如何開發利用高校檔案資源建立畢業生就業檔案

鐘立揚 王金江

摘要：高校畢業生就業檔案是高校檔案的一個組成部分。為了適應畢業生就業形勢的發展，高校畢業生就業檔案應審視自身存在的問題，本著客觀公正、擇優性與特征性相結合及民主參與性的原則，采取有效措施，建立專業化的就業檔案管理隊伍，制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度，實現高效畢業生就業檔案的信息化、數字化。

關鍵詞：高校畢業生 就業檔案 原則措施

注：本文系浙江傳媒學院校級立項課題“論如何利用高校檔案資源建立畢業生就業檔案”（項目編號：11JY004）的研究成果。

近年來，隨著高校的擴招，畢業生日益增多，高校畢業生就業問題成為社會關注的焦點。如何增強大學生就業能力，提高高校大學生就業率，建立系統完善的高校大學生就業檔案，準確反映高校大學生就業動態，就成為時下高校應當關注的重點。高校畢業生就業檔案是高校檔案資源庫中的一部分，建立完善的高校畢業生就業檔案需要充分利用現有的高校檔案資源，充分發揮其在建立系統完善的高校畢業生就業檔案中的作用。

一、目前高校畢業生就業檔案的現狀

目前，高校中就業檔案并不完善，存在諸多問題，主要有以下幾方面：

1.高校就業檔案管理工作管理人員專業化水平不高，主要體現在就業檔案意識薄弱、業務水平不高等方面

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，包括諸多環節。但目前高校中，大多沒有專業人員管理畢業生就業檔案，就業檔案的管理基本由學生工作辦公室的輔導員代理。在畢業生就業方面，輔導員往往只關注就業率，缺乏建立畢業生就業檔案的意識，認為畢業生已走上工作崗位，建立就業檔案的意義不大。另外，輔導員本身還兼有其他方面的工作，由于時間和精力有限，所以很難做到建立系統完善的畢業生就業檔案。在有些高校中，即便有專門人才管理畢業生就業檔案，但這些人員大多是中途轉行，沒有經過專門培訓，對畢業生就業檔案缺乏深刻認識，甚至將畢業生就業檔案僅僅理解為收集和保存，沒有充分認識到畢業生就業檔案的價值。

2.高校就業檔案管理制度建設不完善，利用率不高

目前，許多高校把教書育人和提高教學質量作為一切工作的中心，忽視了畢業生就業檔案的管理。國家雖然出臺了《檔案法》等相關法律措施，但每個高校都有自身的情況，很難做到具體問題具體分析。高校中沒有系統的制度規定和指導建立畢業生就業檔案。多數高校的畢業生就業檔案管理工作沒有有效的程序、規章制度和政策措施，使得畢業生檔案工作出現了許多問題。在目前大多數高校中，畢業生就業檔案分散于高校的各個二級學院乃至學生手中，尚無部門進行統一管理，這導致畢業生就業檔案的利用難度加大，利用率不高。

3.高校畢業生就業檔案缺乏系統性，畢業生檔案工作投入不足

目前，在大多數高校中，沒有一套完整統一的檔案管理應用系統，畢業生就業檔案的管理尚局限在傳統的、手工操作的實體管理模式。畢業生檔案管理人員只是簡單地將畢業生就業檔案裝袋歸檔，這給畢業生就業檔案的綜合開發利用帶來很大困難，限制了畢業生就業檔案整體水平的提高。另外，高校畢業生就業檔案工作經費等投入不足，導致了畢業生就業檔案管理體系陳舊、管理模式僵化，極大阻礙了和制約了畢業生就業檔案的信息化過程。

二、建立高校畢業生就業檔案的原則

隨著高校畢業生的增多及畢業生就業難度的不斷加大，越來越多的高校意識到建立畢業生就業檔案的重要性，畢業生就業檔案的建立應遵循客觀公正、擇優性與特征性相結合及民主參與性的原則。

1.客觀公正原則

高校畢業生就業檔案是高校記錄畢業生去向的重要材料，是高校檔案資源的重要組成部分，對高校的未來發展有著重要作用。目前，許多高校中畢業生就業檔案虛假化現象嚴重，主要表現在兩方面：高校為了提高就業率，故意編造畢業生就業檔案；有部分畢業生為了提高自身競爭力，凸顯就業優勢，在檔案中填寫部分虛假信息，以次充好，這種情況嚴重阻礙了高校畢業生檔案建立。為此，高校畢業生就業檔案的建立應客觀公正，高校應從長遠角度著眼，全面理解畢業生就業檔案的重要性，做到畢業生就業檔案的客觀真實，對畢業生的學習概況、在校綜合表現等做出全面評價，指出其中存在的不足，分析原因，吸取教訓，克服缺點，為以后的就業工作提供可靠依據。另外，高校應加強對畢業生的教育及對檔案的監管力度，做到畢業生就業檔案的準確可靠。

