建筑設計單位檔案管理信息化建設研究

譚曉霞

（廣西建筑科學研究設計院，廣西 南寧 530000）

建筑設計單位檔案管理信息化建設研究

譚曉霞

（廣西建筑科學研究設計院，廣西 南寧 530000）

建筑設計行業的檔案總類繁多，檔案總量巨大，檔案管理歸根結底是信息資源的管理。文章分析了在信息化條件下，檔案管理的信息化建設問題。

檔案管理；信息化；網絡

檔案管理信息化是在市場經濟的條件下，對管理更加專業化和職業化要求的產物，信息技術給我院特別是綜合管理科室的檔案管理工作帶來了挑戰和機遇，信息化建設的重要意義及其可能帶來的巨大影響已受到充分重視。 廣西建筑科學研究設計院成立于1958年，是我國成立較早的省級建筑科學研究設計單位，業務范圍包括建筑工程設計、建筑工程監理、建筑智能化系統工程設計、建筑信息檢索咨詢等，致力于向社會提供高品質的設計服務，在行業中享有極高聲譽，綜合管理科承擔著我院各類業務檔案管理的重要責任，但隨著檔案種類、檔案數量、檔案歸檔及檢索時效性等要求不斷提高，我院檔案管理工作逐漸不太適應檔案現代化管理發展的需要，信息技術的廣泛應用和加快推進，使檔案基礎業務建設的重心向檔案管理信息化建設轉移。然而，在檔案信息化建設進程中仍存在著不少無序現象，嚴重影響著信息化建設的快速健康發展。因此，針對信息化建設的必備要素進行最優化、最有效的組織管理，乃是成功的關鍵。

1 檔案信息化建設的意義

1.1 對于管理人員的意義

（1）檔案管理不再費時費力

1）檔案管理人員手工收集、整編、管理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理如果實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。

2）數據只需一次錄入可以多次利用：數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率。

3）各種報表可以自動打印：數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相關的收發文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的背脊、封面，案卷目錄、文件目錄、背考表等。

4）自動統計檔案信息：檔案庫中的信息需要統計，并形成報表，這項工作由計算機處理，可以極大的提高管理人員的效率。

（2）檢索查詢更為方便

1）傳統的檢索方式：檔案管理人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房中查找，費時、費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只需要通過網絡就可以實現即時的查詢，無論在時間還是空間上都顯得更為方便簡潔。

2）提供多種查詢手段：管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

3）提供網上查詢手段：單位內部的工作人員，可以根據檔案管理權限從網上自行查詢檔案信息，極大的減輕了工作人員的負擔。

（3）檔案的查借閱工作更加可控。

傳統的檔案查借閱多為手工為主，費時費力、容易出錯，檔案管理實現信自化后，檔案的查借閱采用計算機管理，操作方便，同時可以自動產生催還記錄，對過期不還的借閱者進行有效的催還。

1.2 對于職能部門的意義

（1）提高整個部門的工作效率

實施檔案管理的信息化后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。

（2）提高整個部門的技術水平

企業的信息化、數字化、網絡化是發展的大方向，每個部門都這方面投入很多的精力。只有實現檔案工作的信息化，才能和礦業單位的發展相協調，適應不斷變化的外部環境。

（3）有效的進行檔案的收集工作

檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動；檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺（管理工具），檔案的收集和整編只能是零星的和不完整的。

（4）有效的為科研服務

檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，科技人員可以在自己的計算機上查閱檔案資料,提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發，提高了研究院整體的工作效率和競爭力。

（5）有效的為決策服務

科技檔案是研究院最寶貴的無形資產，是研究院投入大量資金、經過科技人員辛勤勞動，由檔案管理人員分類、編目，最終成為研究院的核心競爭力是研究院領導決策的依據。而文書檔案通常是由院領導親自起草，親自下發的,是領導決策的具體體現。所以檔案的信息可以更好的對檔案進行利用，為決策提供依據。

（6）部門職能變保管為服務

檔案管理信息化以后，單位的無形資產（企業檔案，包括文書檔案、科技檔案等）可以在網絡上方便瀏覽（有相關的權限控制），為單位領導和設計部門提供優質服務，這樣檔案管理的職能不再是檔案的保管部門，而是單位內部信息的信息中心。

