加強文書工作，促進事業(yè)單位檔案管理工作有效開展

郭璇

[摘 要]文書檔案是事業(yè)單位各種活動的整體記錄，體現(xiàn)了事業(yè)單位成長與發(fā)展的歷程，是單位重要的信息資源。做好文書處理工作是實現(xiàn)檔案工作的重要基礎(chǔ)工作。加強文書工作，可以有效地推動檔案管理工作有序地發(fā)展，從而實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化。

[關(guān)鍵詞]文書工作 檔案管理

[中圖分類號] G271[文獻標識碼] A[文章編號] 2095—3437（2012）09—0067—02

文書處理工作與檔案管理工作在事業(yè)單位中有著不同的工作方向，但是文書工作和檔案管理工作又是相輔相成，相互聯(lián)系的。做好文書處理工作為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化和標準化奠定了良好的基礎(chǔ)。因此，我們要樹立源頭意識，本著實現(xiàn)文書工作規(guī)范化和標準化的指導(dǎo)思想，努力實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化和標準化。

一、文書工作與檔案管理工作的關(guān)系

文書處理與檔案管理工作是相互連接的兩個部分，是密切相關(guān)的兩個環(huán)節(jié)。正確處理兩者之間的關(guān)系，使之有機結(jié)合，對于文書工作和檔案管理工作的開展都是十分重要的。

一方面，文書工作與檔案管理工作有著不同的工作方向和工作對象。文書處理工作是將公務(wù)活動中形成的各種文件按照文件形成過程的聯(lián)系和規(guī)律立卷，使之成為具有內(nèi)部聯(lián)系的文件體系，它的主要任務(wù)是及時、準確地處理機關(guān)的往來文書，安全地運轉(zhuǎn)與保管，正確地發(fā)揮文件的作用；而檔案工作是將已經(jīng)辦理完畢的應(yīng)當歸檔的文書，進行科學(xué)的分類、排列，組卷（裝盒），編目等，它的主要任務(wù)是收集、整理、保管和服務(wù)利用等。它們的工作對象，屬于不同階段的兩個相互連接的環(huán)節(jié)。文件本身不能成為檔案，只有在完成了處理程序后，對日后工作具有一定查考利用價值的部分經(jīng)過立卷歸檔后，才能成為檔案，即檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來的。因此，文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華和歸宿，今天的檔案就是昨天的文件，今天的文件將是明天的檔案。

另一方面，文書處理工作與檔案工作是相互聯(lián)系、相互促進的。文書處理工作的完成情況直接影響著檔案管理工作的水平， 文書處理工作完成得當，可以為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，但如果文件不齊全完備，就不可能會有齊全完整的檔案。與此同時，檔案管理工作也可以促使文書工作更加規(guī)范化、系統(tǒng)化。檔案工作要對文件的收集、整理、編制、組卷歸檔、保管期限的完整、準確性進行全方位的審核檢查。文書處理工作依賴檔案管理工作，文書工作對事業(yè)單位的長期發(fā)展起著不可估量的作用。同時，檔案資料科學(xué)性、準確性的增強，也是文書工作全面、科學(xué)、準確開展的重要前提和保障。因此，建立健全檔案管理體制是新形勢下對文書工作的必然要求，也是重要的管理手段。

二、加強文書工作 促進檔案管理工作有效開展

文書工作與檔案管理工作有著不同的工作方向和工作對象，但由于文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件最終的歸宿，因此公文制發(fā)的質(zhì)量，影響了日后檔案的質(zhì)量，也決定了檔案工作能否實現(xiàn)規(guī)范化和標準化。為此，我們要明確高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)上的。促進檔案管理工作的發(fā)展，就必須加強作為源頭工作的文書工作，打牢文書處理規(guī)范化的基礎(chǔ)關(guān)。

（一）做好公文的規(guī)范處理，為檔案管理夯實基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，當其處在文件執(zhí)行過程中時，具有現(xiàn)行效用但不具備歷史的原始記錄性，不能稱其為檔案。檔案是處理完畢后，有一定查考利用價值并經(jīng)過立卷歸檔后的文件材料，因此，規(guī)范公文處理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)。而公文擬制作為公文形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在與檔案工作的銜接上仍有許多要改進的地方。目前，許多事業(yè)單位在文書處理和檔案管理上實行兩級管理制，而這種管理制度在某種程度上就在文書處理和檔案管理工作之間建立了一道鴻溝，從而導(dǎo)致文書人員在擬制公文時不考慮檔案的長久保管利用，而檔案人員也很難考慮到文書工作。

