淺析煤礦企業(yè)物資采購中的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用

【摘要】本文著重從財(cái)務(wù)人員責(zé)任意識(shí)、物資采購程序等方面介紹了財(cái)務(wù)部門如何進(jìn)行物資采購監(jiān)督，分析了目前煤炭企業(yè)物資采購中存在的問題及如何加強(qiáng)物資采購中的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，以更好的為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展做貢獻(xiàn)。

煤礦企業(yè)物資采購是煤礦經(jīng)營活動(dòng)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)物資采購進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)是降低煤炭生產(chǎn)成本的有效途經(jīng)，是企業(yè)獲取利潤的重要源泉。而煤礦物資采購容易出現(xiàn)超計(jì)劃采購、質(zhì)次價(jià)高的情況，造成庫存居高不下，再加上很多財(cái)務(wù)人員對(duì)在物資采購過程中所應(yīng)擔(dān)負(fù)的財(cái)務(wù)監(jiān)督職責(zé)認(rèn)識(shí)不清，認(rèn)為物資采購本來就是企業(yè)供應(yīng)部門的事，作為財(cái)務(wù)人員，只要把賬目管好，款項(xiàng)付好就行了，影響了企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。因此，必須加強(qiáng)煤礦企業(yè)物資采購中的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，更好的為企業(yè)服務(wù)。下面就如何加強(qiáng)物資采購中的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用談幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

一、財(cái)務(wù)對(duì)物資采購計(jì)劃的監(jiān)督

一是物資供應(yīng)部門每月編制的物資采購計(jì)劃，應(yīng)征求財(cái)務(wù)部門的意見，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)當(dāng)月的生產(chǎn)作業(yè)計(jì)劃、庫存情況等審查物資采購計(jì)劃的合理性。當(dāng)然，財(cái)務(wù)人員要審查物資采購計(jì)劃，首行應(yīng)對(duì)井下生產(chǎn)工藝流程、材料、配件使用情況了解掌握清楚，如巷道支護(hù)方式、每米巷道需用支護(hù)材料的數(shù)量，計(jì)算所需數(shù)量。其次再看供應(yīng)部門庫存量，利用庫存量、當(dāng)月需用材料數(shù)量，確定需要采購的數(shù)量。如果財(cái)務(wù)人員對(duì)生產(chǎn)不懂、沒有下過井，就無法審查供應(yīng)部門的物資采購計(jì)劃，只能處于被動(dòng)地位，按供應(yīng)部門物資采購計(jì)劃執(zhí)行，談不上對(duì)物資采購計(jì)劃的監(jiān)督。二是物資采購計(jì)劃的審批，應(yīng)從下到上進(jìn)行審批，先有業(yè)務(wù)人員審批，再有業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)審批，最后經(jīng)礦級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，而不是從上到下審批。

二、財(cái)務(wù)對(duì)物資采購合同的監(jiān)督

依法訂立采購合同是避免合同風(fēng)險(xiǎn)、防患于未然的前提條件，也是強(qiáng)化合同管理的基礎(chǔ)。首先，財(cái)務(wù)人員要對(duì)采購經(jīng)辦部門是否履行職責(zé)進(jìn)行審查。審查采購經(jīng)辦部門和人員是否對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查，包括供貨方的生產(chǎn)狀況、質(zhì)量保證、供貨能力、企業(yè)經(jīng)營和財(cái)務(wù)狀況等。合同履行情況審查，如供貨質(zhì)量、履行合同次數(shù)、準(zhǔn)時(shí)交貨率、合格率、價(jià)格水平、合作態(tài)度、售后服務(wù)等進(jìn)行審查，在全面了解的基礎(chǔ)上，是否作出選擇合格供應(yīng)商的正確決策，使合同建立在可行的基礎(chǔ)上。物資采購招標(biāo)是否按照規(guī)范的程序進(jìn)行，是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生。其次，財(cái)務(wù)人員要對(duì)合同中規(guī)定的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、交貨時(shí)間、賬號(hào)、地址、運(yùn)輸、結(jié)算方式等各項(xiàng)內(nèi)容，按照合法性、可行性、合理性和規(guī)范性進(jìn)行審查。在此基礎(chǔ)上建立物資采購合同臺(tái)賬，將已履行的合同整理成冊，妥善保管，以便發(fā)生經(jīng)濟(jì)經(jīng)糾紛及中介機(jī)構(gòu)審計(jì)、評(píng)估需要。