2 結合工作實踐，提高自身檔案管理信息化的想法

以我院為例，檔案信息來源主要以紙質為主，檔案包括文獻、合同、報告、資質資料、科技項目成果等種類較多也較雜，人工傳遞核對資料是否齊全，再手工錄入系統，僅做編制序號存檔用，不做信息資料查詢和利用。因此我覺得這樣的檔案管理模式只是簡單收集、簡單裝訂整理、簡單保管的簡單模式，缺少檔案信息化（電子化）管理的內涵。在我的理解中，傳遞收集資料電子信息，可以和紙質辦理審批等環節一起傳遞。紙質流轉完畢歸檔，電子信息統一歸檔，工作人員在歸檔環節只要對紙質和電子信息目錄做簡單核對就可歸檔，電子信息也要作為資料歸檔。

整理環節要以計算機信息網絡為依托，以檔案電子信息為標簽，表明柜號、編號、序列號等信息，建立數據庫信息系統。通過管理軟件，可以圖形化管理。例如，查找整理檔案時可以關鍵詞搜索引擎，系統圖形化提示在那個位置，提供工作者查詢、整理。方便快捷，管理一目了然。保管環節沿用常規保存，如碰到搬運，移送資料等情況，電子信息要登記，做好備注，同時變動信息可以作為日后跟蹤查詢。

目前一般的檔案管理模式基本缺少開發和利用的內容。以我的理解，開發和利用本應該屬于同一環節，根據應用內容而開發。這里不是單純的說是管理系統的開發，而是檔案資料能夠向誰提供什么內容，為哪些用戶提供查詢，查詢等級如何等勾稽關系的協調，可以通過信息管理系統搭建交互關系。

3 檔案電子化管理模式和系統應具有的功能

根據多年的檔案管理經驗，結合個人的心得和對檔案管理電子信息化的要求，對檔案信息化管理的目標和功能進行了總結，在經費允許的前提下也可以構建或者開發適合我院特點的信息系統，現對檔案管理信息化工作改進建議和歸納如下：

3.1 電子檔案信息的采集

檔案信息資源的來源主要有三種：傳統檔案的電子化、從業務系統直接接收的電子文件以及網絡上具有檔案價值的信息資源等。信息數據構成形式包括：文本文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件及其他文件如命令文件，亦稱計算機程序等。對我院檔案進行電子化的時候，要根據電子化的不同原因（利用、復制或保存等）選擇不同的技術要求。至于電子文件，電子檔案要和信息形成者之間簽訂協議，對移交信息的格式、范圍等做出規定。

3.2 電子檔案信息的處理

電子檔案管理必須面對大量的、多樣的、異構的甚至是復合的文件，對這些信息進行鑒定、保管是其重要功能。不但要保障信息的真實性、完整性，還要對信息進行長期的保存，保證信息可訪問、可理解。

3.3 電子檔案信息的查詢

電子檔案具有多種查詢途徑、強大的檢索能力、友好的用戶界面以及完善的借閱管理和調用控制功能。能根據檢索項提供多條件組合查詢，并能對常用檢索途徑進行優化，滿足用戶對查全率、查準率的要求；能根據用戶需要設置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索；能對查詢結果進行顯示、排序、轉存、打印輸出等技術處理。

3.4 電子檔案信息的發布與傳遞

電子檔案信息的發布是基于面向對象機制的。電子檔案可以選擇多種方式進行信息發布。具體包括：對各立檔單位提供文件在線的檢索和利用等；對其它用戶提供網絡傳輸等等。

3.5 電子檔案信息的安全和權限管理

在網絡上存取和訪問電子化檔案，必須在有效的權限管理下進行，并以適當的技術保護檔案資源不被濫用。電子檔案的信息安全和權益管理，能夠做到既能保護系統的安全，又能使系統有最大的使用率，具體包括硬、軟件系統的安全，網絡安全，電子化檔案信息安全和用戶利用的安全等。

