全省各級檔案部門24名團員組成的江蘇省第七批檔案技術培訓團赴香港培訓。此次培訓由香港大學中國事務處負責安排，主要由講座和參觀考察組成。授課老師均是具有長期檔案工作經驗或與檔案部門有過密切合作的專家、學者：朱福強先生，前香港政府檔案處處長、國際檔案理事會東亞地區分會秘書長；溫偉國先生，原香港檔案學會秘書長，現在立法會檔案館工作；蘇力先生，富士施樂全球服務亞太區業務流程首席顧問、前惠普香港公司信息科技顧問。他們無論在理論上，還是在實踐上，都有很深造詣和突出影響，授課內容都是多年工作經驗和理論思考的結晶，有很強的針對性。授課方式生動活潑，師生互動交流，共鳴效果很好。參觀考察內容緊扣培訓主題，先后參觀了香港政府檔案處、香港中央圖書館、康文署文物修復辦事處、香港歷史博物館，均留下深刻印象。學員們十分珍惜難得的學習機會，認真聽課、積極思考、虛心求教，與港大中國事務處配合良好，圓滿完成了培訓任務。江蘇檔案工作者的良好形象，也贏得了香港同行的贊譽。

通過此次培訓，學員們有機會接觸了解香港的檔案工作，感受香港的歷史和文化，觀察香港回歸祖國前后的發展和變化，對檔案工作的定位有了新的認識，對檔案工作的規律有了新的思考，培訓時間雖短，收獲卻是很多。

一、香港檔案工作現狀

香港是小政府，大社會。歷史檔案處隸屬于政務司行政署，由歷史檔案館、檔案保存修復組、檔案管理及行政組及檔案系統發展組組成。政府檔案處職責是制定及推行有關一般檔案及歷史檔案管理的政策和計劃，以便有效地管理政府檔案。香港歷史檔案館位于交通十分便捷的九龍觀塘翠屏道13號，成立于1972年，是香港特區政府唯一的檔案館，負責專門鑒定、管理和保存歷史檔案，現有館藏約80萬份檔案及28,000本圖書，包括文件、照片、電影、海報及其他可追溯香港管治和發展過程的檔案資料。除了歷史檔案館，香港還有法定團體檔案館（目前只有一個立法會檔案館）、私人檔案館（企業檔案館、教會檔案館、大學檔案館、慈善團體檔案館），私人檔案館的性質較類似博物館或圖書館。圖書館等部門也存有少量檔案。

香港政府的文件一經形成立即歸檔，然后進入流轉程序，進入常用期，辦理完畢經鑒定后有永久保存價值的檔案直接進入歷史檔案館；不常用的檔案進入非常用期，放置檔案中心，保存期滿后，再次鑒定，有保存價值的進入歷史檔案館永久保存，沒有價值的直接銷毀。一般政府機構只有5%的檔案得以永久保存。與內地不同，政府各部門形成的檔案的歷史價值全部由政府檔案處負責評估，各部門無需鑒定。存入歷史檔案館的檔案系指經過政府檔案處鑒定具有永久保存價值的檔案。各部門銷毀檔案也須征得政府檔案處同意。政府檔案處專門聘請相關專家學者組成鑒定工作組，對有價值需要保留的檔案進行逐一篩選和鑒定。政府各部門在銷毀檔案前，必須呈報擬銷毀檔案目錄給政府檔案處，檔案處如果認為有些檔案不能銷毀，則有權要求該部門將檔案送來鑒定。檔案進館前需要申請鑒定，有永久保存價值的檔案移交歷史檔案館。館藏檔案滿30年即對社會開放，無需再行鑒定。

