淺析科研單位的物資管理

文/孫 丹

淺析科研單位的物資管理

文/孫 丹

物資管理是一個系統工程。高效的物資管理，一方面需要企業內部形成良好的管理機制，明確各個環節的責任和作用，并實現相互間的密切合作；另一方面要充分發揮物資管理部門的作用，尤其是發揮計劃管理和采購管理的作用，這兩個環節代表了企業內部的供需雙方，直接關系到資金支出、物資購置及使用。充分發揮這兩個環節的管理作用是提高物資管理水平的關鍵。

物資管理中存在的突出問題

在物資管理工作中，突出問題來自以下幾個方面：

①企業對物資管理的重要作用認識不足；

②物資庫存難以準確制定；

③材料浪費嚴重，設備利用率不高；

④采購效率低。

強化物資管理意識

物資管理的重要作用

提高科研企業核心競爭力的關鍵是提高投入產出比，而物資管理的水平很大程度上決定了科研企業的研發成本，良好的物資管理能夠有效降低科研成本，從而增加經濟效益。強化物資管理，實質是科研企業對內部資源的整合，從而充分發揮物資管理的重要作用。

要從觀念上，不僅要使物資管理人員認識自身的價值，而且要使一線的科研人員認識到物資管理工作的重要意義。

為此，在職能設置上，將計劃管理職能設在科研條件部（負責全院的科研保障工作的部門），由科研條件部和物資中心共同進行物資管理；在制度建設上，通過優化管理流程，在建立健全物資管理制度上下功夫。如逐步實施以題目組為單位進行核算的物資領用制度，完善《物資供應管理規定》等。通過這些措施的實施為提高物資管理部門的管理水平奠定了堅實的基礎。

建立明確的運行機制

作為物資的最終使用者，科研人員必須明確自己的需求。對物資管理部門來說，這些需求就是管理的基礎，對需求的研究更是管理部門的工作內容，這就要求使用部門和管理部門在工作中要密切配合。

物資管理工作同樣也需要其他相關部門的配合。當然，既要有分工，又要有合作。解決部門之間的界面問題，撫順石油化工研究院嘗試了以下方式：

①強化雙向交流意識；

②對重要材料或設備的供應，組織跨部門的聯合小組開展工作；

③在物資管理與其他部門之間，建立定期會晤的機制，討論遇到的問題及解決措施。

加強計劃管理，建立信息庫存

加強計劃管理

計劃管理，計劃人員對各使用單位的需求申請匯總審核，對需要做庫存的，參照以往的實際使用情況（常用物資），測算合理的庫存量，在兩者綜合的基礎上制定初步的采購計劃，領導審核后成為物資采購計劃。

預測庫存時，一個重要的方法就是ABC分析法的運用，采用ABC分析法把所需物資分為A、B、C三類，將占用資金很多而品種較少的A類物資和一部分B類物資（占用資金較多，品種也較多的物資）同C類物資區分開，進行重點管理，訂貨量和庫存量要嚴加控制。表1為2007～2010年材料與設備支出情況統計表。從表1可以看出，在總的物資構成上，材料約占30%，設備約占70%，在材料中，玻璃儀器、化學試劑、化工產品、閥門是領用最多的類別，約占全部材料的70%；在設備中，石化專用設備、儀器儀表約占90%。上述類別是撫順石油化工研究院的主要使用物資。因此，這些材料和設備應為計劃管理的重點，對它們嚴格控制庫存，嚴格控制領用。

表1 2007～2010年材料與設備支出情況統計表單位：萬元

充分發揮供應商的作用，優化庫存結構

庫存管理的重要目的在于合理控制庫存，減少資金占用，從而降低資金成本。撫順石油化工研究院的實際情況是：一方面，使用單位希望庫存大而全，這樣可以保證隨時領用；另一方面，由于需求物資種類繁多，數量又相對較少，所有的物資都做出庫存既不可能，又不現實。

