國際項目管理中的項目控制措施研究

蘇靖

摘要：項目控制，顧名思義，即項目在按照事先的安排與計劃朝最終的目標推進的過程中，由于受前期工作的不確定性和在實施過程中眾多因素的干擾，項目的實施進展必然會出現偏離預期軌道的情況。而項目控制是國家項目管理的核心，項目控制工作的好與壞，直接影響到一個國際項目管理能否順利進行。本文通過對項目控制工作所采取的措施進行研究，為決策者提供一個全面完整的項目進展及修正偏差的情況，以保證項目管理目標的實現。

關鍵詞：國際項目管理項目控制措施

對于國際項目管理項目控制來說，項目決策層可以根據項目跟蹤所提供的有效信息，和原先的計劃進行對比，找出項目實施過程中所出現的偏差，分析其原因，尋找解決措施，保證項目的順利實施，因此，項目控制是一種有選擇的、有特定目標的，動態的過程。

一、項目控制的基本內容

（一）項目范圍的控制

一個項目的范圍會隨著時間、地點、項目進度的改變而發生改變和增加，這是工作要求和工作定義的變化的反映，范圍的變化會帶來時間和成本的增加。所以，控制范圍的合理變化是控制成本和時間的一個非常重要的方面，范圍的變化主要通過變更配置管理與控制系統來實現。

（二）項目質量的控制

一個項目質量的好與壞，是關系一個項目能否成功的關鍵因素。質量達標，才能得到社會的廣泛認可，才能取得更大的經濟效益和社會效益。而質量控制就是保證在項目的開展過程中，能夠生產出讓消費者滿意的產品的主要因素。在此過程中，我們需要制定預防措施來防止可能產生的失誤和錯誤，并排除其產生的根源，從而避免錯誤重復發生。

（三）項目費用的控制

項目費用包括項目的直接成本，比如建設基礎設施和配套設施的費用，采購設備和材料的費用以及人工費；還包括間接費用，比如項目前期所花的費用，辦理各種許可證的所花的費用，租用或建設臨時辦公室、臨時路段、水電氣的費用，娛樂與培訓的費用等等。

（四）項目進度的控制

一個項目進度的快慢，是接影響項目能否如期完成的關鍵因素。它包括兩個方面，一是時間進度，二是完成工作量的進度。它受到人員、材料、機械設備、工藝水準、環境、資金等主客觀因素的影響，在項目進行的過程中，不斷發生著變化。

（五）項目溝通的控制

溝通是人與人之間的思想和信息的交換，是將信息有一個人傳達另一個人，實現廣泛傳播的過程。而項目管理中的溝通，就是為了保證項目的信息得到合理的收集和傳輸，及最終得到處理實施的一系列的過程。對它進行有效地控制，能夠保證項目信息在項目進行過程中順利的傳達給每一個人，使溝通效果達到最大化。

二、項目控制措施

（一）優化控制系統和配置管理

在一個成熟的國際項目管理中，對項目范圍的合理控制是至關重要的。要做好這項工作，就要進行下面四項步驟：一是周到細致地編制范圍計劃，包括范圍說明、具體依據、范圍管理計劃、項目目標、項目論證等；二是合理分解范圍，常用的是分解結構W：第一層是大的項目成果框架，每層下面再把工作分解；三是確認范圍，即項目司理會向項目主要負責人陳述整個項目的目標、所需要的資源、完成的時間、項目的質量品質等內容，并得到認可；四是變更范圍，在受控的狀況下，通過監督績效報告了解當前項目進展情況，并分析可能出現的范圍變更，對現有的計劃進行修正。

（二）制定科學的質量管理規劃

在項目的計劃階段，要事先制定一個科學的質量管理規劃，這分為兩個部分：一是制定品質管理規劃，科學描述在工作進行前，進行中，進行后所必須具備的品質條件，檢測方法與檢查流程；二是依據技術要求追蹤項目的績效，采用現代高科技的手段對項目進行過程中產生的問題與矛盾進行監測檢查，并給予必要的修正。

（三）項目費用控制的措施

1.材料費用方面

控制材料的消耗量，這是節約材料成本的關鍵，在項目進行過程中，根據實際情況，盡量降低材料的消耗。降低材料采購的費用，這是節約材料費用的重要因素，要建立嚴格的采購規則；要建立供應商和準入規則；建立價格檔案和評價系統；要建立材料采購的標準價格；采購人員要根據業績制定相應的獎懲制度。