香港歷史檔案館非常重視檔案原件的安全保護和保存。所有接收進館的檔案都要進行去酸處理，每一件檔案都存放在無酸卷盒或文件夾內。對進館檔案，全部通過氮氣熏蒸機消毒兩周，大大超過國際通行的一周標準。香港地處亞熱帶，空氣濕熱，對庫房溫度、濕度的要求較高。1997年正式啟用的香港歷史檔案館大樓閱覽室所有窗戶都安裝雙層且具有過濾紫外光功能的玻璃，庫房及大樓公用空間均采用過濾紫外光的照明系統。檔案保險庫須有密碼方可進入。此外，監控系統、防火系統功能完備，設施先進。1997年，香港歷史檔案館大樓獲香港建筑物能源效益獎。檔案的保護和修復也是香港政府檔案處非常重要的工作。長期以來，他們一方面采用國外進口的技術材料對破損檔案進行實體修復，另一方面，堅持將進館檔案和其他政府部門的檔案進行縮微保存。香港寸土寸金，政府辦公場所都較狹小，沒有專門存放檔案原件的地方，受保管條件的制約，政府各部門形成的檔案即使不能進館永久保存，也要全部進行縮微后方可銷毀。據介紹，檔案縮微后母片存放歷史檔案館，拷貝給相關部門保存和使用，縮微膠片通常保存3至5套。為了保護檔案原件，檔案館工作人員接觸檔案原件時均配戴手套。閱檔大廳放置兩個紙箱，分別標明“未用手套”和“已用手套”，利用者閱檔時自覺取用“未用手套”，用完放進“已用手套”箱內，既保護檔案，又起到增強檔案意識的作用。

香港檔案管理信息化發展起步很早，從上世紀八十年代初至今分為三個階段，第一階段是專用封閉式階段（1980-1990年），主要專用電子索引與電子文件管理系統；第二階段是開放式技術階段（1990-2002年），主要用于開放式電子文件管理系統；第三階段是開放式平臺階段（2002年以后），主要是共享式電子文件管理系統。香港歷史檔案館1996年起即實現全部檔案工作的電腦化管理。目前公眾可以通過互聯網檢索已經開放的檔案，以及查閱部分檔案和其他數據的內容。香港檔案信息化程度非常高，政府及大型機構檔案信息化率高達80%，在世界上處于領先水平。香港中央圖書館開設的電子圖書館有超過400萬頁的檔案、文件和資料可供用戶遠程瀏覽，內地用戶除視頻資料不能閱覽外，其他都可檢索，甚至可以直接下載或打印。

二、香港檔案工作的“困局”

香港檔案工作整體上水平較高，但也面臨不少難題。為此，政府檔案處的專業水平和服務屢受立法會議員和傳媒的批評。2011年10月25日，審計署署長第57號報告書第十章《政府檔案處的檔案管理工作》就對政府檔案處的多項工作提出了批評。這也是香港自1841年以來，立法會首次評論檔案工作。盡管遭到了批評，卻讓香港同行看到了希望。因為批評得越厲害，受到關注和支持的可能性就越大。

香港檔案的“困局”主要體現在以下三個方面：

1.沒有法律可依。香港是世界上較少的沒有《檔案法》的地區，只有《政府公開資料守則》、《政府檔案管理守則》等行政性規定，由于不是法律，因而沒有強制性。現行的《檔案管理指引》手冊，也是20多年前編制的，其后未再修訂。香港政府始終認為，現行的制度是“行之有效”的，沒必要制定《檔案法》，所以一直以來都是以《檔案管理指引》為指南。由于沒有《檔案法》，再好的制度措施都難以最終施行。正如港大中國事務處陸人龍博士在開學典禮上所言，香港檔案工作理念很先進，但不少沒有落實。例如，多年來，幾乎沒有部門、單位主動向政府檔案處送交檔案，政府檔案處也從未接到任何一個部門銷毀檔案的報告。各部門自行銷毀檔案，政府檔案處卻無能為力。現實的情況是，《檔案管理指引》不受政府部門重視，形同虛設。朱福強教授認為，沒有《檔案法》最嚴重的后果是，公眾的知情權難以得到保障，各部門會以各種理由來拒絕公眾的查詢需求。政府檔案處沒有法定權力或行政渠道查核政府部門的檔案管理工作，所以一些重要檔案有可能在政府檔案處不知情下已遭銷毀。如此，檔案的齊全、完整性就無法實現，而沒有檔案，有知情權也沒用。

參觀康文署文物修復處

2.檔案部門日趨式微。因為沒有法律要求立檔、歸檔、存檔和采用專業技術管好檔案，政府部門及其公職人員普遍不重視檔案的管理。在香港政府的組織架構中，政府檔案處處長位于行政首長的低層，工資是行政首長中最低的。政府檔案處雖然在檔案鑒定和管理業務上具有一定的發言權，但政府各個部門經常以各種理由拒絕或者應付政府檔案處，而后者卻無能為力。如，政府檔案處雖對政府所有檔案的銷毀具有決定權，但長期以來，幾乎沒有任何政府部門會向其提交銷毀檔案的報告。各部門如何管理檔案，編寫具體指引手冊，政府檔案處無從知曉。盡管歷史檔案館是香港特區政府唯一的檔案館，但受職權所限，政府部門并無向它移交檔案的義務，因而館藏的缺陷顯而易見。即使進館保存的檔案，如有政府部門需要，可以隨時要求外借，甚至有借無回，檔案館卻無權拒絕。種種現實表明，政府檔案處正在陷于有職無權的尷尬境地。

