PDCA循環在醫院科技檔案管理中的應用

張艷軍

(河北省承德市衛生局專業技術人員考務中心， 河北 承德 067000)

PDCA循環是管理學專家戴明提出的著名理論，指的是計劃、實施、檢查和處理等工作的循環過程。在管理活動中，PDCA循環的應用可以普遍起到提高管理質量和效益的作用。現就醫院科技檔案的現狀及應用PDCA循環提高科技檔案管理水平探討如下。

1 醫院科技檔案管理的內涵及現狀

醫院的科技檔案是醫院綜合檔案的重要組成部分，它主要是指醫院在建設和發展過程中，其從事醫療科研活動，及這些活動直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等，它包括多種形式和載體的歷史記錄。醫療科技檔案管理是醫院檔案管理和科研管理的重要工作，尤其是在醫療技術高速發展的今天，醫療科技檔案在醫院檔案管理中所占的比重不斷增加，在醫院科研管理中所處的地位也不斷提升。可以說，醫院科技檔案管理工作是醫院科研活動的基礎，是提高醫院醫療科研質量，促進醫院技術水平不斷進步的重要保證。

2 PDCA循環理論

PDCA循環是全面質量管理體系運轉的基本方法，這種方法是一種合乎邏輯的工作程序，在理論上能使任何一項活動有效進行。P、D、C、A四個英文字母分別代表計劃(Plan)、執行(DO)、檢查(Check)、處理(Action)。PDCA循環是一個周而復始的“爬樓梯”過程，每一次循環解決一些問題，提高管理水平，然后一環扣一環，互相制約，互為補充。

在P階段，需要進行方針和目標的確定以及活動計劃的制定。在D階段，要進行具體運作，實現計劃中的內容。在C階段，要總結執行計劃的結果，分清哪些對、哪些錯，明確執行的效果，當然最關鍵的是要找出存在的問題。A階段是最重要的階段，在這一階段，要總結檢查的結果進行處理，也就是做得好的要進行標準化繼續發揚，或者制作成指導文件以后遵守;做得不對的要吸取教訓、總結經驗、避免再犯;對于一些仍未解決的問題，需要提交下一個循環。

3 PDCA循環理論在醫院科技檔案管理中的應用

3.1 計劃階段:我們的目的是利用科技檔案信息，發揮其在科研和醫療中的最大作用，促進醫療質量的提高和科研水平的進步。方法是制定歸檔制度，將醫院在科教活動中形成的具有保存價值的文字、數據、聲像、圖表、軟盤等歷史記錄，集中保管并綜合應用。以科研課題為例，需要進行歸檔的記錄包括:立項申報書、課題項目評審意見書、計劃任務書、實驗記錄、經費使用情況、技術總結報告、科技成果鑒定證書、評審報告、性能檢測報告以及標準、學術活動資料，涉及到應用層面的可能還會有合同書等。那么，當我們開始一個科研課題的時候，我們就需要明確這些資料需要歸檔。諸如立項申報書、課題項目評審意見書等是留存原件還是復印件，實驗記錄應按照何種程序進行記錄，經費使用情況的各類單據如何保留等問題都需要事先規定。

3.2 實施階段:醫院科技檔案的管理要堅持科研管理導向，實行集中統一管理各類檔案，業務建設上突出分類方案。在醫院科技檔案的管理中，要讓實施者都明白要做什么，該怎樣做，因此，制度的學習十分重要。檔案管理部門應將獨立的科技檔案管理規則打印好，在醒目位置粘貼。各類科技檔案的管理規則也應該有打印并分發到各相關科室，并組織全體醫務人員和行政人員進行學習，強化醫院全體整體的科技檔案管理意識。醫院科技檔案管理的內容應納入全院技能知識競賽題庫，以考促記，以考促用，務必使大家熟悉科技檔案管理的具體內容和程序。

3.3 檢查階段:醫院建立綜合的科技檔案管理規定后，很關鍵的一點是如何保證實施，這就需要加強落實過程的監管檢查，在醫院的日常運作中要加強對科技檔案管理的宏觀控制，調動全體職工的積極性，監督大家的行動。可以組成醫院科技檔案管理領導小組，由檔案室成員及各科室負責人組成。也可以每月進行檔案管理質量和滿意度調查。調查由管理領導小組進行。對各項科技檔案管理的制度實行現場控制，發現偏差及時糾正，把問題消滅在萌芽階段，以免產生不良后果。科室負責人可以針對薄弱環節進行抽查。滿意度調查則可以選擇問卷形式并由專人負責。對制度運行過程中的問題進行分析，找出成績和不足，總結經驗和教訓。對于那些有問題的部分，要找出影響因素，并提出改進意見限期整改，整改意見應具體到人。

3.4 總結和反饋:定期進行整體科技檔案管理的考評分析會，這是PDCA循環在檔案管理中的重要階段。在這一階段，我們需要針對檢查結果和滿意度調查的結果進行分析、討論和總結，將考評結果匯總上報院領導，同時將質量改進的措施和成效、下一步的建議一同上報。院領導根據匯報制定下一階段具體措施，包括改進和保留、建立標準等。這樣就形成了由下向上，再由上向下的反饋系統，也為下一個階段的提高打下了基礎。這一階段有兩項重要任務，一是對錯誤進行糾正，對好的制度繼續發揚，并將要求歸納到相關制度中，做到檔案管理質量的標準化;二是將遺留問題轉入下一循環，尋求解決的方法。這樣，在每一次的循環中解決一批問題，醫院科技檔案的管理水平將不斷提高。

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