三、財(cái)務(wù)對(duì)物資采購計(jì)劃執(zhí)行及付款的監(jiān)督

供應(yīng)部門必須按審批后的物資采購計(jì)劃進(jìn)行采購，堅(jiān)決杜絕無計(jì)劃采購、臨時(shí)計(jì)劃采購，盲目采購。對(duì)物資采購付款時(shí)，從以下幾個(gè)方面審查，一是采購事項(xiàng)是否嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，對(duì)超出計(jì)劃未經(jīng)批準(zhǔn)的，不予報(bào)賬，不予付款。二是嚴(yán)格執(zhí)行合同約定，在合同全部履行完畢后，按照合同約定付款。三是對(duì)采購計(jì)劃的所有資料進(jìn)行再審查，及有無審計(jì)部門比價(jià)采購單等。四是對(duì)物資采購的程序進(jìn)行審查，是否符合局二級(jí)三審采購規(guī)定的程序，對(duì)未按規(guī)定程序采購的，不予付款。五是對(duì)物資采購原始單據(jù)的合法性、真實(shí)性予以審核，對(duì)不符合財(cái)稅法規(guī)要求的原始單據(jù)，不予付款。六是對(duì)于財(cái)務(wù)部門拒付采購事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)按照財(cái)務(wù)制度規(guī)定，完善相關(guān)手續(xù)資料，財(cái)務(wù)部門審查后，方能付款。七是對(duì)采購的低值易耗品、固定資產(chǎn)，相關(guān)部門驗(yàn)收并出具驗(yàn)收報(bào)告單后，財(cái)務(wù)部門方能付款。

四、財(cái)務(wù)對(duì)物資庫存的監(jiān)督

財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)部門的庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，主要查明物資的數(shù)量與賬、卡是否相符，有無積壓呆滯物資，檢查物資數(shù)量有無變化，保管條件是否良好及庫容整潔等。盤點(diǎn)方式要求全面盤點(diǎn)、臨時(shí)盤點(diǎn)和永續(xù)盤點(diǎn)相結(jié)合。物資盤點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的盈虧、毀損要按規(guī)定及進(jìn)處理，并調(diào)整賬面，使賬實(shí)相符。盤點(diǎn)時(shí)要檢查有沒有以前采購的物資未用，如有，應(yīng)查明原因，是什么原因造成的，對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行處罰。特別是當(dāng)前我局各單位庫存居高不下，更應(yīng)重視這方面的工作，應(yīng)規(guī)定采購物資在三個(gè)月內(nèi)未使用的還不及時(shí)上報(bào)的，視同超計(jì)劃采購，對(duì)采購人員進(jìn)行嚴(yán)厲處罰。

五、采用先進(jìn)的物資采購監(jiān)督技術(shù)

在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，不論是供應(yīng)部門還是財(cái)務(wù)部門，都應(yīng)該熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，利用網(wǎng)絡(luò)收集物資信息, 建立供貨商數(shù)據(jù)庫、價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫并隨時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新，建立物資采購管理的局域網(wǎng),將采購計(jì)劃申請、采購價(jià)格、物資驗(yàn)收、物資的倉儲(chǔ)、物資的發(fā)放、物資的使用情況建立電子臺(tái)賬，使財(cái)務(wù)部門能夠及時(shí)掌握供應(yīng)部門的情況，更好的起到財(cái)務(wù)監(jiān)督作用。

總之，加強(qiáng)物資采購的監(jiān)督管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，除財(cái)務(wù)部門的監(jiān)督外，還涉及計(jì)劃、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督。各部門之間還要彼此相互溝通、密切配合、相互協(xié)調(diào)、相互制約、明確責(zé)任, 規(guī)范運(yùn)作, 共同把好物資采購關(guān)。

作者簡介：郭迎春（1963-），女，漢族，陜西白水，陜西銅川鴨口煤礦有限責(zé)任公司，財(cái)務(wù)科科長，會(huì)計(jì)師。

（責(zé)任編輯：趙春暉）