3.檔案工作“去專業化”。自上世紀90年代中期開始，檔案處主要專業職位都逐漸被非專業的行政人員（一般職系）取代，甚至檔案局（處）長也不例外。據介紹，該處80多名工作人員中，真正專業人員不到十分之一。說明政府比較忽視檔案管理的專業性。香港八家高等學府均沒有檔案專業院系。政府檔案處工作人員只有到國外才能接受到專業培訓。1990年以前，檔案處每個檔案主任都有機會到國外學習半年到一年，后來香港政府取消了這種培訓形式。這也成為政府不重視檔案管理的一個例證。由于專業人員日漸匱乏，《檔案管理指引》已經有十多年沒有更新修訂，大量檔案積壓，不能及時分類、著錄、整理，影響到了向市民的開放；對電子檔案管理的研究停滯不前，迄今為止，香港還沒有解決電子檔案管理的辦法；與內地、國外同行的交流越來越少，檔案管理呈現“裹足不前”的狀況。

三、赴港培訓的啟示

1.依法治檔至關重要。執政之要在于為民，行政之要在于依法。香港檔案工作目前面臨的困局，主要原因就是沒有《檔案法》。由原政府檔案處、香港大學、香港立法會等機構人士自發組成的“檔案行動組”歷經多年努力，曾三次到內地取經，于兩年前完成《檔案法》的草擬。2011年11月6日，立法會會議就“訂立檔案法”一案進行辯論，因認識差異支持不力而未獲通過。香港是法制社會，一切事務都必須依法行事，依規章制度行事。在香港，立法是一件很嚴肅的事情，除非不立，既立大家都得遵守。一旦《檔案法》獲得頒布，政府必須帶頭遵守，模范執行。政府是檔案的最大生產者，也是檔案信息的最主要擁有和利用者。所以朱福強教授認為，《檔案法》主要是約束政府的。然而，香港政府認為現行檔案管理制度“行之有效”，無須立法。由此看來，香港的檔案立法還有一段路要走。了解香港檔案立法之艱難曲折，不禁讓學員們心生感慨：內地早就制定了以《檔案法》及其《實施辦法》為核心的一套檔案法規體系，極大地推動了檔案工作的進步與發展，但是也存在著有法不依、執法不嚴、違法不究的情況。我們應當珍惜并且不斷完善，認真推行實施，使之更好地發揮作用。

2.公共服務是檔案館的終極使命。香港總面積僅約1104平方公里，與檔案館屈指可數形成鮮明對比，公共圖書館系統網絡卻遍布全港，包括：1所總館中央圖書館、66所分館公共圖書館和10所流動圖書館。香港中央圖書館承載著內地圖書館和檔案館的雙重職能，收集、保存有一部分檔案文件、名人手稿、書信等，近年又啟動“口述歷史”的征集。最令人震撼的是它的公共性和開放性。一是辦借書證容易。市民憑住址證明（水電費單）免費辦借書證，三分鐘辦妥。香港700多萬人口中，目前已有395萬人辦理了借書證，比例之高世所罕見。外地游客也可以進去自由看書。圖書館經常到中小學校為學生送上已經辦好的借書證，借此吸引中小學生。參觀過程中我們發現，圖書館幾乎座無虛席，隨處可見各種不同年齡、膚色、性別的讀者，很有秩序，也很安靜。二是門類齊全、設施完備，多媒體資訊系統發達。在全球任何地方，只要有因特網，都可以查閱圖書，瀏覽視聽資料。三是圖書種類齊全，開放程度高，除了內部珍藏本，幾乎沒有不能借的禁書。該館還將張愛玲、金庸等著名作家的珍貴手稿復制后公開陳列，很具吸引力。由此我們聯想到，建設“五位一體”的公共檔案館，對檔案館的基礎設施、服務功能和服務水平將是前所未有的挑戰。與公共圖書館相比，檔案館的文化性顯然是遜色的，很多民眾至今仍將檔案館視為“禁區”。建設真正意義上的公共檔案館，融入公共文化服務體系，還須進一步解放思想，找準定位，強化公共服務意識，下大力氣從多方面提高公共服務水平。