2.人工費用方面

影響人工費用的主要因素為地區的物價水平，國家對務工人員的保障制度，勞動生產率。前兩者為企業的不可控因素，對于后者，企業可以依托高新科技提升企業的機械化率，提高勞動生產率，減少企業的用工人數，減少人工費用。

3.樹立正確的成本管理理念

正確的思想理念可以指引實踐的健康發展，一個企業樹立正確的成本管理理念，對于企業的健康發展有著巨大的推動作用。這就要求決策者不斷強化各基層人員的現代化成本效益理念，為項目的順利實施營造良好的氛圍。

（四）項目進度控制的措施

1.組織措施

切實落實各層次工作人員的具體任務與工作職責；建立健全進度控制的組織體系，確定事前、事中、事后的控制，會議的協調等進度控制工作制度；檢查、分析、控制計劃的實施情況。

2.經濟措施

在進度計劃的實施過程中，要上下協調，保證資金的充裕，資源的及時供應。在此過程中，要把激勵機制貫穿其中，使全體工作人員的積極性被調動起來，加快項目的實施進度。

3.技術措施

科學技術是第一生產力，科學技術與生產力的有機結合，推動著企業的良性發展。在國際項目管理的過程中，科學技術已深入其中。

（五）項目溝通控制措施

項目中溝通的對象主要為項目的管理人，不同的管理人所需要的信息可能會不同。因此，在項目開始前、進行中，就要識別不同的管理人，牢記不同的人所需要的不同的信息。而在項目進行過程中，一些項目經理容易犯的錯誤是‘我以為的錯位；不敢越級溝通，不敢與高層直接溝通；害怕被拒絕；欠缺適當的溝通技巧；沒有提前溝通好，造成了等人的局面。針對這些問題，我們要做到以下幾點：

1.增加溝通效果的技巧：贊美對方；移情入境；輕松幽默；袒露胸懷；求同存異；深入淺出。這些技巧可以幫助人們在與人溝通的時候，給對方帶來好感，使得需要傳遞的信息能夠被有效地傳達。

2.提高溝通效率的原則：盡早溝通，容易發現當前存在的問題，及時提出解決方案，避免帶來更大的損失；主動溝通，有利于建立密切的聯系，使得對方的滿意度提高，這對整個項目是十分有利的。

3.保持暢通的溝通渠道：在與用戶溝通時，運用正式的報告進行溝通；與項目成員溝通時，通過電子郵件的方式，方便快捷；建立溝通反饋機制，定期檢查項目溝通狀況，不斷進行調整。

三、項目控制措施的意義

（一）項目范圍控制的意義

1.明確了項目的具體范圍，有利于提高成本、時間、資源估算的準確性。

2.為制定各項具體計劃打下堅實的基礎，有助于做好項目范圍計劃編制，為確定項目進度的控制做好基礎工作。

3.有助于清晰的劃分責任和分派任務，為下一步的計劃做好了鋪墊工作。

（二）項目質量控制的意義

1.是項目控制的中心目標，是項目實施階段要合理完成的重要因素。

2.可以克服由建設進行質量控制的放任弊端與片面性，有利于建立健全質量保證體系。

3.有利于實施單位有效地進行預防、減少或消除質量缺陷，增加項目的經濟效益。

（三）項目費用控制的意義

1.有利于減少項目實施過程中所產生的人工費用、基礎建設的費用。

2.有利于優化項目的經濟支出結構，有效地防止貪污腐敗情況的發生。

3.有利于提高項目所產生的經濟效益和社會效益。

（四）項目進度控制的意義

1.有利于加快項目的實施進度，按時如期完成任務。

2.有利于項目實施過程中各員工之間的協調配合，提高實施的速度。

3.有利于科學技術與生產力的有機結合。

（五）項目溝通控制的意義

1.有利于為決策者提供科學有效的依據和手段。

2.有利于改善人與人之間的人際關系，促進項目的健康發展。

結語

項目控制在國際項目管理中起著至關重要的作用，因此，在國際項目管理的過程中，前期做好調研工作，并就調研結果研究在項目實施過程中可能會出現的問題，提出科學合理的解決方案，從而促進國際項目管理工作的有效實施，使企業獲得最大的經濟利益和社會效益。

參考文獻：

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