2.擇優性與特征性相結合的原則

高校畢業生就業檔案對畢業生和高校的發展具有重要作用，在整理畢業生就業檔案過程中除了堅持客觀公正原則外，還要堅持擇優性和特征性相結合的原則。畢業生就業檔案是對畢業生的鑒定和評價，是用人單位選拔人才的重要依據。一份好的畢業生就業檔案可促進大學生就業。所以，在建立畢業生就業檔案的過程中，要始終貫徹擇優性和特征性相結合的原則，除了記錄畢業生的姓名、性別、專業、畢業去向等基本信息外，還要全面準確地體現出畢業生的特長、能力差異等個性特征，準確反映出畢業生平時學業水平，在為用人單位提供依據的同時，進一步提升畢業生就業能力。

3.民主參與原則

高校畢業生是就業檔案的對象和主體，建立完整全面的畢業生就業檔案離不開畢業生本身的參與。在有些高校中，畢業生就業檔案完全是學校就業部門一方操作，忽視了畢業生在建立就業檔案中的作用，這種現象不利于提高高校畢業生就業檔案的整體水平。因此，要充分發揮畢業生本身的作用，使其參與就業檔案的建檔工作，參與對自己及同伴畢業生的評價，在看到自身成績的同時，也要通過和他人的比較發現自身的不足，學別人之長補自己之短，以便相互學習共同進步。這種民主參與的方式不但能真實反映畢業生的全貌，同時還能消除畢業生對檔案內容的疑慮，充分體現了畢業生就業檔案的真實性和教育意義，提高了就業檔案在高校中的作用。

三、建立高校畢業生就業檔案的措施

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，不僅需要硬件方面的條件，更需要高校在就業檔案管理隊伍、管理制度等方面的努力和提高。

1.建立專業化的就業檔案管理隊伍

專業化的就業檔案管理隊伍是高校檔案工作發展的基礎。首先，提高畢業生就業檔案工作人員的思想素質。就業檔案管理人員要更新觀念，充分認識到畢業生就業檔案的重要性，不斷增強事業心和責任感，認真對待檔案工作。其次，切實增強畢業生檔案管理人員的業務素質。提高就業檔案管理人員的職業道德，加強操作規范的培訓，熟練掌握高校的相關就業檔案管理制度，明確就業檔案管理的要求。有計劃、分階段地對就業檔案管理人員進行業務培訓，加強其技能，不斷加強檔案隊伍管理隊伍的業務素質，增強檔案管理工作的科學性。

2.制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度

制度是工作順利開展的保證，良好的管理制度可以提高工作效率，達到理想的工作效果。在建立高校畢業生就業檔案的過程中，要制定規范科學的畢業生就業檔案管理制度。高校檔案部門要遵照國家《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》等規定，制定一套切實可行、體現檔案工作專業性和科學性，符合實際的畢業生就業檔案管理制度。在制定相關制度時要分工明確，杜絕籠統，責任不明情況的出現，要制定如畢業生就業檔案歸檔制度、數字檔案備份制度、文件保密制度等相關制度，明確畢業生材料的歸檔范圍和操作流程，在歸檔要求上，要對各項內容記載清楚，最后要按規定權限簽字蓋章。做到制度保障畢業生就業檔案的合理運行，提升畢業生就業檔案的整體水平。

3.通過多種手段，實現高效畢業生就業檔案的信息化、數字化

高效畢業生就業檔案的信息化和數字化是時代發展的要求，更是高效檔案工作的要求。高效畢業生就業檔案要從傳統紙質材料向網絡辦公轉化，充分利用網絡資源建立完整、快捷和便利的高校畢業生就業檔案。

高校畢業生就業檔案的信息化和數字化不是要放棄傳統紙質版材料，而是將紙質版材料信息化和數字化，提高利用率。為達到這一目標，高校滿足硬件設施和軟件設施的要求。首先，要購置現代化的電腦設備、文字轉化器等，利用現代化的技術手段對畢業生就業檔案進行加工、處理，然后通過多媒體技術、網絡技術、人工智能技術等，快速便捷存儲到網絡中。其次，要通過多種途徑，實現畢業生檔案資源的內部共享，可在檔案館內開設多臺電腦，畢業生可憑借自身用戶名和密碼實現具體操作。此外，也可通過網絡在線等服務方式，為需求者提供相關電子資源信息，充分發揮畢業生就業檔案的優勢，提高其利用率，提升高校畢業生就業檔案的整體水平。

在實現高校畢業生就業檔案信息化和數字化的過程中，要特別注意網絡信息安全問題。在開發利用網絡資源的同時，要加強對畢業生就業檔案電子檔案存儲等方面的保護，要及時更新相關硬件設施，定期進行備份，注意更新網絡防火墻等，確保畢業生電子檔案的安全。

高校畢業生就業檔案是一個系統的工程，完整的畢業生就業檔案將極大提升高校檔案管理水平，促進大學生就業。在未來的發展中，高校畢業生就業檔案就會有更大地發展。

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