淺談人事檔案規(guī)范化管理

張東

隨著當今社會的不斷發(fā)展，人事檔案作為我國人事管理制度的一項重要特色，在人們的工作、生活等各個方面都產(chǎn)生了重要影響，起到了積極的作用。正因為如此，各部門對人事檔案管理工作的要求也就越來越高，為了適應新的形勢，更好的完成人事檔案管理工作，我們必須嚴格遵守規(guī)范化這一重要原則。

所謂人事檔案，辭書的定義是，人事管理活動中形成的，記述和反映個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備考察的文件材料。是個人經(jīng)歷、學歷、社會關系、思想品德、業(yè)務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。

所謂規(guī)范化，辭書的定義是，指在經(jīng)濟、技術、科學及管理等社會實踐中，對重復性事物和概念，通過制定、發(fā)布和實施標準(規(guī)范、規(guī)程、制度等)達到統(tǒng)一，以獲得最佳秩序和社會效益。

很顯然，人事檔案管理與規(guī)范化之間的關系為，人事檔案管理是根本，規(guī)范化是其完成依據(jù)和執(zhí)行的保證。二者相互作用就構成了人事檔案管理中最重要的一環(huán)。

一、檔案整理的規(guī)范化

1.收集人事檔案的收集是所有工作的基礎

其大致可分為二類。1、檔案中的現(xiàn)有材料。檔案員需對此類材料進行認真的整理，保證材料齊全、完整。2、工作中不斷補充的材料。檔案員需對此類材料進行認真的鑒別，歸檔的材料必須真實、完整齊全、文字清晰、對象明確、手續(xù)完備。人事部門亦可根據(jù)具體情況對檔案中缺少的內(nèi)容，如干部履歷表、鑒定等進行補充。

2.分類收集完后檔案員就必須按照規(guī)定對人員資料進行分類

人事檔案按規(guī)定分為十大類，包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質(zhì)的材料、鑒定（含自我鑒定）、考察、考核材料、學歷、學位、學績、培訓和專業(yè)技術情況的材料、政審材料、加入黨團的材料、獎勵（包括科技和業(yè)務獎勵）材料、干部違犯黨紀、政紀、國法等材料、任免材料、其他可供組織參考有保存價值的材料等。這些規(guī)定為檔案材料排序的基本方式。在此基礎上，不同的分類在排序時也有不同的標準，這就要求檔案員在整理檔案時需要認真，仔細。同時必須做到不漏放，不多放，不重復。能嚴格按照要求完成人事檔案分類整理工作。

3.制作制作人事檔案必須使用專用檔案夾

對一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料進行技術加工，按規(guī)定尺寸進行裁剪，粘貼。每個人事檔案，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄放卷首，材料排列順序與目錄相符，卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結實實用，資材料完整規(guī)范。

4.存放人事檔案的存放要嚴格按照國家的相關規(guī)定執(zhí)行，要成立專門的檔案室

能做到檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室三室分開，同時要為以后的新進檔案預留一定的空間。檔案庫房要完成“三鐵”：鐵門、鐵窗、鐵柜(架)，達到“八防”要求：攻水、防匪、防光、防潮、防塵、防低溫、防無害氣體、防無利死物(蟲、霉、鼠等)。按要求配備空調(diào)、去濕、滅火等相關設備。保持庫房的清潔和庫內(nèi)事宜的溫、濕度（要求：溫度14℃—24℃，相對濕度45—65%）。同時還要加強安全措施和檢查力度。

二、管理制度規(guī)范化

良好的人事檔案管理離不開嚴格的管理制度。人事檔案管理規(guī)范化必需從源頭開始，它是一個至上而下的過程。管理上必需高標準，嚴要求，必須根據(jù)各單位自身的實際情況，制定出切實可行又便于操作的管理制度和審核制度。管理制度要嚴格，資料審核制度要詳細，以保證管好用好，以保證查（借）閱人事檔案手續(xù)；轉(zhuǎn)遞手續(xù)的齊全，以保證各種登記資料翔實準確。

進行規(guī)范化管理，還有很重要的一點是，定期對新增材料進行歸檔，從而保證檔案資料的延續(xù)性、完整性，不缺失，不遺漏，從整體上到達一個新的高度。如條件允許最好能安排專職檔案員管理人事檔案。在有條件的單位可運用先進的信息系統(tǒng)來管理人事檔案，提高工作效率。同時增強單位人員的意識、加強教育力度，使得單位的工作人員能從根本上重視人事檔案并且積極的配合人事檔案的修整工作。