3.6 電子檔案的長久保存

傳統檔案的基本功能是負責接收具有長久保存價值的檔案，存儲并提供利用。傳統環境下，紙質檔案保存上百年并不是非常困難的事情，因此檔案的長久保存并不是傳統檔案管理面臨的最突出的問題。而電子環境下，電子信息對于軟硬件具有極大的依賴性，但是軟硬件更新換代的速度又非常地快，常常是當前的軟硬件已經無法重現幾年前的電子信息；另外，軟硬件之間又存在著一定程度上的不兼容問題，一個系統產生的電子信息卻無法在別的系統中顯示。因此，電子檔案信息的長久保存成了電子檔案面臨的一個突出而重大的問題，也成了電子檔案的一個重要功能。

4 推進我院檔案管理信息化建設的舉措

檔案管理現代化、信息化，其核心是管理手段的現代化和保護技術的現代化，管理手段的現代化和保護技術的現代化主要是采用計算機及其配套設備，縮微機及其相關設備，保護技術的現代化，主要是檔案存儲、環境控制、檔案存儲載體更新改造的科學化。我認為加快檔案管理現代化、信息化的建設，院級層面主要應做好幾方面的工作。

4.1 加強領導、提高認識

加快檔案信息化的建設，要更新各級檔案人員的知識結構。檔案事業改革創新，關鍵在于管檔案的人，使檔案信息化有一個明確的引路人。要提高領導的現代化管理水平和業務工作水平，以適應現代化管理的需要。努力把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質量。

4.2 加大投入、增配軟、硬件設施

要加快檔案信息化的建設。首先，要舍得投入財力，配置與檔案管理現代化相適應的軟、硬件。當前，各級檔案部門的財力主要來源于各級政府，這就需要做大量的工作，引進資金加快更新改造的步伐。同時，作為上級檔案主管部門，也可以與相關部門溝通協商、共同提出解決問題的辦法在政策上給下級部門創造條件，使檔案信息化建設加快發展。

4.3 引進和培養現代化管理人才

提高人員素質，培養管理人才。積極更新、改善設備和管理手段是實現檔案管理現代化的先決條件，但現代化設備要求管理人員必須有現代化素質。為此，一要努力培養網絡服務需要的系統分析和設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。二要積極讓檔案管理人員參加檔案專業現代化培訓和業務培訓。三要抓好檔案專業人員的在職培訓、進修，提高檔案管理人員的知識結構和整體水平。四要加強理論研討，增進學術交流，提高編研水平。

4.4 提高檔案信息的獲取能力

長期以來，檔案部門主要依靠歸檔制度來保證檔案試實體的收集，并且始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。而信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門。因此，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，不僅要熟練、快速地獲取我院的檔案信息提供給利用者，而且要充分利用網絡的便利和優勢，熟悉網上的檔案信息資源，引導利用者獲得更多的檔案信息。

4.5 提高檔案信息的鑒定、評估能力

把有價值的檔案信息有效地傳遞給檔案利用者是檔案工作著的一項基本職責，也是利用者評價檔案部門信息服務質量的一個重要標準。網絡環境下，信息量十分巨大，內容十分龐雜，檔案工作者必須具備比以往更強的鑒定評估能力，對檔案信息進行判斷、鑒選、綜合分析，從中捕捉到與特定利用者密切相關的部分，為利用者提供優質的服務。

總之，檔案工作的信息化建設應在檔案信息資源的有序整理的基礎之上加快檔案信息網絡的建設、加強檔案信息資源的開發利用、做好檔案信息化人才隊伍的建設、促進檔案信息資源開發利用的政策法規及標準的制定，同時對欠發達地區，要正確處理經濟瓶頸對檔案信息化建設的制約，從而使得信息化建設成為一個系統網絡。在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案信息存儲和處理的數字化、收集與傳遞的網絡化已勢在必行，我們必須重視和加強檔案的現代化管理進程，不斷加快行業檔案的信息化建設。

[1] 高燕春.央企檔案管理信息化新探——以神華集團為例[J].中國檔案,2009,(3).

[2] 范志偉.淺談檔案信息化管理過程中的安全保護問題[J].職業技術,2009,(7).

[3] 農克平,施向東.淺談人事檔案信息化管理[J].醫學動物防制,2009,(8).

Research of document management informatization construction on architecture design unit

The files of the architectural design industry have many categories, and archives amount is huge,Files managements is information resources management in the final analysis. Under the information conditions, the archives management information construction was analyzed.

File management; Information; network

G271

A

1008-1151(2012)06-0282-03

2012-04-23

譚曉霞，女，廣西建筑科學研究設計院助理工程師。