計算機網絡在檔案工作中的應用

陳靜

隨著網絡信息技術的發展，檔案部門作為這種強大信息資源的管理者，如何將計算機技術、通訊技術、網絡技術以及多媒體網絡技術等廣泛應用到檔案管理工作中已成為急待解決的問題，檔案管理部門必須不斷提升檔案管理的功能，獲得更大的發展空間。

計算機網絡；檔案工作；管理

檔案工作包括管理檔案實體、開發檔案信息資源以及為企業和社會提供檔案信息服務等一系列工作。隨著信息技術和信息高速公路的發展，信息經濟和信息產業已經成為我國經濟社會快速發展的強大動力。檔案作為一種重要的社會信息資源，檔案管理部門作為這種強大信息資源的管理者，如何將計算機技術、通訊技術、網絡技術以及多媒體網絡技術等廣泛應用到檔案管理工作中，如何正確認識數字化檔案管理的重要性和必要性，構建數字化檔案網絡，實現檔案信息資源有效利用和共享，促進檔案事業的發展，成為檔案管理部門急待解決的問題。

1.利用計算機網絡將館藏數字化

所謂“將館藏數字化”是指將傳統的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉化等手段轉換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發布到局域網、廣域網、企業內部網、國際互聯網，最終實現“數字化檔案”管理網絡的新興的檔案管理技術。將檔案館藏數字化的優點：一是信息管理數字化；二是資源管理虛擬化；三是信息資源管理智能化；四是用戶使用方便化。

首先，應該引起重視的是檔案館的館藏正以迅速的速度增加，而大多數是文書檔案。這主要是因為檔案部門對于移交檔案的接受標準過于寬泛、檔案人員觀念的保守等原因造成的。因此，在開展館藏數字化工作之前，應該要做好檔案的優化工作。限制檔案移交部門，控制歸檔范圍，開展鑒定工作。

其次，對館藏檔案的數字化應有選擇有計劃的進行。不同的檔案部門可以根據自身的情況選擇不同的標準。如對優化后的館藏檔案目錄進行數字化；對館藏體系進行研究，確定本館特色檔案，并將其進行全文數字化；根據館藏基礎，確定核心檔案進行全文數字化；選擇利用率較高的檔案進行數字化；針對服務對象的需求進行數字化。在確定目標后，運用多媒體技術，對多種載體形式與記錄方式的檔案進行轉化。

2.利用網絡進行檔案著錄、標引等工作

技術的進步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進行操作，著錄的內容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態、檔號、分類號、主題詞以及內容摘要等方面。檔案標引是依據檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉換為檔案標識的過程，這兩項內容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查找檔案十分便捷。

在檔案的編目方面，應建立區域性、行業性的檔案目錄網絡中心，積極促進企業單位間檔案目錄的聯網和交流。這項工作是開發檔案信息資源的有效措施。通過計算機網絡系統，可以建立一個互有聯系、互為補充，能夠多層次、多角度揭示檔案信息，并滿足利用者需求的計算機檔案檢索系統，使檔案檢索向自動化方向發展。檔案的日常統計工作十分繁重，利用計算機代替人工工作，不僅準確且效率高。

3.利用網絡對電子文件進行管理

計算機網絡給傳統的檔案工作帶來的最大改革應該算電子文件的產生。電子文件是計算機技術運用的產物，從形式上看，它是數字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內容只能通過設備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設備、操作系統和應用軟件進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應針對單位移交產生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

紙質文件產生的時候，文件的內容以及重要的簽署意見和印章都會集中反映在紙質文件的實體上。在執行同一項職能活動時產生的彼此具有聯系的文件可以通過文件的實體管理加以體現，但是，電子文件產生的自由性和隨意性，可能會產生這樣的情況，辦公室人員應用文字處理軟件生成了文件的主體，然后，通過E-MAIL獲得了領導的批示，而文件的附件中又用到了機構數據庫中的數據。這樣一份文件的全部內容信息，必須在文件產生的時候完整的保存下來。

4.利用網絡進行檔案信息網絡開發利用

網絡最根本的價值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務。網絡信息資源存在著數量大、類型多、范圍廣、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，更不用說深層次開發與利用。因此檔案部門應做好兩方面的工作：一是對相關信息進行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導讀者快速查找到所需信息；二是根據需求，直接通過網絡采集數字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可以提供利用的二次數字信息資源。網絡信息資源同樣存在著采、編、流、藏幾個環節的問題，但工作的難度卻遠大于紙質載體的檔案信息。這也給檔案信息服務人員提出了更高的要求。網絡技術已經開始應用到檔案管理系統中。例如，在檔案部門通過企業局域網實現辦公自動化，企業各檔案系統間網絡資源共享。

計算機網絡技術在檔案管理中逐漸使用和快速發展及新技術的革命，對檔案工作產生了巨大的影響。由于計算機網絡的建立，使不同范圍內檔案利用者共享檔案資源成為必然的發展趨勢。憑借網絡互聯技術，數字化檔案管理將逐步建立起區域性、行業性的檔案目錄中心和真正意義上的檔案數字信息中心，從檔案實體中分離出來的檔案信息驚人地增加，用戶更多地將從網絡中獲取檔案信息，而檔案實體將會從直接利用中脫身。這樣以來，檔案管理通過網絡向利用者傳遞信息將逐步成為其重要的工作。

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