對人事檔案實行規(guī)范化管理是由它的重要性所決定的，這種重要性涉及到很多方面，從宏觀上看，主要表現(xiàn)有兩大點，試分析如下：

1.對單位的重要性

人事檔案是單位人力資源管理工作的重要組成部分，人事檔案規(guī)范化是一個單位人事工作順利運作的根本條件，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓，有了規(guī)范化管理，就能為單位的人力資源管理提供更真實可靠的信息，為單位的一些重大決策提供重要的依據(jù)，保證單位決策的科學化、合理化。規(guī)范有序的人事檔案工作，可以使單位方便快捷地查閱每個員工的人事檔案，迅速了解每個員工的詳細資料，能做到清晰明了，更好地對人員進行管理、如人事任免及組織發(fā)展、人員的晉升、薪資增減等將起到十分重要的作用。不僅如此，有序的人事檔案工作，更便于發(fā)現(xiàn)人才、認識人才、培養(yǎng)人才，提高人力資源使用效率和使用價值，實現(xiàn)人力資源信息的共享,科學預測人力資源的需求，優(yōu)化人力資源的合理配置。在最大程度上發(fā)揮人力資源的作用。

2.對個人的重要性

人事檔案是個人經(jīng)歷的權威證明。人事檔案對每一人而言都是至關重要的，因為它是人們學習工作的真實反映，同時也是人們學習、工作、晉升、組織關系等內(nèi)容的重要依據(jù)。例如：在人員辦理調(diào)動時，首先條件就是要求檔案齊整，人員履歷表、職稱晉升表、年度考核表、工資表等必要資料缺一不可。交接時材料數(shù)目必須認真清點核對，雙方核查無誤時方可接收。接收單位將根據(jù)個人的檔案資料來確定你的職務、工資等相關待遇。假設如果沒有了這些資料，調(diào)動人員將會大大影響其個人的晉升、待遇等問題，更甚者將對以后的工作造成巨大影響。同時，很多證明材料都是以人事檔案為依據(jù)來辦理?？茖W規(guī)范化的管理，可以使個人的檔案更加完整、有序，更加容易查找，同時又不會出現(xiàn)失誤，既能做到對單位負責，又能做到對個人負責。

規(guī)范化的管理是如此的重要，我們必須花大力氣去推行。在推行過程中，有這樣幾點值得引起重視。

一是重視數(shù)字化建設。在信息化和網(wǎng)絡化時代的今天，人事檔案管理規(guī)范化一定要跟上時代的步伐，引入先進的技術手段，做好個人信息數(shù)字化的工作。例如：在檔案整理時，我們可先將人員姓名科學的編號，同時將檔案柜進行編號并進行標識別。之后將人名及其所在位置制成電子版本，甚至可將人員資料掃描之后歸檔。當我們需要查找單位員工的個人資料時可在電腦上進行查詢，然后迅速的查找到該同志的檔案。這樣既大大的節(jié)省了人力、物力，又加快了檔案員工作的的速度及效率，能給單位的人力資源管理提供快捷有效的服務。

二是要提高管理水平，檔案管理作為專門的一門學科，是具有極強的專業(yè)性的。隨著當今社會的不斷發(fā)展，人事檔案管理也是在不斷的發(fā)展。新標準，新政策的出臺促使我們要經(jīng)常的學習。多看相關書籍，多選派人員參加上級部門組織的培訓，多和其他單位相互交流，以便開闊視野，取長補短。更快更好的吸收新的政策，新的知識，爭取在理論上有所創(chuàng)新，在具體工作時有板有眼，只有這樣，才能保證規(guī)范化的管理落到實處。

三是要有人力、財力、物力支持。檔案管理工作絕非可有可無的工作，尤其是要做到規(guī)范化，離開人力、財力、物力支持將會是困難重重。所以一定爭取領導，配備好相關人員，添置好各種相關設備，適當增加經(jīng)費投入，抓好硬件與軟件兩方面的建設，打牢基礎，通盤考慮，分步實施，進而達到規(guī)范化的要求。