淺析高校檔案信息化管理

劉憬遐

信息化作為人類社會發展的第三次浪潮，對高校檔案事業進行著前所未有的沖擊，檔案管理的內容、手段較以往發生了重大變化。人類知識結構中思維慣性、傳統觀念的束縛和約束，使得高校檔案管理出現技術落后、人才短缺的現象，與之相配套的管理規范缺失，法律保障不完善，使得高校檔案管理在信息化的大潮中缺乏抵擋風浪的準備和信心，為此，加強高校檔案管理信息化的研究與實踐探索是必要的選擇，全面實現高校檔案管理信息化成為新時代、新時期的當務之急。

一、高校檔案信息化管理中存在的問題

第一，檔案管理部門基本配備電腦，但是檔案信息錄入多不完整，未能真正做到有效應用，多數沒有聯入因特網或校園網，可以說檔案信息化管理的普及程度不夠，管理還十分滯后。

第二，檔案管理人員對于計算機應用技術的熟悉程度不高，對于辦公管理軟件的運用還欠熟練，多停留在日常文檔的處理層次。檔案管理辦公系統軟件的學習和應用還未普及。

第三，部分學校檔案管理部門尚未使用信息化管理軟件，使用管理軟件的學校也多按照本校實際需要編制，具有實用性強的特點，但是自編的檔案管理軟件與教學管理、學生管理系統軟件兼容性不強，存在各自為政的現象，使校內資源無法有效共享。因此我們不難看出，高校檔案管理信息化在理念、規模、層次以及受重視程度等方面參差不齊。

第四，高校檔案信息化的管理系統不統一，多數學校建立的是二級管理數據庫，綜合檔案室建立的是案卷級目錄數據庫，而系部教學檔案管理建立的是文件級目錄數據庫，系統數據庫中的數據格式不盡相同，彼此缺乏聯系，各自只能完成單一的工作，數據不能兼容。造成軟件開發的巨大浪費，也增加了檔案管理人員的工作量，信息技術的優勢無從體現，資源有效利用成為空話。

第五，高校檔案管理方式封閉，管理理念落后，管理方式面向的是管理而非服務，檔案的利用僅停留在學校內部，社會機構及其他高校還不能有效的利用檔案資源。技術上分級的數據庫管理模式，沒有統一的數據庫管理系統，不能與外網有效聯結，造成了信息資源不能共享這一客觀事實的廣泛存在。

二、制約高校檔案信息化管理的因素

高校檔案管理信息化建設滯后，檔案資源利用率低，究其深層次原因，主要是檔案管理部門和管理者的思想觀念還未跟上信息時代的發展步伐。信息觀念不強、服務意識淡漠、管理技術落后、管理手段單一、規范化程度不高，主要受以下幾方面因素影響：

1.思想觀念因素

一方面是指部分學校主管領導在思想上不重視檔案管理工作，主觀上認定檔案管理由各部門兼任完成即可，臨時工作人員足可勝任，對于檔案管理專業認識不足；另一方面是檔案管理工作者本身思想意識落后，檔案管理工作只停留在坐等接收、完善保管、提供憑據的層次，對于檔案信息開發、優化、提高利用率缺乏積極主動性。可見，領導的不重視，工作者的思想陳舊阻撓了高校檔案管理信息化的深入開展。

2.檔案管理模式因素

目前，高校檔案管理模式仍然以傳統的封閉式管理為主，隨著信息化的發展，這種管理模式已經不能夠適應人們對于信息資源的利用需求。社會迫切要求高校轉變這種管理模式，建立開放式的管理模式，這是激發檔案管理信息化生機活力的關鍵。

3.技術因素

目前，管理人員的技術水平不高，使得檔案信息的輸入、存儲、開發、利用停留在手工階段，導致了檔案信息資源利用率低，這就要求盡快引進現代信息技術，應用到檔案管理工作中去。

4.標準化、規范化管理因素

高校檔案管理受歷史、社會因素的制約，使得檔案資料的收集、整理、立卷質量不高，欠缺標準化、規范化的管理。信息化的管理要求電子文件、磁盤和光盤等新型信息載體的廣泛利用，這就要求高校在檔案管理技術、管理程序上要與信息技術的特點相符合，檔案收集、整理、編研要體現標準化、規范化、信息化的特點。

5.管理人員因素

高校檔案信息化管理的實現關鍵因素在于人，管理人員的知識層次、技術水平的高低直接影響檔案信息化管理的實現程度，高校檔案管理部門與其他部門相比較，缺乏高層次專業人才，兼職多，專職少，半路出家現象嚴重，信息化手段利用能力較低，數據管理方面存在一定差距。

6.經濟因素

經費投入不足，設備有待改善是制約高校檔案管理信息化的重要因素，檔案管理辦公條件、辦公環境、辦公設備的陳舊使得信息化管理開展的動力不足，管理軟件更新費用保障的不足也會制約信息化管理的發展。

三、實現高校檔案管理信息化管理對策

為了適應新時期高校改革發展的需要，檔案管理部門要進一步加強檔案管理的信息化水平，可以從以下幾方面入手：

1.轉觀念，重宣傳，贏支持

檔案管理的信息化既需要現代化的信息技術作為硬件支持，更需要檔案管理部門和管理者樹立現代的管理理念作為軟件支持。在堅持優良的傳統管理經驗的同時，要敢于引進現代檔案管理思想，使檔案管理與現代信息技術完美契合。

2.重規范，建標準，促完善

高校檔案管理思想、手段、辦法等存在諸多問題，制約了檔案信息化的發展，為此，檔案管理部門必須加強檔案管理的標準化和規范化建設。加大管理性、業務性、技術性這三個方面的規范和標準的建立、應用及管理。

3.增投入，強軟硬，保順暢

高校檔案信息化離不開軟硬件設施的建設，這是實現信息化管理的前提，標準化的檔案管理要符合國家檔案管理標準規范，適用于政府、機關、企事業單位及各級各類檔案館，對于市場上檔案管理軟件的名目繁多、水平良莠不齊的現實情況，高校檔案管理軟件選擇要以規范化和標準化為基點，保證檔案管理軟件的適用性，使得檔案管理工作順暢開展。