3.即時歸檔值得提倡。文件即時歸檔的最大意義，是確保文件不會丟失。香港同行認為，檔案的結構分為“內容、結構和脈絡”三個部分，“脈絡”就是檔案產生的背景、過程性材料，這些材料至關重要，一旦缺失，檔案就難以解釋。朱福強、溫偉國兩位教授非常強調檔案“脈絡（Context）”的重要性，指出，“沒有Context，檔案幾乎沒有意義”。香港將文件及時歸檔，使文件完整無缺、脈絡清晰，便于研究查考，值得內地機關、企事業單位參考。目前，內地大多是在文件辦理完畢后的次年初集中統一歸檔，表面上看有一定道理，但卻也會使某些重要文件因為各種主觀和客觀的原因中途失控未能歸檔，使檔案難以達到“應歸盡歸”。如果即時歸檔能夠推廣，檔案資源建設難題將有可能得到破解，全社會的檔案意識也會得到明顯提升。

4.檔案數字化重在設計、重在細節。香港回歸前夕，香港政府土地注冊處2.4億頁文件的檔案數字化工作，采用市場化運作方式在18個月內全部完成，而且無一差錯，成為香港檔案信息化、數字化建設的經典案例。蘇力教授認為，檔案的數字化并不是什么高科技，成功與否，關鍵在于系統性的設計，在于每個工作環節的精益求精。香港政府土地注冊處將檔案數字化分為登記、準備文檔、掃描、索引、質量檢查、分發及入庫存檔等環節。每個環節發現問題，都要停止重做。加工場所及所有硬件設備、安全設施全由土地注冊處提供，甚至工作用桌椅都專門設計成無屜式，確保不發生檔案實體和信息的失密、錯漏。為確保檢索無誤，特別建立三個數學模型進行模擬檢索，當然，投入的成本因此也比較高。內部隔離和防火墻技術也是不可或缺的。需要建立兩套獨立的系統，盡可能把關鍵業務數據和一般數據分開。蘇力教授著重指出，加密技術并不能從根本上解決安全問題，因為加密技術是有時效性、周期性的，比加密技術更重要的是策略性的規劃。目前，內地正在大力開展檔案信息數字化、檔案網站建設、數字檔案館建設，香港重視檔案數字化的整體設計以及極端追求數字化質量的做法，非常值得學習借鑒。

5.專業性是檔案事業的根基。檔案是一門專業，更是一門科學。獨特的專業性使其與圖書、情報、博物等區別，從而成為國家一項重要的專門事業。然而長期以來，外界普遍對檔案工作的專業性存在偏見。一項事業是否讓人尊重，得以發展，很大程度上取決于人們對這項事業專業性的認識。香港政府檔案處“去專業化”的趨勢令人擔憂，內地對此也不可大意。盡管香港檔案工作存在“去專業性”的可能，但是香港同行的專業素質卻毋庸質疑。香港政府檔案處的工作人員基本上需要具備碩士以上學位，具有相關專業知識，訓練有素，考核選拔嚴格，可以稱作真正意義上的“檔案工作者”。近年來，江蘇省檔案局提出“建大館，出大師”，這是立足于將專業性視為檔案事業根基的認識。檔案事業要又好又快持續發展，必須建設一支高素質的專業人才隊伍，這是一項長期的系統工程，也是擴大江蘇檔案工作社會影響力的關鍵。從長遠意義看，強化檔案工作的專業性，加大專業人才的培養使用力度，是檔案工作提升水平、擴大影響、改善地位的必由之路。

四、結語

在港數日，走馬觀花，但感受頗深。香港是多元社會，經濟發達，文化繁榮，社會管理先進。香港檔案人強烈的歷史使命感、精益求精的職業精神、以人為本的服務理念深深感染了培訓團的每位學員。這是一筆可貴的精神財富，希望能夠在今后的工作中對我們有所借鑒、有所裨益。也衷心祝愿香港和香港檔案工作的明天更加美好，希望兩地的交流更加密切，結出更加豐碩的果實。