電子檔案的管理工作

周品言

隨著信息數字化的快速發展，電子檔案逐漸成為檔案管理的重要形式，做好電子檔案的管理工作，已成為目前檔案管理工作的重要內容。電子檔案的原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質檔案來說都發生了巨大的變化。

1.原始性問題。電子檔案的原始性不易判斷和確認。傳統紙質檔案的原始性不僅通過其內容而且還通過載體、形式表現出來，人們可以通過字體、印跡甚至字跡、紙張制成材料對其原始性加以分析判斷，而電子形式生成的由實態變為虛態的檔案，已完全沒有了這種“原始狀態”，其生成時的狀態與傳輸、接收中的狀態完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.真實性問題。電子檔案極易失真。如將紙質檔案轉化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會導致檔案信息失實；電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個不間斷的過程，信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡。

3.完整性問題。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經常會因為斷電等原因導致信息丟失；電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損；電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

4.安全性問題。電子數據的易更改性為非法操作提供了便利，“黑客”對服務器的攻擊以及部分用戶根據利益需求而任意取舍都有可能非法篡改信息，直接損害電子檔案的安全。

5.電子檔案的存儲載體材料是磁性物質和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體，具有易產生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離等缺點，直接影響信息再現。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產物化性質變化的材料。這些材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環境的影響。因此在高溫，高濕，光照射，空氣污染，灰塵有害生物，有害生物，磁場和電場，機械應力等條件下極易損壞，這就要求我們加大對電子檔案的管理工作。

6.電子檔案的長期可讀性問題。電子檔案的內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原成人們能夠直接閱讀的格式進行顯示。但隨著科技的進步，電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，電子檔案在形成時所依賴的技術，在未來往往是已經過時的技術。

針對以上存在的問題，筆者結合經驗提出管理建議：

1.采集背景信息和元數據。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數據，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據保存。

2.簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要是光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產生的信息失真等問題。

3.密碼認證。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。

4.防火墻。這是一種訪問控制技術。在某個機構的網絡和其他系統網絡之間設置障礙，防止其他系統的網上用戶對該機構信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構的機要信息、專利信息從機構的網絡上非法輸出，保護網絡的信息、結構不受侵犯，實現網絡的安全。

5.防寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態。在這種狀態下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（ＣＤ－ＲＯＭ）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息；一次寫入式光盤（ＷＯＲＭ）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息。這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

建立適合磁光介質保存環境，保證電子檔案載體的安全。

定期檢測和拷貝。對所保存的電子檔案載體，必須進行定期檢測和拷貝，以確保電子檔案信息的可靠性。定期檢測應每年一次，磁盤每兩年應拷貝一次，光盤每５年應拷貝一次，定期檢測和拷貝是當前延長電子檔案載體壽命的有效措施。

將電子檔案至少要一式三套，一套供查閱利用，一套封存保管作為備用，第三套異地保存，用以防止突發性事件，甚至戰爭、人為或自然因素的破壞。

保存電子檔案時，應為通用、統一的格式，為的是使現在的電子檔案能夠更好被未來的計算機操作系統和應用軟件所兼容，并且應把電子檔案的格式保存為與計算機操作系統同一公司的應用軟件能讀取的格式，防止因不兼容而造成的電子檔案無法閱讀和正常使用。

及時更新電子檔案的文件結構，確保電子檔案的長期可讀性。當操作系統更新時，及時更新檔案支持軟件，并在不改變電子檔案完整性、真實性、有效性的前提下，更新電子檔案的文件結構，以適用新的“生存環境”，保證電子檔案的長期可讀。

如何對電子檔案進行管理，將會是一個長期的問題，只有通過不斷的實踐和學習，才能夠解決這些不斷出現的問題。