工程勘察設計檔案資源共享的思路與問題探討

于興珍

(哈爾濱市勘察測繪研究院，哈爾濱150010)

1 工程勘察設計單位檔案管理與利用現狀

1.1 檔案管理現狀

工程勘察設計單位設計資料的收集、歸檔、整編、保存是技術管理工作的一個環節，也是檔案管理的重要組成部分，提高科技檔案的科學管理水平，是加強技術、質量管理的舉措，也是勘察設計單位技術、資源儲備，提升單位在行業競爭能力的關鍵。目前，勘察設計單位的檔案管理已經建立了規范化的流程，特別是通過了ISO 9000質量管理體系認證的勘察設計單位的檔案管理，得到了進一步的規范和提高，無論從檔案保管庫房等硬件條件上，還是在歸檔、整編等軟件環節上都達到了前所未有的水平。科技檔案數據庫建設和多媒體數據庫建設，通過對紙質、錄音、錄像、照片或其他類型載體檔案的數字化工作，使檔案資料更加便于研究和利用，提高檔案檢索、內容查詢功能的實用性、快捷性、多樣性，實現檔案信息數字化、存儲海量化。

1.2 檔案利用現狀

當前工程勘察設計檔案的突出問題是檔案的利用率較低，重“藏”輕“用”，對檔案利用產生的社會效益和經濟效益缺乏足夠認識，單位內部員工對檔案利用效益知之甚少，對外的推介和宣傳幾乎沒有，即使有查閱了參考利用的情況，也大多限于單位內部。由于對檔案的資源性認識程度不夠，檔案信息資源開發不足，造成檔案利用率不高。

2 勘察設計檔案的資源屬性與資源共享可行性分析

2.1 勘察設計檔案的資源屬性

勘察技術檔案是設計單位長期積累的寶貴資料和技術資源。這些技術檔案不僅對本單位的同類工程具有參考和借鑒的價值，對本單位和其他單位的同類工程或同一地區的不同類工程也具有類比和借鑒的作用。因此，要把檔案作為資源來管理和對待，作為資源就要充分地開發與利用。勘察設計檔案中包括兩方面的內容，一方面是設計成果中的基礎資料，例如水文、氣象、地質、測量、環境監測、土壤調查、社會經濟等，這些資料可以被其它工程設計所用;另一方面工程設計的方法、計算數據、實驗觀測、研究結論等，也在科研和設計中具有參考價值。

2.2 勘察設計檔案資源共享可行性分析

1)基礎資料共享的可行性:勘察設計中所用的基礎資料有的具有時效性，既僅在特定的時期內可以使用，比如環境監測、社會經濟等，有的則沒有時效性，比如水文、氣象是長期觀測的系列，短期的變化并不明顯，而地質條件更是長期比較穩定的，只要在同一地區或相鄰地區，這些基本資料是完全可以在相關的勘察設計中加以利用，具有共享的可能性的。

2)前人的勘察設計檔案是后續勘察設計極其寶貴的參考和借鑒依據。某些勘察設計工作可能是由于原有的設計已經失效，需要重新修訂或補充勘察設計，這樣的勘察設計對原有檔案資料的依賴程度毋庸質疑。在不同地區的同類勘察設計檔案，其中的勘察設計方法，計算數據，實驗和觀測結果等，對后來的勘察設計都具有參考價值，實現檔案資源的共享。

3 工程勘察設計檔案資源共享的思路

3.1 建立基礎資料共享的機制

氣象、水文、地質、測量、環境監測、土地調查等基礎資料是工程設計中不可或缺的基礎，工程設計是以當地的基礎資料為依據展開設計的，因此工程勘察設計檔案中包含這些內容。在相同或相鄰地區的后續勘察設計工作完全可以在先前的檔案資源中選取可用的基礎資料，不僅節省勘察設計的時間，也節省相應的費用。目前的主要問題是基礎資料的共享機制沒有建立起來，檔案資料封鎖的情況比較嚴重，即使是國家事業投資獲得的某些水文、氣象、土地利用等資料的索取也很困難，影響了事業的發展。國外的成功經驗是國家獲得的基本觀測數據和監測結果無償共享使用，資料收集單位僅支付資料復制的成本費用，值得借鑒。應建立勘察設計基本資料的共享機制，使前人獲得的觀測數據和結果得到更充分的利用。

3.2 加強勘察設計檔案信息的交流與推介

勘察設計單位應加強檔案信息交流，暢通交流渠道，以便相互之間了解對方的檔案資源情況，為檔案資源的充分利用提供方便，勘察設計行業協會應在檔案信息交流中發揮更大的作用，促進交流渠道的形成和暢通。勘察設計單位的檔案管理部門也要加強對本單位檔案資源的宣傳和推介，讓更多的相關單位和部門了解本單位的檔案資源信息，促進檔案資源利用率的提高。

3.3 提高檔案管理人員的服務意識

檔案管理人員要提高服務意識，主動、積極地為檔案資源利用人員提供熱情、耐心的良好服務作為目標。特別是檔案資料比較龐大的單位，有的時候提取保存年限很久的檔案資料可能比較費力，檔案人員一定要盡心盡力查找，滿足勘察設計工作的需要。

3.4 規范檔案資料使用的收費

應認同收取檔案資料的使用費用是合理的，也是目前通行的做法。當前，主要資料收集的收費不規范。一方面有的檔案資料的收費過高，超出了勘察設計項目的承受能力;另一方面政府投資獲得的公共數據和觀測結果也要花錢購買，亂收費現象嚴重。因此，有關部門要進一步規范檔案資料使用的收費，實現收費的規范化。

3.5 大力提倡和鼓勵勘察設計中對已有資料的利用

充分利用已有的資料進行工程的勘察設計工作，不僅可以節省大量的資金，還能確保勘察設計周期，因此要大力提倡和鼓勵。嚴格按照勘察設計規范的要求，對不受時間限制的觀測數據和監測結果，盡量利用可以借鑒的內容進行勘察設計，相關規范也應在保證勘察設計質量的前提下，提出促進利用檔案資源的條款。

4 工程勘察設計檔案資源共享應注意的問題

4.1 知識產權保護

勘察設計成果是技術資產，凝聚了技術人員的智慧和才智，特別是有的項目是經過編制人員的辛苦努力和開拓創新獲得的成果，是勘察設計單位的技術優勢和競爭資本，應該作為本單位的知識產權加以保護，不應該輕易地提供給他人。檔案管理部門要對包括單位核心技術的勘察設計檔案建立特別的保管、借閱、引用制度，確保本單位的知識產權不受侵害。

4.2 保密工作

嚴格按照《保密法》的規定，對涉密勘察設計檔案實施相應的管理，涉密檔案不能提供給其它單位使用，防治泄密情況的發生。

4.3 努力消除檔案資源共享的障礙

消除工程勘察設計檔案資源共享的主要障礙是部門利益和系統管理。我國的工程勘察設計單位分別屬于不同的系統和部門管理，不同部門和系統之間的技術交流存在諸多障礙，現實共享的前提是摒棄部門利益，共同為檔案資源的社會化服務做出貢獻。

［1］ 陳作明.科學技術檔案管理學［M］.北京:檔案出版社，1998.