這種矛盾的解決關鍵在于庫存觀念的轉變:充分利用市場資源，把部分庫存設在供應商那里，通過有效的供應商管理，實現庫存的及時補充。這種做法之所以可行，是因為在激烈的市場競爭條件下，供應商為在競爭中保持優勢，必須更深入的了解市場，預測需求，承擔風險，從而與需方建立相對穩定的供需關系。良好、快捷的信息溝通是這種做法的保障。

在利用市場庫存的同時，還要注意優化自己的庫存結構。為此，規定物資中心為撫順石油化工研究院物資儲備的職能單位，其它單位不得設立二級庫存，以最大限度減少物資儲備。同時，管理部門加強對物資的統一調配，加速入庫物資的周轉速度，防止積壓產生。對于長期積壓的物資，加大處理力度，從而優化庫存結構。

建立嚴格的管理制度，控制購入及支出

建立嚴格的審批制度

為節約有限的科研經費，減少物資使用和購買中的浪費，必須實行嚴格的審批制度。需求材料計劃審核的原則是：是否需要？需要數量？具體要求是否合理？

審批的程序：對一般材料，由各使用單位的領導簽字后，由條件部最終審批；對控制材料和單項超過五千元的物資，在送交條件部之前，要經科管部審批；對單項超過5萬元的物資除以上程序外，要經過院領導的審批。對領用材料統一實行計劃管理和審批制度：按審核后的需求計劃領用材料；對重要物資、控制物資，實行審批制度，控制領用數量。表2為2007～2010年材料購入支出統計表。從表2可以看出，由于實行了嚴格的審批制度和計劃領料制度，材料購入和支出費用開始逐年下降。

表2 2007～2010年材料購入支出統計表單位：萬元

由于設備在物資支出中占有很大比重，因此，對設備的購入實行更嚴格的審批制度，由各職能部門：科管部、條件部、財務部分別審批，再經院級領導審批。其中超過10萬元的設備，由使用單位提交可行性報告，由條件部會同有關部門、有關專家進行論證審查，通過之后，報主管院長審批。設備的這種層層審批制度，基本上杜絕了重復購置的可能，抑制了使用部門追求“一次到位”、“多而全、好而精”的做法，避免了“未來”的浪費。

建立物資使用追蹤制度

在物資出庫后，經常調查使用情況。對剩余物資和能夠回收的廢料及時退庫、回收，并進行相應處理；對利用率不高的設備，退庫或調劑給其它部門使用。

建立以題目組為單位的核算制度

建立以題目組為單位的核算制度，即定期統計物資的使用情況，并與題目組的效益掛鉤。由于涉及到使用者的切身利益，這種做法把降本增效由管理行為變成了自覺行動，極大地提高了節約的積極性和主動性。

實行質量、價格管理，實現質量、價格控制

質量管理

建立嚴格的質量控制體系和制度。選擇那些有一定生產規模、技術力量強、信譽良好的供應商，盡量把質量問題“消滅”在采購前；選擇付款方式靈活的供應商，產品在試用合格后付款或預留質保金；簽訂采購合同，對質量、售后服務有明確的界定。驗收質量控制由采購人員、保管人員、使用單位及臨時成立的質量小組組成了質量控制體系。

此外，建立供應商認證制度，實行物資定點采購。進行大宗物資采購前都要在認證體系中確立的供應商處采購，如果兩次驗收不合格即取消該供應商定點供貨資格。

價格管理

價格管理的基本做法：對采購物資的價格實施分類管理。其中重要設備、重要材料由相關部門審批后，由計劃人員提出價格建議，經批準后交物資中心執行；一般材料制訂采購控制價格，并根據市場情況隨時調整；10萬元以上物資要有三家以上供應商報價信息，從中優選出一家，由使用部門與供應商簽訂技術協議，經主管院長批準后執行。

價格管理的核心內容是建立嚴格的審批制度，動態的價格監控體系即采購前的價格比較、采購后的價格追蹤制度。通過建立價格收集網絡，實現了有價可比。價格信息來源于市場調查、互聯網、電話咨詢、歷史采購資料。

幾年來，在物資工作者的辛勤努力下，通過以上措施的逐步運用，基本解決了在撫順石油化工研究院的物資管理工作中存在的突出問題，有效地保障了科研需求。

（作者單位：大連中石化物資裝備有限公司）