淺析高校房產檔案信息化管理

金 楠

(黑龍江省教育學院，哈爾濱150080)

房產管理是高校管理機構的重要組成部分，其目的是運用科學的管理方法，按照國家與學校的政策，使學校的房產保持良好的狀態，根據實際情況，盡可能地改善教職工的住房居住條件。高校房產信息化管理，就意味著借助計算機和網絡手段，提高高校房產管理工作效率和服務水平。目前，很多高校的房產管理工作仍在沿用臺賬式管理和單機信息式管理模式，若想與瞬息萬變的信息社會相適應，就必須盡快建立一套與高校發展相適應的更科學的管理體系，這也是近年來各高校房屋管理部門努力奮斗的目標。

一、加快高校房產檔案信息化建設的必要性

檔案本身就是很重要的信息資源，是學校房產管理部門在房屋產權登記和管理活動中，經過收集、管理、鑒定，按照一定的程序和手續直接形成的有保存價值的房產歷史記錄，是房產管理工作的真實記載和重要依據，更是見證學校發展歷史的縮影和真實寫照。

信息技術不斷創新并廣泛應用于社會的各個領域，信息化成為全球經濟社會發展的顯著特征。信息化的觸角亦延伸到高校檔案事業中，引發了檔案工作的深層次變革。傳統的手工檔案管理模式已經不能滿足校園信息化建設的發展需求，當前急需轉變為綜合應用計算機技術、網絡技術的現代化管理，這為高校房產檔案工作帶來了新挑戰。同時，信息化也為此項事業帶來難得的發展機遇。計算機具有手工管理所無法比擬的優點。例如:檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高房屋管理的效率，也是事業單位的科學化、正規化管理的重要條件。計算機目前在高校管理中的應用很普遍，所以充分認識房產檔案信息化建設的重要性，以及如何將現代信息處理技術恰當地與房產檔案管理相結合，提高房產檔案的實際利用價值，是高校管理工作的一項重要任務，也是建設節約型校園的一項極為重要的工作環節。

二、高校房產檔案信息化管理的現狀

1.領導重視不夠。重視程度不夠是我國高校房產檔案信息化管理發展的重要問題。許多高校管理人員對高校檔案信息化管理的內涵和重要性認識不足，主要表現在:一是許多檔案資料只是處于長期堆放的狀態，沒有及時收拾歸檔，更談不上應用。二是一些領導往往管理觀念陳舊，而工作人員也不習慣從網上獲取信息，更不接受無紙化辦公的方法，依然習慣于傳統的管理觀念和方法，習慣用傳統的手工操作方式處理房產檔案信息。

2.信息化技術手段落后。目前很多高校房產檔案管理部門的電腦應用仍然停留在文字處理、財務管理等數據處理上，無論信息化基礎設施、應用水平，還是互聯網的認知度、參與度都遠低于其他行業。大多數高校的房產管理部門的工作方式基本上是接收移交檔案，檔案館類似于資源倉庫。管理介質絕大多數仍為紙質檔案，光盤技術和機讀方式固然已經有運用，但十分有限，數據庫的建設與當今信息傳輸技術的要求相差甚遠，檔案部分應發揮的作用遠遠未能有效挖掘出來。

3.檔案管理人員專業素質不高。目前高校的檔案管理人員專業素質水平差異比較大，缺乏協作精神。采用網絡化辦公以后，管理部門之間需要相互提供有用信息，才能達到方便、快捷的辦公目的。但如果其中一個部門不及時更新信息，沒有專人維護，就無法查詢到最新資料。目前高校中各個辦公室的信息化水平參差不齊，人員素質差異大，很難達到信息共享，這就使部門間網絡化辦公的力度大大降低。

三、完善房屋檔案信息管理系統的途徑和對策

1.建立一套符合學校特點、方便快捷又能順應變化的房屋檔案管理軟件來應對這種動態的變化是必然的趨勢。鑒于房產相關信息頻繁異動的特點，房產檔案的更新速度很快，因此在檔案數據庫的更新、管理、維護上要實現實時控制，保證房產檔案信息與房產狀況的同步變動，這是房產檔案管理的核心所在。應利用現有的房屋檔案數據、信息和圖紙，把圖形數據和屬性數據有效地聯系起來，借助于軟件和網絡技術的結合，利用先進的數據庫技術和網絡技術實現對數據的變動及時更新。再利用計算機強大的分類、組合、檢索、調閱、復制等功能建立起功能更強大的房產檔案數據庫。充分利用計算機強大的檢索功能，將房產管理中的每一要素都作為檢索點，編制各種檢索工具，形成計算機檢索與手工檢索互補的檔案信息檢索體系，實現萬能檢索，從而為檔案管理者提供高效、便捷的查詢服務。

2.提高管理人員的綜合素質，具備多元化的知識結構。鑒于房產檔案的信息化管理的模式，客觀要求從事檔案信息化管理的人員應該具有政治理論知識和一專多能的綜合知識結構。一般來說，主要有以下幾方面:

(1)房產檔案管理專業人員必須努力學習馬列主義、毛澤東思想，只有在馬列主義的指導下，才能確定正確的立場、觀點和方法，堅定不移地堅持四項基本原則，堅決貫徹執行黨的路線、方針、政策，保證房產檔案工作的健康發展。

(2)“一專”:具有現代化管理方面的知識。隨著房產檔案日益增多和現代科學技術手段在檔案管理工作中的應用，檔案管理的現代化設備逐步增加，要求檔案管理人員要熟悉和掌握復制、縮微、電子計算機等現代技術知識，只有這樣工作起來才能得心應手。

(3)“多能”:1)檔案專業知識。作為一名檔案工作者，要解決檔案事業發展過程中出現的一些新情況、新問題，需要有較好的檔案學理論水平和知識，只有這樣，才能在實踐中不斷總結、補充、發展和完善檔案管理經驗，推進檔案工作發展。一方面，檔案是一種知識載體，檔案工作人員要發揮檔案的效益，就要掌握檔案內容所涉及的專業知識，熟悉黨和國家有關檔案工作的各項法規和方針政策，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業務規定;另一方面，檔案巡查工作者在對檔案進行收集、整理、保管、提供利用中始終貫穿著分析、綜合、判斷等各種科學活動，只有把專業知識靈活運用到自己的實際工作中去，才能熟練業務，勝任本職工作。2)相關學科知識。房產檔案內容豐富，管理政策性、專業性、技術性強。因此，檔案管理人員除了掌握檔案專業知識以外，還要掌握與自己專業工作相關的其他科學文化知識。只有具備了相關的知識，才能更好地從事本職工作。一是要具有較高的語文知識。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，不具備扎實的語文知識就無法從事這項工作。二是有一門或多門外語知識。隨著改革開放的深入和國際交往的增多，近些年不斷從國外引進先進的技術和成套的設備，而這些成套設備的文件材料大多是外文，這就要求檔案工作者，在精通本國語言文字基礎上，還要熟悉一門或多門外語。

房產檔案管理信息化是先進科學技術手段和科學管理方法與傳統的檔案管理方式的有機結合，是新形勢下房產管理發展的必然趨勢。雖然目前高校房產管理部門在信息化方面做了大量的工作并初見成效，但還是要讓領導、職工充分認識到信息化建設的重要性，采取各種辦法來提高信息化處理水平，搭建完整的信息平臺，才能充分利用信息化技術讓房產管理工作在新的時代背景下適應社會的需要。