如何做好高級中學(xué)檔案工作

學(xué)校檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是研究、改進(jìn)、提高教育事業(yè)的不可缺少的基礎(chǔ)工作。新時(shí)期做好高級中學(xué)檔案管理工作，要把學(xué)校在各類工作中形成的全部檔案集中統(tǒng)一管理，完善檔案的收集、管理、利用制度，實(shí)現(xiàn)管理規(guī)范化、信息化、科學(xué)化。

一、明確目標(biāo)，分類管理

根據(jù)學(xué)校檔案的特點(diǎn)，結(jié)合教育工作的實(shí)際需要，學(xué)校檔案可分為：文書檔案；教學(xué)檔案；學(xué)生檔案；教師檔案；德育檔案，體育、美育、音樂、勞動技術(shù)、衛(wèi)生檔案；特色檔案；安全檔案；其他檔案等九大類。為了便于查找利用，每一大類又可進(jìn)行細(xì)化，即將文書檔案劃分為上級機(jī)關(guān)文件、通知、通報(bào)；簡報(bào)、教育報(bào)；學(xué)期和年度《教工手冊》；各類規(guī)章制度、人員職責(zé)；各種會議記錄；學(xué)校發(fā)展建設(shè)規(guī)劃；學(xué)校基本情況；學(xué)校各類組織機(jī)構(gòu)。教學(xué)檔案劃分為學(xué)校各類課堂講評標(biāo)準(zhǔn)；課改日志；教研組活動記錄；骨干教師、培養(yǎng)對象檔案；校改實(shí)驗(yàn)檔案；學(xué)校優(yōu)秀教學(xué)論文集；教學(xué)質(zhì)量分析；教學(xué)檢查記錄；學(xué)科教學(xué)成績；學(xué)科課外小組訓(xùn)練記錄；教學(xué)競賽記錄；教師講學(xué)評估；教學(xué)交流活動記錄；手抄報(bào)等大語文資料；教師教學(xué)講評標(biāo)準(zhǔn)；學(xué)校體育活動記錄；學(xué)校藝術(shù)活動記錄；學(xué)生作業(yè)批改記錄；校本課程教材；學(xué)期學(xué)生教材一覽表。學(xué)生檔案劃分為新生錄取花名冊；新生登記表；新生學(xué)籍變化情況；流失生花名冊；畢業(yè)生花名冊；學(xué)生獎懲情況；流失生回收檔案；學(xué)年班級花名冊；學(xué)生評價(jià)手冊。教師檔案劃分為領(lǐng)導(dǎo)個人成長檔案；骨干教師個人成長檔案；培養(yǎng)對象個人成長檔案；教師個人成長檔案；教師基本情況統(tǒng)計(jì)表；骨干教師基本情況；課改典型教師檔案；教師獎懲情況；教師業(yè)績考核資料；教師基本功訓(xùn)練、比賽材料；教師學(xué)歷復(fù)印件。德育檔案劃分為學(xué)校德育工作手冊； 班主任工作手冊；德育活動資料；德育專題研討論文；黨、團(tuán)建設(shè)；家長學(xué)校建設(shè)材料；升旗活動及安排記錄；依法治校資料。體育、美育、音樂、勞動技術(shù)、衛(wèi)生檔案劃分為校園體育節(jié)、藝術(shù)節(jié)材料；各種活動獲獎紀(jì)錄；校運(yùn)會有關(guān)材料；單項(xiàng)體育競賽材料；學(xué)生健康檢查表；心理健康材料。特色建設(shè)檔案劃分為特色建設(shè)計(jì)劃總結(jié)；特色建設(shè)活動記錄；特色建設(shè)成果；特色建設(shè)組織機(jī)構(gòu)和規(guī)章制度。安全工作檔案劃分為單位基本情況，重點(diǎn)部位情況；安全責(zé)任人、管理人、安全員責(zé)任分工表；安全設(shè)施、器材情況；安全設(shè)施、器材定期檢查記錄，維修保養(yǎng)記錄；各類安全隱患及其整改情況記錄；各類安全檢查、巡查記錄；各類安全宣傳培訓(xùn)記錄；各類事故及處理記錄；各類應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄；食品衛(wèi)生管理檔案。其他檔案劃分為學(xué)校辦校水平社會滿意度調(diào)研表；學(xué)校集體、個人各類榮譽(yù)證書；檢查記錄；音像資料；音體美勞、衛(wèi)生器材登記；實(shí)驗(yàn)室各種器材登記。通過詳細(xì)的劃分標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)校的檔案分類有章可循，為分類管理奠定基礎(chǔ)。

二、注重收集，形成規(guī)范材料

檔案是高級中學(xué)領(lǐng)導(dǎo)正確決策、研究工作、處理重大問題的依據(jù)，搞好文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎(chǔ)，也可直接反映本單位的工作實(shí)績。但從當(dāng)前我國高級中學(xué)學(xué)校文件材料收集的實(shí)際情況看，有的文件材料特別是學(xué)校本身形成的不同載體的“賬外”文件材料，得不到及時(shí)地收集整理歸檔，存在不完整、不齊全的現(xiàn)象。我校在此方面進(jìn)行了一些積極探索，即在年初制定各級工作目標(biāo)責(zé)任書和檔案臺賬資料考評表，將需收集歸檔的文件材料全部細(xì)化到個人，并與年終考核掛鉤，凡是檔案資料不全的在職人員年終考核適當(dāng)扣分，對文件材料收集歸檔成績顯著個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟罴臃郑瑢W(xué)校的檔案管理工作起到了較好的推動作用。

三、實(shí)現(xiàn)信息化管理，全面提升管理水平

為了校園各群體可以方便、快捷地利用檔案信息，學(xué)校可將利用率高的檔案進(jìn)行信息化處理，既可提高學(xué)校檔案的利用率，又可大大促進(jìn)學(xué)校檔案的科學(xué)管理。在平時(shí)的資料建設(shè)上，應(yīng)做到事事有記載，件件有材料，并充分利用錄像機(jī)、照相機(jī)等現(xiàn)代化音像器材，將學(xué)校每一次教研活動及各種節(jié)慶活動、參觀交流活動等全部記錄保存，使校檔案室各種資料齊備，全面而完整地記錄學(xué)校的創(chuàng)業(yè)發(fā)展史，為學(xué)校積累寶貴的財(cái)富；可利用學(xué)校的多媒體網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)軟硬件共享，減少學(xué)校在硬件上的開支，更好地發(fā)揮各種教學(xué)設(shè)備的效益。

四、積極開發(fā)利用，主動為教學(xué)工作服務(wù)

搞好學(xué)校檔案管理工作，就是要更好地為學(xué)校教育教學(xué)工作服務(wù)。目前，我校已將全部檔案目錄錄入了計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索。此外，對于學(xué)校檔案信息資源開發(fā)與利用，既要按規(guī)章制度辦事，又要注意改善服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量，做到熱情、主動、準(zhǔn)確、迅速。自我校建立綜合檔案室以來，為教職員工的考核和評定職稱等工作提供了大量可靠的檔案依據(jù)；為教師學(xué)習(xí)、交流、溝通搭建了平臺；為學(xué)校的教育教學(xué)活動提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)；為積極宣傳學(xué)校做好后勤服務(wù)工作。