公文處理存在著諸如文種使用不合理、擬制格式不規(guī)范、簽發(fā)手續(xù)不完備、公文主題詞標注不準確等問題，這些都會影響公文轉(zhuǎn)化為檔案的立卷和歸檔，不利于日后長久保管及檔案的檢索利用。因此，事業(yè)單位辦公室的文書人員，平時要加強檔案意識，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)盡快找源頭、找原因，盡量將問題解決在審核階段，以保證公文的準確性、嚴謹性，為檔案的高水平管理奠定基礎(chǔ)。

（二）做好公文的篩選分類，為檔案整理添磚加瓦

公文形成后，經(jīng)過分類處理完畢后，文書人員即可對公文的存檔進行評估，根據(jù)公文的類別和重要程度進行初步的篩選和整理。篩選和整理工作是個具有嚴苛性和挑戰(zhàn)性的工作，它要求文書處理人員有長遠的眼光和職業(yè)敏感性，能夠在繁多、龐雜的文件中挑選出具有保存價值的文件進行歸檔。作為事業(yè)單位文書人員就要對檔案工作有一定高度的認識，重視公文的規(guī)范化管理，實現(xiàn)文書工作和檔案管理工作的真正融合。不僅如此，檔案工作人員還要有較強的職業(yè)悟性，不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，科學(xué)地辦理好每一份文件，對每一份文件做出科學(xué)的評估。

（三）做好公文的收集整理，實現(xiàn)檔案整理全面化

要做好檔案管理工作，文書人員首要的任務(wù)就是要明確質(zhì)量標準，注意把握好檔案的歸檔質(zhì)量。在公文歸檔時要認真檢查形成歸檔文件的一系列材料，對于本單位制發(fā)的文件，待領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，文書人員應(yīng)將形成正式文件之前的所有相關(guān)文件資料收集齊全，按照一定的歸檔程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊，做好檔案入庫前的各項準備工作。對于上級來文，在做完收文登記之余，應(yīng)樹立檔案意識，明確歸檔范圍。一般情況下，需貫徹執(zhí)行的會議主要文件材料、本單位主要業(yè)務(wù)文件及檢查本單位的文件材料都是屬于明確歸檔的范圍；而非法規(guī)性的一般文件，不相隸屬的機關(guān)不需辦理的文件、內(nèi)部抄送的文件材料一般不需要歸檔。需要注意的是，其他一些需要歸檔的文書及專門文件材料如機關(guān)內(nèi)部及直屬單位的專門文件材料，合同、協(xié)議、簡報、歷史沿革、大事記等文件材料，本機關(guān)內(nèi)部或到外單位參加的會議文件材料等都屬于容易被歸檔漏掉的文件材料，應(yīng)該引起文書人員的注意。

（四）做好公文的立卷歸檔，實現(xiàn)檔案整理規(guī)范化

立卷工作是事業(yè)單位文書處理工作和檔案管理工作之間的橋梁，它一方面意味著文書處理工作的結(jié)束，另一方面又標志著檔案管理工作的開始。因此，在事業(yè)單位堅持“從單位出發(fā)、以單位為本”的立卷歸檔原則，不僅是滿足單位資料查核利用的必要措施，也是為單位的檔案工作有序化開展創(chuàng)造條件。

樹立“從單位出發(fā)、以單位為本”的立卷歸檔原則，就是說立卷歸檔的文件要以本單位形成的文件為主，要求文書人員在實際工作中，明確單位立卷歸檔的重點，特別要注意區(qū)分在各方面都具有很多相似之處的文件資料之間的區(qū)別，以減少文件的重復(fù)度，提高檔案實際利用的效率。同時，又要注意有效地維護檔案的完整性、真實性，確保全過程形成的有保存價值的全部文件材料，完整、無缺、無損地收集歸檔。做到歸檔工作既掌握重點，分清主次，又能最大限度地保證歸檔文件的完整性。

隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，各單位對檔案工作的要求也越來越高。作為事業(yè)單位文書人員，不能憑主觀臆斷評判文檔的歸檔價值，要不斷總結(jié)自己的工作經(jīng)驗，結(jié)合本單位的職業(yè)特色，創(chuàng)造性地使用歸檔方法進行歸檔。同時檔案工作人員必須強化責任意識，有高度的職業(yè)責任感，培育職業(yè)悟性，不斷提高自己的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。在今后的工作中，要注重把文書工作和檔案管理工作結(jié)合起來，通過加強文書處理工作，實現(xiàn)事業(yè)單位文書檔案的高質(zhì)量、高水平管理。

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[責任編輯：劉鳳華]